基于SharePoint办公平台的班组管理体系

基于SharePoint办公平台的班组管理体系

张宇

大唐七台河发电有限责任公司 黑龙江省七台河市  154600

摘要：班组是企业的根基，如果班组建设都搞不好，企业可以兴旺一时，但绝不会持久。由此可见班组管理在企业管理中的重要性。目前电力企业班组管理中存在的诸多问题，SharePoint办公平台可以规范班组的大部分管理问题，促进班组管理水平提升。

关键词：班组管理；SharePoint平台；信息集成

1 概述

班组是企业的根基，班组工作是企业一切工作的落脚点，是企业管理的基石，企业所有的管理目标、管理思想，发展战略、发展方向最终都要落实到每一个班组。原国资委主任李荣融说过：看企业有没有竞争力，关键看班组。没有优秀的班组作为基石，企业的腾飞就是一句空话，如果班组建设都搞不好，企业可以兴旺一时，但绝不会持久。由此可见班组管理在企业管理中的重要性。

但目前班组管理中存在着一些问题，而且是普遍存在的问题，甚至矛盾非常突出，如果解决不好这些问题，班组管理的水平将受到严重制约。随着信息化技术的不断提高，目前电力企业班组管理逐步发展到一定程度，但缺乏一套整体将管理思维流程化的工作平台，同时也缺乏一套整体的文档管理系统。这成为了班组提升办公效率的“壁垒”。总的说来，面临以下几方面的问题：

1、1 资源分散，没有形成班组的知识库 诸如每个人手里都有一些文档资源，这些资源没有共享，因此得不到更好的利用；一些关键性的文档只存在一两个人的电脑中，一旦丢失就无法找回。

1、2 缺乏集成与整合，班组内部现有业务信息系统之间不能很好地互联互通，成为了互相隔绝的“信息孤岛”。

1、3 对班组信息缺乏综合的管理平台，这主要表现在：一个系统一套用户权限体系，对文档整个生命周期的管理不完善；不能追随文档的历史记录；业务流程和工作流程没有电子化或者电子化后管理不科学；多个业务系统的某些功能需要切换到每一个系统中去查看使用；没有集成业务分析与管理功能。

为此，利用SharePoint进行班组管理的协同办公平台应运而生。

2 平台特点

2.1提升企业安全生产管理。企业的安全管理是企业管理中最重要的一项管理工作，同时也是一项系统性工程，各企业在管理实践中依据各自的管理文化和经验开展工作，普遍缺乏体系化、标准化。平台将整个安全管理流程进行梳理，通过Sharepoint的平台进行分类、罗列、关联、整合、展示，把安全生产的管理融入到系统中，全员进行调配和管理，统一管理标准，各个层级人员协调处理安全生产资料，管控一体，为安全管理创造了知识积累的载体，同时成为安全管理的重要抓手，全面提升了企业的安全生产管理工作。

2.2深化公司知识整合。在以往的工作中，各项管理尤其是安全生产管理利用信息化手段呈现不清晰，资料文档分散，版本重复，往往一个报告多个版本，并且分散在不同人员手中，给企业的知识产权管理带来了很大麻烦。         

2.3提高工作效率。大多数公司各项管理文档资料统计采用分发回收再整合方式，效率低且容易遗漏。系统运行后按照管理思路统一了企业对知识的管理，安全生产模块覆盖了全部生产安全管理材料，管理人员可以快速到平台查找对应文件，直接在线编辑文档，形成最新版本，与此同时系统的多人在线同时编辑功能，保留了文档的统一出处和版本控制，不再需要专门的人员进行资料的分发和整合，提升了工作的效率。

2.4降低企业风险。很多企业的重要管理资料可能会因为备份管理不当或者随人员流动丢失，这样给企业管理造成了很大的风险，尤其是一些不可逆转的资料。

SharePoint协同办公平台将公司各类资料统一存放保管，并且严格控制人员权限，很好的预防了因为人员流动造成的资料丢失。

2.5企业管理文化展示。随着信息社会的高速发展，企业管理文化的展示显得愈发重要。SharePoint协同办公平台可以直接将做好的Office的任意一种文件直接发布到web网页中，随时展示给参观者，该平台的出现使得企业管理内容和文化的展示变得简洁、方便。

3 SharePoint协同办公平台介绍

3.1 系统概况

SharePoint是一个微软产品的技术协作平台。它能够无缝连接到用户、团队和知识。它提供了一个企业的业务解决方案，它利用了单点登录和企业应用程序集成功能，以及灵活的部署选项和管理工具，将来自不同系统的信息集成到一个解决方案中。它能够使端到端的合作更为容易，实现了个人、团队和信息的整合、组织和搜索。

3.2 SharePoint协同办公平台的功能

3.2.1 SharePoint协同办公平台的功能简介

生成子站点——利用定制模板，根据自己的内容需求生成网站，同时可以利用web部件生成列表，进行列表排序，在列表内部可以建立文件夹和文档。

主页文件显示——根据需要提取某个网站集中的文件夹内的（OFFICE）文档，将名称显示在主页，并且直接调用office web app进行查看。

文档多人同时在线编辑——可以利用office web app或者调用本地office对文档进行多人同时在线编辑，同时处理一个文档。

版本历史记录——编辑的文档保存后，会保留一个版本号，记录编辑人和编辑时间，可以随时恢复到以前的版本，生成新的版本，但是不会覆盖当前的版本。

文档回收功能——在文档删除后，在一定时间内可以对删除的文档进行恢复，类似于windows的回收站功能。

匿名访问功能——可以设置站点的权限，设置匿名权限后，整个站点可以不需要登录进行查看，包括文档，但是不能对网站进行编辑。

文档权限控制功能——文档可以根据实际需要进行权限设置，可以设置为可编辑、只查看或者拥有所有权限。

3.2.2 SharePoint协同办公平台网站的组成：

所有 SharePoint 网站都有一些入门时应有所了解的共同要素：列表、库、Web 部件和视图。我们采用采用SharePoint2013自带的网站和内容能功能，通过开发web部件，实现企业的网站和内容管理需求。

列表——列表是一个网站组件，可以在其中存储、共享和管理信息。例如，您可以创建任务列表跟踪工作分配或跟踪日历上的工作组事件。您还可以在讨论板上开展调查或主持讨论。

库——库是特殊类型的列表，用于存储文件和文件的相关信息。您可以控制在库中查看、跟踪、管理和创建文件的方式。

视图——可以使用视图查看列表或库中最重要的项目或最适合某种用途的项目。例如，可以为列表中适用于特定部门的所有项目创建视图，或为库中突出显示的特定文档创建视图。您可以创建列表或库的多个视图供人们选择。还可以使用 Web 部件在网站的不同网页上显示列表或库视图。

3.3 系统拓扑

系统方面我们采用二层拓扑，主要分为前端server即web 服务器,中端应用程序服务器,主要开启office等服务,再就是后端数据库server,与此同时还通过一台AD服务器来组建这个服务器场。

在服务器配置方面，二层架构下基本上所有的服务器都需要在8核，16G以上的配置，最好有专业的存储系统。

4结束语

本文对SharePoint协同办公平台在电力企业班组使用作了简单的介绍，此平台的应用较好的解决了班组管理中的实际问题，有非常好的实用价值，目前全国电力企业多达几百家，而且其他化工、制造等与电力相类似的生产性企业多达上千家。多达上万个班组分布在这些企业当中。而这些企业大都面临着同样的管理问题急待解决，所以市场前景广阔。

参  考  文  献

［1］七台河电厂SharePoint协同办公平台部署方案

［2］[1]龚键.浅谈班组管理创新的途径[J].中国电力企业管理,2020,No.596(11):6-7.

［3］[1]何林知,曾璐.基于协同办公平台的创新应用[J].中国信息技术教育,2022,No.398(23):106-108.

作者简介：张宇（1978.09），性别：男，籍贯：吉林永吉，学历：本科，职称：高级工程师，工作单位：大唐七台河发电有限责任公司，单位地址：七台河市茄子河区东进路大唐七台河发电有限责任公司检修部，研究方向：电厂热控技术管理，