建筑工程竣工资料管理中的问题及改进策略

建筑工程竣工资料管理中的问题及改进策略

马志华

中建八局第三建设有限公司   江苏 南京210046

摘要：建筑工程的竣工资料管理会直接影响到建筑后期的维护、改建和管理等工作，同时也对工程建设、管理情况有很大影响。从工程开工建设到竣工验收的全过程，整理汇总了各个项目、施工环节的数据信息，是极为重要的一项工作内容。在结合相关的实际工程管理及自身资料管理工作经验中，反思探究新时期在建筑工程竣工资料管理中存在的问题，明确竣工资料管理的意义和特点，针对性的提出优化措施。

关键词：建筑工程；竣工资料管理；问题；改进策略

前言：建筑工程的竣工资料具有可追溯性，是包含了工程各个阶段的相关资料审批、资料汇总收集、统筹的概念，管理内容复杂且重要。但在实际的工程资料管理汇总中，由于管理人员配备不到位、资料收集和归档手续不完善等原因，会直接影响到工程竣工后竣工资料的移交环节。所以针对建筑工程的竣工资料管理，必须要给予充分的重视。

1建筑工程竣工资料管理问题

1.1不重视建筑工程竣工资料管理

为了辅助建筑工程企业对工程资料进行科学有效管理，我国相继出台多项法规政策。但在实际工作中，仍然存在不够重视资料管理工作，对于资料管理的认知有偏差，资料整理流程欠规范。

1.2建筑工程资料缺失严重

总结以往经历，建筑工程竣工资料管理过程中工程资料缺失很常见，影响工程竣工资料的完整性，影响资料收集归档效率。这与管理人员对资料管理的不重视有着直接关联。亦或由于竣工资料管理缺乏规范性，在借出之后并未作为及时归还，进而导致项目资料缺失。甚至存在工程项目已竣工，竣工资料没有按要求归档管理，从而导致竣工资料丢失或者难以查找，影响到建筑工程竣工验收的进度，同时对企业造成不良影响。

1.3建筑工程资料管理不当

资料管理不当方面，首先资料管理制度不完善，阻碍竣工资料内容与施工阶段有效衔接，影响工作效率，进而影响企业经营效益。此外，根据竣工资料标准及资料内容企业未进行有效培训，资料管理不严谨，导致出现很多无效资料，影响效率严重时可能对企业带来社会效益及经济效益的损失。

1.4管理人员业务水平待提升

建筑工程施工过程中的各项数据资料存在过渡性及动态性，因此对于资料管理员的档案资料管理意识及管理水平提出更高要求。要求相应管理人员能够熟悉工作流程，整理施工资料数据时能条理清晰，同时了解建筑工程相关的法律法规。但基于当前我国竣工资料管理人员管理水平参差不齐的现状，需进一步提高资料档案管理知识及建筑工程相关法律法规知识，至少掌握自身工作中的职责范围，避免导致建筑工程竣工资料管理混乱的局面，提高管理人员的能力水平。

2加强建筑工程竣工资料管理的对策

2.1实施建筑工程竣工资料专人化管理

建筑工程竣工资料编制管理贯穿着工程项目自始至终。从建筑工程开工时，就应当对施工资料的收集、整理、分析、评估等工作做到专人化管理，避免出现资料文件丢失现象。在实施专人化管理竣工资料过程中，应以我国关于竣工资料管理所出台的法规文件以及项目工程实际情况，完善相应竣工资料管理制度。在建筑工程资料收集、整编、移交以及管理方面均能够做到专人化管理。在建筑工程项目出现一些新问题时，应当对竣工资料管理制度予以动态化调整，为竣工资料管理提供便利。

2.2强化各部门间协作与制约，完善监督机制

建筑企业组织架构复杂，建筑工程竣工资料管理工作是综合性工作，施工资料涉及部门多，因此应当强化各个部门沟通协作，制定监督约束机制，从而保障竣工资料管理的合理性。建筑工程项目完成相应施工任务后，需向质量监管部门提出报告申请开展竣工验收，在验收过程中若存在一定问题，可提出整改意见，还需对验收的原始资料进行保存。建筑工程竣工资料管理在划分经济责任时发挥着关键性作用，因此可将项目竣工资料管理质量与工程项目整体管理业绩相关联，并以此为基础对相关人员实施岗位考核。将激励竞争机制应用于建筑工程竣工资料管理中，实现奖惩分明。通过强化各部门间沟通协作交流，完善监督管理机制，确保日常施工资料保管的完整性，有助于保障竣工资料整体管理质量。

2.3将整编建筑工程竣工资料作为进度计划中的一项内容

对建筑工程项目进行进度计划拟定过程中，将施工资料质量检验工作作为进度计划中的一项内容，并在日常工作中将检验文件资料作为工作的关键节点。在竣工资料整编过程中，往往存在原文件不齐全且签名资料不够重视等问题表现。因此，在建筑工程项目立项时就应当着手做好工程竣工资料的管理工作，借助于竣工资料管理制度，构建完善的项目工程竣工资料档案。同时强化合同管理，为保证建筑工程竣工资料管理质量奠定基础。总而言之，将建筑工程竣工资料管理工作纳入项目进度计划中是一方面，同时还应当注重宣传档案管理工作，充分保证竣工资料价值。

2.4构建统一的建筑工程竣工资料标准

首先，对于图纸会审而言，应当规定在原版施工图纸中进行工程变更，确保所标记的标记资料使用寿命长。在实际工作中，往往存在资料管理人员责任意识不强，在接收档案资料时责任意识不强，在未仔细检查档案资料的前提下就进行归档，事实上，资料管理人员在将资料归档前应确保图纸变更的规范性。其次，在声像资料方面，应当保证声像资料清晰完整、主题内容明确。对于图片或项目数据而言，应做到内容描述详尽，如包括：建筑工程名称、施工单位、建设单位、设计单位、项目所在地、开工、竣工时间、建设面积、图片拍摄时间以及拍摄人员等等。

2.5以合同内容约束建筑工程竣工资料管理工作

当前建筑工程项目通过招投标制度及监理制度予以实施，为建筑工程资料的收集管理创造了有利条件。因此，在此过程中，建筑工程资料管理人员应当意识到招标的有利条件，积极参与到合同的拟定、起草工作中。将竣工资料归档作为一项单独的条例，应用在合同内容制定中。明确要求项目竣工资料归档范围、竣工时间，竣工资料内容、份数以及竣工资料质量等。同时设立一定金额的竣工资料保证金，确保提升建筑工程竣工资料管理工作。基于此，确保工程项目的归档工作能够得到充分保障。此外，在这一过程中还应当发挥出监理单位的积极作用，将竣工资料的整理、验收及审核作为监理人员工作的一项，强化项目竣工资料管理。

2.6提升管理人员业务能力水平

竣工资料管理人员的业务能力水平直接决定着竣工资料管理质量。因此针对竣工资料管理人员应当对其开展有针对性的竣工资料交底培训工作，确保其能够明确资料归档标准，提升竣工资料收集、整理、归档水平。同时项目竣工资料管理人员应明确资料管理要求及范围，定期安排有经验的管理人员对指导资料收集管理工作。为避免管理人员流动性大对竣工资料管理产生的影响，应尽量避免管理人员出现频繁变动。

结束语：

总而言之，建筑工程竣工资料的汇编管理属于系统性工程，在建设工程中占据十分重要的位置，需要对工程的项目内容、信息数据有全面的了解，竣工资料的形成包含从工程立项到项目竣工的整个过程，保证资料的完整性、可靠性是资料管理人员必须要做好的工作内容。而要保证竣工资料的完整、真实、准确、及时，就需要各参建单位的积极配合和资料管理人员的积极履职，提高竣工资料的管理意识，重视竣工资料的管理工作，健全管理机制，才能逐渐促进建筑行业工程竣工资料管理水平的进步。

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