风电企业档案管理工作困境及改进探析

风电企业档案管理工作困境及改进探析

朱笑非

中电建新能源集团股份有限公司贵州分公司 贵州贵阳550000

摘要：档案是一个企业的无形资产，对企业生产经营起着至关重要的作用，是企业质量保障的证明书，也是企业发展过程的一个缩影，可以起到追本溯源的作用。随着企业的改革、信息化的应用及档案管理工作要求的提高，档案管理人员也必须与时俱进、创新工作、提高专业能力、提升管理水平。齐全、完整、准确、系统及规范地收集档案，企业需要档案充分发挥它的作用，通过档案工作者的管理和研究，使档案成为启迪企业文化的基石，帮助企业不断前行、不断进步。通过创新管理思路、提升业务能力做好档案管理工作成了档案工作者不断探索的课题。只有不断提升综合能力才能在企业更好地实现自我价值。

关键词：风电企业；档案管理；工作困境；改进

1风电企业档案管理工作困境

（1）重工程建设、轻档案管理。由于风电建设项目建设时间紧、任务重，并且需要克服天气影响等因素，因此项目部会抢抓建设窗口期，全力以赴完成并网目标。于是就出现了重工程建设、轻档案管理的思想，导致各阶段档案资料未能按时移交或者移交资料不全。同时项目建设过程中档案管理工作助力并网效果不明显，并且大多数人认为工程资料最后完成编制不会有什么影响，所以导致项目负责人、各专业工程师都将主要精力投入工程建设上，忽视档案工作管理。从目前相关风电建设项目档案管理现状来看，部分项目负责人对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对项目工程质量的保障作用。（2）管理方法不科学，监督考核未能有效落地。由于风电企业不够重视档案管理工作，导致风电企业的档案管理理念仍然停留在过去，采用的管理方法效率太低，且没有进行严格监督与考核。在信息技术快速发展的过程中，一些风电企业认识到了信息技术的重要性，也引进了一些信息技术，但是引进的技术较少且技术的利用率较低。信息技术的应用对管理人员的要求较高，但是一些管理人员的思想较为落后，没有跟上时代发展的步伐，甚至有些管理人员无法接受新兴技术，所以无法科学应用信息技术，信息技术成为摆设。

2风电企业档案管理工作困境的改进

2.1对档案管理工作的重要性予以高度认识

通过对档案信息规范化整理，切实保障档案管理工作的安全性，为风电基建项目带来积极影响，充分发挥出档案管理工作在风电基建项目实施阶段的重要作用，为企业带来良好的效益保障。在风电科技档案管理工作实施过程中，需要从项目管理、使用、维护、改建、扩建以及技改等方面内容入手，保障档案信息收集的齐全性。对于没有经过验收或者验收结果不合格的项目不予通过，从而保障风电基建项目竣工验收的完整性。风电科技档案资源对项目验收和竣工验收工作具有指导性作用，有效发挥出档案管理体系建设在项目竣工验收阶段的重要作用。对于风电基建项目来说，在实际建设过程中具有长期化特点，且科技档案管理工作在工程建设阶段也有关键作用，需要结合科技档案验收管理办法中的相关规定，并将档案验收作为风电基建项目竣工验收体系当中的重要环节。为此，风电企业需要对档案管理工作予以高度重视，在项目的立项初期阶段，需要派遣专业工作人员对施工文件、技术文件、监理复函、往来文件、施工图纸、原始材料、数据信息、照片收集以及影像记录等方面资料进行整合，保障信息收集的完整性、真实性、可用性、安全性。

2.2修订完善现有档案资料管理制度

根据档案资料规范管理需要，应当及时组织对风电企业现有档案资料管理制度进行修订。一是比照档案资料的形成过程，调整档案管理工作职责。将原先由行政部门单独负责档案管理的模式，转变为行政部门设置专职档案管理人员制定标准、统一归集保管；工程技术部、项目部等部门设置兼职人员负责部门档案资料归集、初审；各项目人员自主负责工作涉及原始档案资料的收集整理、并把控内容完整性和准确性的多层级管理模式，有效形成管理合力。二是再次明确档案资料归集整理时效性要求。要求相关人员对项目实施和管理过程中形成的档案资料及时跟踪收集，确保资料收集归档与项目进度匹配，保持内容连贯性，对发现问题也及时进行补救。三是将项目档案完整性和归集时效性等关键指标纳入绩效考核评价范围。通过绩效评价，实现对管理工作的有效激励和督促。

2.3做好项目档案的过程管理

首先，项目单位档案人员要参加工程的周例会、月度例会，参加招投标工作、参加设备开箱验收、工程的节点验收等各项工作。其次，项目档案人员要参与工程项目的支付款工作，项目建设单位在支付工程结算款时，要有档案人员签字栏目，工程档案未移交，档案人员不得签字，财务部门不能支付工程结算款，以确保参建单位档案按规定时间移交归档。

2.4建立数字化档案验收及各种检查接口

风电企业在生产经营管理过程中经常面临着纪检审计、会计审查、档案局验收、涉及工程建设的电网公司及其他政府部门调取文件、上级公司到下级公司检查、同级公司互查、公司自查等各种查找档案的情况。纪检审计要对人员任职及工作往来进行审查；会计审查要检查整个公司生产经营管理的财务情况；电网公司及其他政府部门要对工程涉及的电价及接入系统及其他审核工作调取文件，批复工程的进展状况；上级公司到下级公司进行巡视整改回头看工作；同级公司互查开展基建项目管理质量的提升；公司自查，针对重点问题设置专项解决方案，这些检查都与科技档案有着密切联系。档案系统要根据检查的来源和验收情况设置内部接口、外部接口、专项接口和临时接口。内部接口仅供上级公司和同级公司登录；外部接口仅供涉及工程建设的电网公司及其他政府部门登录；专项接口仅供纪检审计、会计审查、档案局验收登录；临时接口仅供外来单位临时登录。数字化档案验收及各种检查要设置文件阅览、下载权限及次数与文件加密措施，在限定的时间内进行系统平台登录验收及检查，超期无法登录及无法在线审查文件。这样既保证了档案的安全性，又提高了风电企业档案验收及检查效率。

2.5强化安全体系，提升档案工作的稳健发展力

安全是风电企业档案工作的生命线，是不可逾越的红线和底线。各部门机构要深刻认识到档案安全的重要性，要以总体国家安全观为指引，通过档案安全警示教育、档案安全知识学习、档案工作应急演练等方式，推进档案安全教育学习常态化。要建立健全覆盖风电企业档案工作全生命周期的档案安全责任、风险治理、应急保障工作机制，提高档案实体安全和档案信息安全管控能力，确保档案不丢失、不损毁、不泄密。档案部门要加强与安全部门的协同联动，借鉴安全管理方面的有效经验，将档案安全与应急工作纳入风电企业整体的安全与应急工作体系，提升档案安全工作的系统性、科学性、有效性。要深刻吸取国内外发生的多起档案安全事故教训，定期组织开展档案安全专项检查，围绕档案实体安全和档案信息安全，系统全面排查档案安全风险隐患，查漏洞、补短板、强弱项，对于发现的问题立行立整，确保档案环境安全可靠。

3结束语

总而言之，重视程度不足、管理方法不科学，监督考核未能有效落地等问题严重影响了风电企业档案管理工作的实效性，导致档案管理流于形式，为此风电企业应当提高对档案管理的重视程度、修订完善现有档案资料管理制度、建立数字化档案验收及各种检查接口、强化安全体系，提升档案工作的稳健发展力，提高档案管理效率。

参考文献

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