企业财务档案规范化管理也很重要

 企业财务档案规范化管理也很重要

徐保伸

身份证号：370832199005073313

摘要：财务档案管理工作是优化和调整企业健康发展和管理体系的一个重要环节，能够有效地强化财务活动的日常管理效率，也能够通过对财务工作的科学管控来降低各种成本支出，既有利于提高企业的经济效益，也能够提高企业的管理水平。

关键词：企业财务 档案规范

中图分类号： TU82    文献标识码：A

引言

随着互联网时代的到来,数字技术使管理领域的面貌发生了巨大改变。信息技术的应用提高了信息处理和管理的速度与效率,并能及时地、最大限度地实现财务档案管理的工作目标。企业财务档案信息化管理是国家财务档案行政机构把信息化技术运用到单位财务档案管理工作的全过程,利用计算机信息技术，对财务档案管理工作制度和体系加以统一规划并进行电子存档,从而使财务档案管理工作紧跟信息时代脚步的综合措施。所以，财务档案管理的信息化对企业来说,既是机会,也是挑战。

1企业档案规整常见的问题

1.1对财务档案的管理不足

很多企业的财务档案在发展的过程中会出现丢失案的情况，并且对于人才的选拔或是财务档案整理人员的管理存在不足。根据当前调研情况观察，丢失档案发生频率依然没有减少。这是因为企业对财务档案的约束力不够，管理不足，例如，当出现丢失档案的情况时，相关管理人员并未受到相应的惩罚，这将导致严重的懈怠心理。再如，企业选拔档案管理人员时没有严格把关，相关工作人员缺乏工作经验和敬业精神，致使信息丢失、信息不足、投机取巧、浑水摸鱼等现象时有发生。

1.2财务档案管理人员能力出现问题

随着科技的进步，企业在发展的过程中也引进了先进的设备进行财务档案的保存和处理，如果档案管理人员操作能力不够，将导致无法根据设备的使用方法对财务档案进行保存和归档。另外，档案管理人员未对所用设备进行定期的维护保养，造成无法流畅地使用设备或是依然采取传统保存方式，无法更好地对财务档案进行保存。在企业财务档案规整过程中，只有专业的人才准确地了解和掌握设备的使用方法和状态，并能够在出现问题时及时地报修，充分发挥设备价值，才能对财务档案进行有效保存和安全规整。

2进一步提高财务档案管理水平的措施

2.1对管理人员开展定期培训

管理工作者是能够直接接触到财务档案的，因此有必要对他们进行定期的严格培训，包括如何有效保存财务档案、存储设备的使用方法、财务档案管理人员职业要求等。对管理人员进行定期的严格培训有利于提升财务档案的安全性，能够提升管理人员在理念、意识以及行为上对财务档案重要性的认知，从而确保工作质量。与此同时，相关档案管理人员在理念上要与国际接轨，企业要为管理人员提供国内外高水平的专业讲座或培训，保证管理人员拥有先进的财务管理知识，为精准管理夯实基础。

2.2增强财务档案管理意识，提升管理效果

企业财务档案管理工作的开展过程中需要将财务档案管理意识的培养作为重点，通过增强财务档案管理意识来规范财务部门和业务部门的财务活动，实现规范化引导。一方面，企业的管理层需要结合管理实际来推动财务档案管理工作的高效开展，以财务档案管理工作的流程化和制度化建设来提升财务档案管理水平，这样不仅能够将财务档案管理意识贯彻到日常工作中，也能够通过各项业务的开展来生成各种各样的财务档案，既实现了财务档案管理工作的有效整合，也能够通过对这些财务数据的有效整理来加强监督管理，是促进企业财务档案管理体系高效构建的一个重要方式。另一方面，企业在各项财务工作中还应当根据管理规模和实际经营情况进行有效的调整，在财务人员档案管理意识提升的同时构建完善的档案管理制度，。财务部门应配备专职人员来开展财务档案管理工作，以提高财务工作的有效性。在各种规章制度的管理要求下，专职人员能够对企业各个部门的财务情况进行有效的收集和整合，既有利于促进财务档案的分级分类管理，也能够通过加强日常财务活动监督的方式来制定科学的财务档案管理目标，对于提高企业财务档案管理效率，以及强化岗位分工和责任划分至关重要。在提升财务人员管理意识的同时也，能够通过加强业务部门的财务档案监督来实现各项财务活动的规范化，对于增强财务档案管理体系的建设具有重要作用。

2.3加强财务档案信息化建设，提升管理效率

在财务档案管理工作的开展过程中，加强信息化建设是适应现代企业发展的一个基础需要，同时也能够强化企业财务档案管理效率的提升。在财务档案管理工作中进行信息化建设，可以依托信息化的财务管理系统来开展，这既有利于保障财务工作的全面性和系统性，也能够通过财务系统与档案管理系统的有效对接来实现财务档案管理体系的有效构建。

2.4逐步规范信息资源管理

企业财务档案信息化管理还应注意信息的梳理、存档等重要项目。如此一来,就可以通过对企业信息数据库的管理进行宏观调控,并规定对信息资料的梳理,以便建立系统、集中的管理体系,从而避免信息交错和重叠的状况。由于文件集中反映着有关法规政策措施、领导人员素质状况、开展的调查研究、工作历史进程等重要信息,领导干部在总结经验、制订规划、解决重大问题时,都必须查询存档。所以,企业财务档案管理人员还应通过对信息资料的完善管理,避免出错和遗忘，同时强调应用体系的构建,重点涵盖案信息的获取、管理、运用等内容,可以把财务档案管理从现代信息化构建的综合效益中体现出来,从而提高财务档案信息管理的服务效益。

2.5加强信息化人才管理

企业要注意财务档案管理工作人员的培养工作,尽快健全绩效评估机制,在年终考评中列入财务档案管理项目,把机关财务档案管理人员的工作激情充分调动起来。把考核工作落到实处,企业才能真正对财务档案管理工作人员进行公平、客观的考评。此外,由于财务档案信息化管理需要大批计算机专业人员,不但要了解档案业务,还要掌握计算机技术,因此,企业要适时对档案保存工作人员进行指导,并做好培训管理工作,以开办培训班、交流会等形式,使其了解更多的信息化专业知识,从而提高对自身的管理服务能力[1]。

2.6严肃财务流程

一是严抓财务报账，认真执行财务月报账制度，按谁分管、谁审核、谁负责的原则，及时完善并归档各种财务数据、用资批文和财务报表等资料，确保报账手续和资料准确完整；二是严管财务收支，严格落实资金收支两条线，切实做到专款专用，管理好各种财务票据、账目和收支凭据，杜绝白条和假账；三是严查账目公开，加强与会计核算中心合作，扩展信息采集范围，核实信息来源，确保财务信息真实准确，及时做好财务资料归档和信息公开[2]。

2.7统一财务档案管理基础标准，提升管理水平

企业应按照《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等相关的法律法规进行财务档案管理标准和管理制度的有效构建，进一步明确财务人员在财务档案管理工作中的工作流程和工作规范。这样一来，在对财务信息进行归档和立卷的过程中，便能够通过统一化的管理体系来提高财务档案管理工作的效率。在对这些工作规章制度进行应用的过程中，财务档案管理标准也可以通过进一步细化的方式来实现业务部门与财务部门的有效对接，既能够提高对财务档案的规范化管理，也能够提高财务档案的管理水平[3]。

结束语

综上所述，企业在发展的过程中财务档案管理或多或少会出现一些问题，这些问题会对企业的健康发展产生影响，不容小觑。严格规范的财务档案管理能够进一步保证档案存储的安全性，有利于提高企业在发展过程中的竞争力。

参考文献：

[1]王楠.智能化时代企业财务档案管理探析[J].陕西档案,2019(02):34-35.

[2]李娜.企业财务档案规范化管理也很重要[J].中国商界,2019(04):70-71.

[3]白丛丛.试析如何提高企业财务档案管理水平[J].活力,2019(03):120-122.