教育局多举措加强档案管理工作的思考

教育局多举措加强档案管理工作的思考

郭书钰

鄂尔多斯市教体局 内蒙古鄂尔多斯市  017010

摘要：现今，教育局对档案管理的要求日益提高，工作也更加复杂繁琐，这给相关工作的质量带来了巨大影响。因此，深入研究加强档案管理的各项措施显得极为重要，本文对教育局加强档案管理工作进行了思考，以供相关人员参考。

关键词：教育局；多举措；档案管理；思考

引言

教育局是重要的管理机构，需要管理多所学校的档案和信息。鉴于工作量大且内容繁琐，日常管理必不可少，因此需要科学合理的规划。但是，由于缺乏对档案的重视，使得工作质量不能有效提升。随着档案使用频率的提高，档案管理变得更加重要。在目前的形势下，必须深入研究教育局的档案管理措施。

一、教育局档案管理存在问题

1.档案管理存在难度

由于档案形式的变化，教育局档案管理工作变得更加困难。随着科技的发展，电子文件在教育局的日常管理工作中变得越来越普遍，而这也导致档案存储的方式向数字化方向发展。现阶段，纸质档案与电子文件同时存在，教育局的档案管理与收集变得更为复杂。随着当代计算机信息技术不断进步，教育部门的档案管理工作正在经历一场深刻的变革。随着档案载体形式的多样化，收集、管理工作也变得越来越艰巨。

2.档案材料不完善

目前，教育局的档案材料存在不完善和遗漏的问题。大部分记录仅仅是关于活动结果的，过程信息收集不足，随着教育机构组织编制和用人制度的改革不断推进，每个科室档案管理人员的变动频繁，新旧管理人员在工作交接方面没有有效衔接，致使新管理人员不熟悉档案业务，不明确应向教育局综合档案室报送哪些资料。因此，教育局档案材料不全，存在遗漏现象。同时，大部分教育局科室整理档案材料的及时性和归档质量亟待提高，使得档案内容缺失重要信息，信息量无法充分展现。

3.工作团队素质偏低

教育局档案管理工作人员素质不高，由于该工作较少直接服务师生和社会群众，难以反映出其经济和社会效益。此外，教育局不够重视档案管理人员素质提升，导致工作人员不稳定、人员配备不足。目前，多数档案管理人员兼职而造成工作中断，直接损害档案管理工作。

二、教育局为加强档案管理采取多种措施

1.提升队伍素质

为加强教育局档案管理工作，提高管理队伍素质是必要的，可以从档案管理队伍建设入手，不断强化工作质量以提升档案专业素质，教育局应委派专人管理，并对其进行系统培训，使其具备针对性。并要求其完成相应证书的业务培训，只有获得相关证书，才有资格从事相应管理工作。为了规范教育局的档案管理，教育局将邀请一批相关专家和学者对其进行系统检查和指导。

2.增加投资力度

加强教育局档案管理，需要通过增加投资力度。教育局应当在推动社会创新的推动下，不断增加资金投入，同时确保资金使用科学合理、有效。教育局需注重增加资金，配备更多档案管理人员，科学购置档案设备，保障档案管理的正常运行安全。有充足的资金，可推动教育局档案管理工作的硬件升级，实现档案的集中统一管理并以此为基础不断加强档案基础建设，鉴于教育机构档案保密的重要性，我们可以升级安全设备，同时记录档案号、单位名称、查阅人等外部信息。另外，在配置查阅记事本时，也可以优化电子档案信息系统的效率，进而增强教育局档案管理的规范化与信息化。更新完善系统，拓展管理工作水平。

3.提高工作意识

提高工作意识，强化教育局档案管理工作。为顺应社会潮流，教育局应强化档案管理意识，不断创新完善制度。制定档案归档、管理、借阅及保密制度时需考虑客观情况，并加强档案文件收集工作。同时，需有效监督档案销毁并进行鉴定，以实现科学合理的管理目标。为避免火灾、盗窃等意外事件，为了保障档案的保密性，教育局需要采用科学有效的管理手段来提高档案的安全性。为规范、有效地管理档案，还需要建立和完善管理制度。

4.优化档案的归档整理工作

为了提高教育局对档案管理的质量，对于文件管理，相关人员可优化归档和分类工作。教育局的档案多且杂，因此需要规范收集、归档，同时做好鉴定、销毁和归档工作。遵循法律法规，执行系统化管理，可提升教育局档案管理质量。为完成教育局档案年度归档，需系统分类整理并按照规定进行立卷装盒。人事档案和业务档案应分别管理，切实加强人事档案的保密工作。另外，应加强电子归档制度建设，与时俱进，对文件实施系统化记录和管理，以真正落实保管制度。为提高教育局档案管理质量，需要提高管控技术及重视管理效率。

5.强化监督管理

通过强化监督管理来加强教育局档案管理。教育局档案管理的顺利推进关键在于监督管理。虽然完善的档案管理制度非常重要，但如果缺少有效的监督和管理，就难以推行和执行该制度。只有进行科学、有效的监管和管理，才能及时发现和纠正教育局档案管理过程中存在的错误。教育局工作人员要认真监督档案管理，需要特别注意档案借阅程序的监管和管理。教育局有关部门应该根据档案管理和保密法的具体要求对档案管理和保密工作进行自查。在开展管理工作时，应该严格遵循程序，并有针对性地进行档案查阅和登记。同时，还应该及时全面地记录教育局档案的交接情况，并清点相关手续。为提高教育局档案管理工作的安全性，还需要做好登记造册工作。

结语

随着社会不断发展，教育局档案管理的重要性日益增加。它的重要性在信息搜集方面愈发凸显。教育局应从多角度、多方面提高档案管理的全面性、系统性和高效性，同时增加经费支持、提高管理团队素质、完善设施设备。为此，工作人员应不断增强工作意识，认真履行档案管理制度，以升高教育局档案管理水平。此外，科学地分类、规范整理和妥善归档档案，增强监督力度是极为重要的，以达到完善的绝对档案管理，才能从根本上提升教育局档案管理质量和效率。

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