基于精细化管理在医院档案管理中的运用研究

 基于精细化管理在医院档案管理中的运用研究

陆雄

武威市凉州医院 甘肃武威 733000

摘要：当前社会不断进步，科学技术迅速发展，档案管理的治理方法是医院的重要组成部分，以往传统的岗位管理方法已经不能满足医院的发展需求为了提高医院档案管理能力，在医院档案管理中应用精细化管理理念，与信息时代相接轨，在实际开展过程中加大人力物力财力的投入，创造良好的环境，全方位推进档案规范化管理，促使医院档案管理工作中的科学化、合理化的方向发展。当前在医院档案管理过程中仍然存在一些问题，比如管理模式较为落后，管理制度落后等，因此医院必须采取相应的措施，健全管理制度，注重细化策略的研究，做到精益求精，不断提高工作人员综合素质，有利于保证档案管理质量，提高管理效率。

关键词：医院；精细化；档案

引言

医院的整体建设离不开档案部门的管理工作，档案管理工作的质量与医院整体管理水平息息相关。精细化管理理念是现代化的关键理念，基于现代管理学理论，科学化管理分为规范化、精细化、个性化三个层次。尤其是近年来科学技术的不断进步，档案管理与现代化技术相接轨，进一步提高了档案管理的水平。将精细化管理理念应用于医院档案管理过程中，具有深远的意义，可以结合医院的自身情况，建立奖励机制，在开展过程中确保医院精细化档案管理制度能够妥善进行完善，达到医院更好开展工作的最终目标。

一、精细化管理的相关概述

   当前社会不断进步，社会服务及第三产业的不断发展，精细化管理企业已逐步应用到社会各个领域的生产工作中。精细化管理作为文化理念的一种，是建立在常规管理基础上将传统常规理念，引入社会发展方向，尽可能地减少管理使用资源，可以实现现代管理的有效，是实现现代管理的有效方法和手段。精细化管理在档案管理过程中可以将档案内容进一步细化，发现档案管理过程中存在的问题，还可以根据医院以及个人不同的需求制定相应的管理方案。医院档案管理是记录医生日常工作的相关准则，在实际开展过程中，通过精细化管理可以使医生及时了解病人的基本情绪，为病人提供良好的治疗环境。在档案管理过程中所包含的种类工作较为繁多，档案管理人员可以及时生成相关信息，帮助医生高效地检索信息，从而体现出医院信息化管理制度的价值[1] 。

二、医院档案管理中所存在的问题分析

（一）管理方式较为落后

任何机构和部门要想得到长远的发展，必须具备科学的管理方式，根据相关调查研究，部分医院在档案管理过程中仍然存在管理方式落后的现状，档案利用效率不高，档案管理模式主要放在档案的收集整理及保管方面，没有加强科学技术的应用。医院档案管理随着时代的发展，涉及的内容较多，为了提高档案管理的质量和效率，必须采用先进的管理手段，但较多医院在档案管理过程中仍然停留在传统的常规方式，只是应用计算机系统进行档案的记录和编号，没有进一步促使档案管理工作朝着数字化的方向发展。在信息化建设过程中缺乏完善的软硬件设施，导致实际工作并不理想，没有发挥医院档案的实际价值，不能体现出来的对比性和重要性[2] 。

（二）管理制度较为落后

随着我国经济的迅速发展，一些传统且落后的管理体系跟不上时代的发展步伐，是大部分医院档案管理体系中面临的管理制度落后的现象。尤其是三甲医院档案管理部门制度落后，导致管理工作较为混乱，在管理工作开展过程中，有些医护人员习惯将其进行手动分类，放在档案储存架上。在实际工作开展过程中这种物理式的档案管理模式有着较为严重的缺陷，严重影响医疗研究工作的顺利开展和临床科室工作的顺利进行，给医院工作带来较大的困扰。

三、精细化管理在医院档案管理中的具体应用策略分析

（一）增强精细化管理意识，全方位推进档案规范化管理

在医院档案管理过程中，档案管理人员的思想观念对于管理工作的方向发展起到决定性的作用。在新时代背景下，传统的医院档案管理模式没有统一的标准，导致档案管理过程中存在一些问题。为了实现档案精细化管理，医院要提高档案管理人员对于精细化管理思想的认知，创新档案管理模式以及创新工作理念。在实际开展过程中坚持质量第一，深刻理解精细化管理的内涵，全方位推进档案规范化。管理人员在档案管理工作中应按照各个级别单位的实际情况进行分类指导，提高档案管理的规范标准。还要通过加大对医院职工的宣传力度，进一步使医院人员明确档案管理工作的重要性，建立良好的精细化管理，使职工养成精益求精的工作作风。医院要将档案质量作为管理工作的主要目标，进一步体现档案质量管理的全面信息执行[3] 。

（二）对档案管理流程进行精细化的改进

医院的档案管理工作者在进行档案管理模式改进过程中应进一步简化管理流程，作为重点的方向，减少基层档案管理人员的工作量。在实际开展过程中，将复杂的流程变得简单，避免无谓的资料流失，减少日常工作档案信息资料损失的问题。传统档案管理程序存在一定的严谨性和可靠性，但由于随着时间的推延，若按照以上的程序进行档案管理，容易出现档案管理混乱问题。因此应对传统的档案管理模式进行改进，引进精细化档案管理技术，可以采用档案统一编码的形式。对于新增和遗漏的档案文件，汇总到档案部门进行编码。编码完成后进行完善的编码范本，通过计算机发送到各个临床部门，按照固定的编码顺序交给档案室。精细化的档案管理模式依靠信息化的软件信息系统，可以从根本上规避常规档案管理，提高医疗档案的安全性，及时发挥医疗档案的重要性

[4] 。

（三）对档案归档流程进行精细化的管理

根据传统档案管理模式中存在的问题，医院在进行信息化档案管理过程中应对档案归档模式进行完善，结合医院各实际情况进行前期档案资源的数据收集工作，按照不同门类进行分类进行收集。档案的不同类型代表的不同等级的收集方案，医院在采用精细化档案管理模式中，应使档案的完整性得到保证。档案管理人员应使用不同的归类方式，使档案的归类清晰，在精细化管理过程中档案的数据包含着永久性数据、长期档案和文书档案等类型，要按照不同档案的类型进行归档，提高档案资料的真实性，不断完善医院档案管理模式，进而保障医院能够更好地发展[5] 。

（四）深化工作内涵，构建责任体系

   当前社会经济的不断发展，相关医疗能力得到了显著的提升，医院在进行日常工作过程中，存在着制度混乱的情况，在档案管理过程中，医院要健全管理制度，制定科学完善的工作机制。相关档案工作人员要不断提高自身的能力，整合出工整清晰的文档，完善档案管理的实际进程。医院在实施精细化管理模式下，应构建完善的预设工作目标。医院要适当地实行奖惩激励机制，逐步改善创新影响管理方式，使工作人员的综合素质得到提高。

结束语

综上，社会不断进步，科学技术迅速发展，医院档案管理过程中暴露出一些问题，精细化管理理念的实施，可以推动医院的可持续健康发展。精细化管理理念在具体实施过程中，医院应进一步建立相关档案管理制度，完善档案管理流程，重视档案归档，进一步推动医院现代化发展，提高我国整体医疗服务水平。

参考文献

[1]崔文昕.精细化管理模式在医院档案管理中的应用研究[J].海峡科技与产业,2022,35(09):80-82.

[2]何娟娟.精细化管理在医院人力资源档案管理中的应用研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(14):155-157.

[3]徐丽.6S精细化管理在医院档案管理中的运用——以W医院为例[J].办公室业务,2022(09):141-143.

[4]卢斐雯.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2021(00):190-193.

[5]王涛.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].云南档案,2021(04):56-57.