公路工程档案资料管理现状及其信息化管理创新

公路工程档案资料管理现状及其信息化管理创新

宋浩

410202198001251511  陕西西安 710100

 摘要:竣工文件材料是指建设项目在立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等各种不同载体形式的文件材料，是对建设项目进行审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据；更是建设项目的全部总结与考核的依据。因此，为实现工程档案的标准化、规范化管理目标，适应公路建设发展的需要，必须加强档案的综合管理，提高档案管理水平，促进公路工程竣工文件材料收集、立卷归档工作。

关键词：公路工程；档案；资料管理；信息化

引言

信息化是目前公路工程档案管理的发展方向。目前，公路工程档案管理工作中出现了许多问题，要以信息化为依托加以处理。因此，在档案管理工作中充分利用科技的优势，提高档案信息化管理能力，是当前道路建设工程档案管理的主要问题。企业应确定档案信息化管理目标，加强对公路工程档案管理的重视程度，提高公路工程管理人员的整体能力，运用信息化技术，以提高公路工程档案管理水平，促进公路工程的可持续发展。

    1、公路工程档案资料管理现状

    就当前而言，我国的大部分施工单位对工程档案资料管理工作的重视程度不足，疏于工程档案资料管理制度建设。由于缺乏新的完善的工程档案资料管理制度，在很大程度上影响了工程档案资料管理工作的创新发展。交通运输部交办发（2010）382号文件《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》明确要求公路建设项目文件材料实行项目法人负责制，因此项目法人单位要从项目开工时就应制定，本项目合同管理之中，施工建设过程中应监督检查。根据国家档案局及上级部门有关建设工程项目档案管理的规定，工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目日常管理工作中，做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制，设置与项目建设相适应的档案工作机构，配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作，档案(资料)员必须经过档案专业知识培训，保持档案人员的相对稳定。另外结合公路工程项目建设参建单位多周期较长的特点，工程资料管理又存在1、表格不统一规范，存在缺陷、2、填写存在不规范，不准确，常返工、3.无专人负责管理，资料滞后拖欠，后期恶补假资料、4、不熟悉竣工资料档案管理方面要求、5.未纳入工程管理中，进行考核评比、6.竣工资料管理工作任务重，投入人、财、物力非常大、7.资料管理存在难度和漏洞、8、资料报验耗时耗力，效率低。

因此采用信息化技术手段可以解决和避免大部分上述问题的发生，应在项目开工时引进公路工程资料信息化平台，从而可以解决施工监理表格统一规范，大大提高了工程档案资料管理工作的效率。

    2、公路工程档案资料信息化管理

2.1提高档案信息化、数字化质量

将公路工程档案资料数字化管理纳入建设工程的整体规划之中。随着工程项目的推进，公路工程档案资料数字化管理也要跟进，切实保障在工程建设方面所形成的各种有价值的文件都能够被收集上来。并按照公路工程档案资料数字化管理的相关要求结合行业颁布的标准办法对其进行精准审核，确保公路工程档案资料的真实性、原始性和完整性。

明确信息时代背景下公路工程档案资料数字化创新管理的主要方向。充分认识到现代信息技术的价值和作用，围绕公路工程档案资料管理实际需要，搭建先进的公路工程档案资料数字化管理平台，将这项工作作为核心工作加以落实。同时要加强人才梯队建设，重视公路工程档案资料管理人员的培训和外部人才引进，将档案管理工作人员的培训工作作为推进公路工程档案资料数字化管理的重要方面。

2.2构建更为科学、合理的信息化管理系统

公路工程档案管理信息化建设，关键是要通过现代计算机技术和网络技术来解决以往人工操作方法的缺陷，让档案信息化管理变得更科学、更细致。首先，道路施工单位的管理人员要根据实际需要，建立一个专门的信息管理机构，并派出一批出色的管理人才，将公路工程的进度、数据生成、数据核查等方面，构建比较完备的数据系统，运用事前规划、事中控制、事后检查等多种方式，逐步建立一种科学化的资料、审批、填报、检查的信息体系，为提高档案资料的质量提供支持。其次，采用特定的技术手段，使文件数据能够自动引导，形成一个完整的档案管理体系，确保数据的正确和标准化，及时纠正和改进。此外，公路工程的档案数据也要与公路施工进度保持同步，并逐渐在电脑上进行智能审核和网上审批，同时，可对道路施工期间所产生的信息进行实时分析和汇总，从而增强档案信息的完整性、系统性和精确度。另外，要更加注重档案资料管理的安全性，除设置防火墙、操作权限、口令存取之外，更要定时、不定时地对档案资料系统进行检查和维护、更新，出现问题能够及时被发现、处理和改善。

2.3推进公路工程档案资料共建共享

充分利用现代信息技术。将大数据、云计算、人工智能、知识管理等技术嵌入到公路工程档案资料数字化管理各个流程，实现对公路工程档案资料信息资源的深度挖掘和系统整合，建立不同需求的公路工程档案资料数据库，不断地扩大公路工程档案资料数据库信息存储量。同时要对公路工程档案资料数字化管理系统进行优化和完善，确保最短时间内能够对需要的档案信息进行搜索、下载和利用。

打破“信息孤岛”。当前在公路工程档案资料信息化共享过程中还存在着“技术壁垒”和“信息不兼容”问题，要围绕公路工程档案资料数字化管理实际需要建立行业性公路工程档案资料信息资源共享共建平台，借助区块链、云计算等技术对区域性公路工程档案资料信息进行整合和挖掘，实现对公路工程档案资料信息资源的高效利用和系统开发，不断地提升公路工程档案资料信息资源的利用效率。

2.4提升档案管理人员的业务能力

随着信息化进程的加快，对档案管理工作人员提出了更高要求，需要不断提高档案管理的技能水平，为今后的工程档案工作顺利进行提供人力资源的保证，以推动企业的持续发展。为此，要加强对档案管理工作人员的培训，组织开展工作研讨、培训、专家讲座等多种形式，不断提高档案管理员的专业素质和问题处理水平，促进档案工作人员主动应对工作中出现的问题。首先，要对其进行具体的培训，不仅学习相关的政策法规等，还要具备相关的技术和信息设备的使用能力。其次，加强档案信息化管理，提高档案管理人员的信息化管理水平，提高档案信息的使用效率。在此基础上，应将其与以往的管理模式相融合，积极探讨多种管理模式，以提高档案管理的信息化水平，从而推动企业经营活动的顺利进行。最后，要确保档案管理人员1的专业素质不断提高，保证其工作成效。对管理部门的各个层面进行绩效评估，包括工作态度、业绩、重视信息化管理程度、电脑操作水平等，并将绩效考评与档案管理人员的个人兴趣相结合，转变档案管理人员的工作态度，使其认真完成工作，在提高各种档案资源使用效率的同时，实现对企业信息化管理工作的最优化。

结束语

总之，信息化背景下，应充分认识到公路工程档案资料数字化管理推进的重要性和必要性，在具体实施过程中，一方面，主要领导要给予公路工程档案资料数字化管理足够的重视，委派专人负责推进公路工程档案资料数字化管理工作。另一方面，要将信息化技术与公路工程档案资料数字化管理深度融合，从制度层面、技术层面、平台层面、载体层面、制度机制层面入手，全面推进公路工程档案资料数字化管理体系建设，更好地发挥公路工程档案资料信息资源的作用和价值。

参考文献：

[1]赵秀云.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新探讨[J].黑龙江档案,2021(03):124-125.