轨道交通工程档案信息化建设

轨道交通工程档案信息化建设

欧桦

深圳市市政工程总公司 广东深圳 518000

摘要：城市轨道交通工程档案中全面反映了城市轨道交通工程的施工质量、材料应用和验收结果等等。结合目前城市轨道交通工程领域已经制定的档案管理标准与法规要求看，为了确保该档案资料的完整与系统性，要通过规范管理档案，在以前人们通常需要去查找纸质档案来寻找自己想要的记录，这种方式效率极其低。所以为了更好为人民服务，实施档案的规范化管理，方便当事人更加便捷的查询档案，档案资源信息化建设变得尤为重要。本文将进行探究城市轨道交通工程档案城市轨道交通建设工程档案管理。

关键词：城市轨道交通；建设工程；档案管理

引言：近年来，我国城市轨道交通行业持续高速发展，已经成为了优化城市布局、解决交通拥堵、加速城市化进程的最直接最有效的手段。在城市轨道交通工程建设中，工程档案信息化建设无疑是一项重要的内容，是整体工作中不可或缺的重要一环，需要高度重视。

一、城市轨道交通建设工程档案信息化建设的重要性

每个城市的轨道交通建设和改扩建工程都是重点工程，建设规模体量大，专业覆盖而广，技术含量高。工程项目投资额动辄上百亿，建设周期动辄三年五年，涉及城市规划、交通、消防、安全等多个行业，协同工作的单位众多。在建设过程中，从项目申报到项目实施再到项目验收等所有环节和流程，都会产生各类有价值和意义的资料，如采购文件、工程测量、技术方案等施工类资料，材料设备、质量证明、检验检测记录等质量控制类资料，以及竣工报告、质量检测记录、验收报告等工程验收类材料，都必须建立档案，以便查阅。

城市轨道交通建设工程档案能够真实体现并全程记录各有关部门在项目设计、地质勘测、施工建设、监督管理、安全检查和质量检测等建设全周期中的工作内容和工作方法，也是在工程交付后运营管理部门进行资料查阅的重要凭证，对后期工程改扩建、维护保养等具有指导和参考价值。所以，在项目前期准备、立项、建设全过程中，做好档案工作，努力提高归档资料的质量，对城市轨道交通工程建设、检查、验收、后期维护、改扩建等各个环节都是十分重要的。

国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。

二、新形势下城市轨道交通建设工程档案信息化建设的策略分析

1、要建立完善的档案管理系统。对于轨道交通工程而言，其档案方面的管理是以档案管理的系统作为最重要基础的。在项目的初期，就轨道交通工程土建方面施工单位而言，要严格遵守国家档案管理方面相关规定。轨道交通项目施工前，根据当地土建施工管理部门的要求，使用相关的编译软件来编译工程技术数据。在将标准和规范作为重要依据的情况下，开展相应过程方面验收内容相关的资料填写、整理和归档工作。不同的主管对数据有不同的要求，与主管之间的有效沟通是规范数据填写之前所必须做到的。自相关的项目起步，将实际的施工方面的情况作为依据，要制定相应的档案管理制度和有关保障措施。与此同时，就项目文件的具体形成过程而言，每个部门的相应的职责要更加直接和明确。在此基础上，还要标准化收集和组织案例数据，以确保从一开始就使项目与文件跟踪管理保持同步。

2、重视轨道交通工程档案的信息化建设。重视轨道交通工程档案的信息化建设是符合当前时代发展要求的，有助于提升档案管理的服务能力和水平。企业加强轨道交通工程档案管理信息化建设的措施有很多。首先，企业可以结合自身的实际发展状况，建设相应的数字档案系统。在企业的官方网站、微信公众平台上传相应的可公开性档案也是其中一种有效的方式，但是要注意在平台上设置相关的查阅或者下载的权限，这样做的目的是尽可能地保证档案的安全性，也能够为企业内外部人员的查阅和下载提供便利。其次，加强轨道交通工程档案的数字化工作，对电子文件档案进行录入和分类等，不仅做到了避免纸张的浪费，还能够有效提升档案的查询率，从而达到提升工作效率的目的。最后，还要做好轨道交通工程档案管理相关人员使用电脑的防病毒工作，保证工作中使用的系统是安全的。针对资料员可以为其日常资料的录入，设置和其实际工作需求一致的检索工具。该检索工具不能和档案归档的办法存在冲突，更不能影响轨道交通工程档案移交的工作效率和实际效果。一般来讲，轨道交通工程档案管理中的资料员需要管理的档案和资料等都比较多，所以其和企业内部各个部门之间的联系和接触也比较多，所以为了方便工作，企业应当为资料员单独配备一台电脑，用于存放借阅比较多的档案资料。为了安全方面的考虑，还要对其设置相应的权限，进行加密处理，不定期更换密码等。将资料员使用的电脑和存放档案资料的电脑建立起共享，这样一来不仅能够保证资料员的电脑操作，还可以用于编辑存放在公用借阅电脑当中的档案，以便于提升实际工作效率。

3、实行二交底、三控制。在工程立项后，档案管理人员应做好工程前期和竣工验收材料收集、整理、归档等文件工作，对项目管理部门进行交底工作，做好前端控制；在工程项目开工前，档案管理人员应实时收集整理工程项目设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，确保各单位能及时分解档案工作任务目标，根据规程规范文件，做好技术材料形成、积累工程，同时确保材料质量。此外，文件材料要与工程项目同时计划，同时布置，同时核查，保证文件资料真实可靠性，从而做好工程中期控制。在整个档案管理过程中，管理人员一定要全程参与，加大现场检查指导力度，实现终端控制。

4、完善档案信息化建设基础设施。没有完善的基础设施建设，档案信息化建设就失去了根本的立足点，档案部门在信息化建设的全程都需要保持对基础设施建设的重视。档案管理的硬件设备最好统一购买同一型号的专用设备，统一安装、统一编号，这样不仅利于硬件设备的管理，也方便对档案管理人员进行设备使用技能的培训。另外，在购买设备时一定要考虑到信息系统后期升级的需要，为系统升级需求预留出足够的空间。

5、加强档案管理人员队伍建设。当前档案管理人员计算机应用技术差，在进行档案的信息化管理工作时，只使用一些简单的查询功能或者网上操作，大部分稍复杂点的系统管理工作仍然通过人工完成，浪费信息化系统提供的管理资源。所以档案信息化建设对人员素质的要求越发趋向多样化，档案管理人员不单单需要掌握档案管理专业技术，还需要同时掌握办公自动化、网络信息和文档一体化等多方面的技术。加强档案管理人员队伍建设需要一方面增加已在岗档案管理人员的技术培训工作，使她们通过学习补足技术欠缺的短板，适应工作方式改变的需求。另一方面需要加强专业化技术人才的引进，为档案管理人员队伍补充新鲜血液，以增强档案管理人员队伍技术能力。

结束语：轨道交通工程规模大、工期长、参与单位多，在施工过程中形成了种类繁多、数量庞大的工程竣工记录。同时，随着信息技术的飞速发展和大数据、云计算等新技术的应用，对轨道交通项目档案管理提出了新的要求。正确接收和使用轨道交通工程档案，实现轨道交通工程档案的高质量管理，充分发挥轨道交通工程档案在城市规划、建设和管理中的重要作用，为城市决策提供数据支持。

参考文献：

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