探究新形势下如何提高医院行政档案管理工作

探究新形势下如何提高医院行政档案管理工作

唐蓓

桂林市妇幼保健院（桂林市妇女儿童医院）基建科 广西 桂林 541001

摘要：在医院行政管理工作中，行政档案管理是一项十分重要的工作内容，在整个科学管理体系中发挥着重要价值。但医院行政档案管理并不能与其他类型的档案管理共同对待，而是要遵循一定的档案管理原则。同时新形势下的医院要在现有行政档案管理工作基础上，构建更加完善的管理工作制度，提升档案管理人员的整体服务意识，提升他们的专业能力，确保医院行政档案管理工作效率能够得到显著提升。本文将说明医院行政档案的性质特征与档案管理基本原则，结合医院档案行政管理工作中的具体问题，提出加强行政档案管理的有效策略。

关键词：医院行政档案管理；管理机制；信息化管理；工作制度

在新形势社会发展背景下，医院行政档案管理模式也发生了相应的变化，传统管理方法已无法满足现代化医疗服务需求，所以必须要对现有的行政档案管理工作进行创新，创新管理思想与管理措施，进而能够满足新形势下的医院发展需求。同时，医院行政档案管理是一项业务流程十分繁琐的工作，在科学技术不断发展的当今社会，医院行政档案管理也要抓住这一发展机遇，确保医疗服务质量可以得到明显提升。

一、医院行政档案的性质特征

为了更好地落实医院各项档案管理工作，档案管理人员要先掌握行政档案的概念与基本特征，进而了解行政档案管理工作的现实需求，提升整体管理工作效率。而行政档案指的就是医院行政领导以及在不同管理工作中形成的历史记录，使提升医院管理效率和管理质量的重要条件[1]。新形势下的医院行政档案特征主要表现在以下三点：一是社会性特征。档案一般是在丰富的实践活动中不断积累而成的，是对整个活动内容过程与结果的记录。二是历史性特征。档案通常都是过去工作留下的信息，并不是尚未形成的信息，所以它具有联系过去、现在和将来的作用。三是原始记录性。医院行政档案核心价值就是记载过去发生的事情，档案管理工作人员可以将新旧信息结合在一起，明确后续工作计划。其中，原始记录发挥着保存和备用功能，也是推动医院现代化建设发展道路上的基础保障。

二、医院行政档案管理的基本原则

（一）客观记录档案内容

    行政档案管理在医院整体运营发展过程中发挥着重要的枢纽作用，其主要功能就是为医院领导决策人员提供可靠精准的有利凭证，对医院日后工作具有考查和利用价值，所以从客观角度来看，行政档案的收集和整理一定要及时且精准，这也是行政档案管理工作的核心原则。而要想实现这一目标，档案管理人员必须要在档案管理工作中保持全局意识，精准客观地对医院内部各类资料展开分类与整理，确保为医院经营发展与决策管理提供可靠资料[2]。

（二）严谨落实档案管理

    在医院档案管理工作实际开展过程中，通常需要各方进行协同合作，档案管理工作主要包括传阅、登记、收集和存档等内容，这些工作流程需要专业人员进行合理操作。要想保证各个环节的信息畅通且完整，档案管理人员必须要牢牢记住行政档案管理流程，确保档案资料可以在流转过程中保持独立性和完整性。另外，要想避免档案管理工作出现差错，还要重视行政档案管理各项细节，档案管理人员要凭借自主学习能力对档案资料展开分析，充分发挥出协调职能与辅助作用。

（三）保持沟通合作理念

    行政档案管理需要主动与其他科室保持沟通，定期征录和收集各种文件，并对这些文件信息进行分类归档。在此基础上，还要重视细节和片段的补充和记录，确保各类文件资料和会议内容之间的逻辑关系得到掌控，系统性地对这些档案进行分类记录，方便后续查询。

三、医院行政档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理重视程度不足

在医院行政档案日常管理工作中，部分上层领导与直接管理人员都没有正确认识行政档案管理工作，只是认为档案管理仅是一个单位档案室的工作职责，是一项不太重要的工作[3]。且对行政档案管理的意识不强，导致行政档案管理中漏洞百出，在医院文件的搜集和归档中，存在材料不完整或短缺的情况；对行政档案管理的观念落后，随着时间推移档案日积月累不断增多，医院对行政档案管理效率不高，对归档资料的要求没有完善的管理体制，出现损坏或混乱现象。从而无法实现医院行政档案管理工作的规范管理。档案管理和医疗护理在医院提供医疗服务期间，发挥着同等价值，在医院病案、病历中详细记载着病患实际就诊情况，各项医疗工作的开展也有所依据。但当前有一些医护工作者并没有重视病历书写的质量，而且有书写不及时的现象发生，进而导致医患纠纷，从而医疗类病案管理工作无法实现规范管理。（标黄删除）

（二）对需要归档资料理解不足。绝大多数行政部门人员不清楚哪些资料是本部门需要进行归档保存的，导致很多对医院有利的资料无法得到及时保存；即便是上交归档的资料也存在张冠李戴现象，把本不需要进行存档的资料进行保存，需要存档的材料未能整理归档，从而导致行政档案资料的缺失，信息不全，管理不规范等问题。

（三）缺少完善的档案管理机制

    在医院纸质档案管理朝信息化管理过渡过程中，医院行政档案管理工作面临着信息量庞大与信息记录不详细等问题。部分医院只是根据自身喜好开展行政档案管理，主观随意性非常强，甚至还有部分医院会选择更加简便的方式开展行政档案管理，导致整体管理工作无法满足自身需求，出现了价值信息遗漏问题。另外，在管理机制设定方面，档案管理人员存在职责划分不明确和相互推诿的情况，对医院整体服务水平的提升造成了影响。

（四）现代化管理水平较低

    新形势下的信息技术发展速度较快，在人们日常生活和工作中得到了广泛应用。而对于医院行政档案管理工作而言，部分医院并没有采取信息技术或网络技术，通常都是以传统管理模式为主，进而导致管理水平很低[4]。比如很多纸质档案由于档案室储存空间有限，无法保存，一些档案会以电子档案的形式保存下来。但科室并不具备足够的档案储存空间，采取多样化储存方式也会影响资料查阅，不仅增加了工作难度也提升了工作量。所以医院行政档案管理现代化水平不高已经成为了一项十分突出的问题。

四、新形势下提高医院行政档案管理工作效率的有效策略

（一）加强档案管理人员工作意识

    为了更好地推动医院行政档案管理工作创新发展，医院必须要加强全体医护工作人员对待行政档案管理的重视程度，使他们能够认识行政档案管理的重要性并尊重此项工作。在此过程中，医院可以采取多样化的方法普及档案管理重要价值，像集中培训和主题演讲等等[5]。同时，各部门还要以会议的形式组织职工了解行政档案管理不当造成的严重后果，确保医护工作人员能够从档案记录到保管，认真对待每一环节，使医疗档案各管理流程都可以处于平稳开展状态。除此之外，档案管理意识的转变还包括传统模式朝信息化管理模式的转变，医院一定要了解新形势下档案管理工作的发展趋势，跟随时代发展步伐积极推广电子档案管理模式。在此期间也要权衡新旧管理模式之间的利弊关系，从而判断前提大量投入是否能够获得高效益回报。

（二）构建完善的管理工作制度

    为了更好地推进新医改进行，实现现代化医院发展目标，医院要结合档案当前管理实际情况，对行政档案管理工作中存在的问题进行分析，将为人民提供高质量便捷医疗服务作为主要目标，对医院档案管理机制进行合理优化，加大力度投资更加先进的行政档案管理系统。同时，医院还要根据行政档案管理法律法规要求，构建符合实际情况的行政档案管理制度。比如可以制定有关档案收集、归档和保存等长期制度，确保医院行政档案工作能够规范化和长效化管理，保持档案管理工作的实用性与可操作性。除此之外，医院各部门领导还要重视档案管理工作者的考察工作，根据他们的实际工作成绩来制定岗位目标，确保行政档案管理各环节之间能够获得良好的配合默契度，实现责任到人和责任到岗的目标，提升行政档案管理流程的规范程度。

（三）强化档案信息化建设

    在新形势下，医院需要将行政档案管理信息化建设作为改革重点，确保档案管理工作能够获得更加丰富的软硬件支持，像刻录机和扫描仪等等，从而为管理工作创造便利条件[6]。与此同时，在办公室内还要配置安全软件系统，将防火墙技术与数据加密技术应用其中，避免出现资源外泄的问题，为各项工作的稳定落实提供安全保障。目前，应用信息化技术开展行政档案管理已经成为主要发展趋势，不仅可以确保档案资料及时保留和更新，还可以在短时间内自动筛选复杂信息，改变了传统模式资料堆积过盛的情况，重要资源也得以保留。除此之外，工作人员通过信息化管理系统，还可以发现原有行政档案中存在的问题并进行修改，在系统界面还能够高效创建全新的文件，档案管理效率得到了明显提升，建立起了包含海量信息的数据库，实现了行政档案数字化和信息高度共享目标，为医院科学发展提供了有力支持。

（四）重视档案编研开发利用

医院行政档案管理工作人员对档案资源的开发编研通常体现在以下三点：一是从业人员要充分了解档案类型与主要内容，做好分类编制工作，确保其他部门的档案查阅需求得到满足，既要提供主动服务，还要保证服务数据的精准性。而是要利用档案资源顺利完成科研成果研究，为医院新项目与技术研发提供可靠的理论依据，推动档案管理工作朝规范化的方向发展[7]。三是要积极利用档案资源决策咨询作用，为领导部门的决策提供有效参考，解决疑难病的治疗诊断难题，在提升医疗技术水平的基础上，提高医院整体医疗服务质量。

（五）加强档案管理人员培训力度

    专业的档案管理人员是医院行政档案实现信息化发展的基础保障。目前，很多医院行政档案管理工作人员年龄偏高，对信息化技术的掌握并不充分。对此，医院要重点培养和吸引优秀青年人才，在薪资待遇和职称晋升方面给予相应的支持，逐渐建立起专业化和年轻化的行政档案管理队伍，为档案管理工作信息化建设提供可靠人才基础。

结束语：

综上所述，医院行政档案管理是一项细致且复杂的工作。在新形势下，医院高质量行政档案管理能够更好地促进医院建设发展。对此，医院要结合自身实际情况与社会发展要求，对行政档案管理期间的各种问题进行分析，采取针对性的解决措施，确保档案管理工作更加合理与规范，提高行政档案管理工作的整体质量与效率，为医院后续发展提供可靠的资料保障。

参考文献：

[1]卢玉娟.浅谈新形势下如何提高医院行政档案管理工作[J].档案天地,2022(09):53-54.

[2]刘娟.医院行政档案管理研究[J].行政事业资产与财务,2022(10):118-120.

[3]丛莉.医院行政档案管理创新途径研究[J].兰台内外,2021(10):16-18.

[4]王瑜.人性化管理理念在医院行政档案管理的应用[J].环渤海经济瞭望,2021(02):99-100.

[5]胡玥.医院行政档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2019(19):123-124.

[6]石绍忠.关于做好医院行政档案管理工作的思考[J].现代经济信息,2019(15):77.

[7]陈婵红.浅析医院行政档案管理工作的开展及优化建议[J].办公室业务,2019(05):114.