浅谈医疗设备采购闭环管理的重要性

浅谈医疗设备采购闭环管理的重要性

张保珂

宝石花医疗健康投资控股集团有限公司     福建  厦门  361000

摘要：医疗器械采购作为医院提升经济运营效率、推进高质量发展的重要一环，理应顺应发展需要，在更大的市场内进行科学论证和合理购置。要统筹安全性、有效性、经济性和先进性，做到物尽其用避免资源浪费。本研究以医院医疗器械采购实践为例，根据《意见》要求，对照当前存在的问题和难点，提出采购策略转型方案，进一步优化医院医疗器械采购市场行为，实现提质增效。

关键词：医疗设备；采购；闭环管理

引言

随着现代医学技术的发展，医疗设备已广泛应用于临床诊断、治疗、保健、康复等领域。医疗设备的购入能够不断地提高医院的科研能力，推动学科发展。为了进一步推动现代化医院的发展，就必须重视对医疗设备的采购。当前，医疗设备、医学人才以及学科搭建已经成为医院的重点关注内容，只有保证医疗设备的参数、配置以及数量都能够符合综合配比要求，才能够将医疗设备的作用全面发挥出来。

1采购闭环管理的定义

采购人员执行医疗设备采购程序，必须先明确自身的工作范围，只有这样才能更好地思考整个采购过程，实现精细化管理。如今的采购已完全不同于以往“买东西”“谈价格”的概念。采购人员必须具备采购法律法规相关知识，通晓相关医疗设备的性能，熟知业内相关品牌的优劣势，了解产品的市场行情，等等。同时，要成为一名合格的采购人员，应该与时俱进，不断学习。这就要求采购工作除了注重采购任务的完成，更要做到闭环管理，不断思考如何实现采购效率、采购品质、采购效果的“三合一”。现医疗设备在采购方面每年都有上百个项目，采购任务繁重，且面临申请部门多、申请设备类型多、设备使用要求不尽相同的问题，也存在采购时间紧迫、紧急要求到货的情况。同时，由于国家及本市对医院的大力支持，往往每年都会下拨大额财政资金用于医院的建设和改造，对财政资金有当年必须使用完毕否则资金收回等要求。考虑到申请采购编号、意向公开、验收、入账付款等环节，留给采购部门执行采购操作的时间往往只有2～3个月，对部门工作时效性的要求非常严苛。我院采购部门通过对医疗设备采购工作的梳理，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《政府采购需求管理办法》《大型医用设备配置与使用管理办法》《医疗器械监督管理条例》《医疗器械临床使用管理办法》等相关法律法规，着重强调6个环节的实施，从而最大限度地兼顾合法合规与采购效率，保障医疗设备的安全、及时使用。

2医院医疗设备采购管理存在的问题

医疗设备采购审理立项时间长，从需求计划、采购需求编制、需求审核、编制文件、发布公告到开标评审，预计至少需要5个月的时间，如果其间再有招标文件质疑、评审场地限制、疫情影响、流（废）标、标后质疑等因素，采购周期将再次延长。医疗设备技术参数、市场价格等信息专业要求高、更新变化快、来源分布散，容易导致信息不对称、参数指标有指向性、参照依据不充分、描述表达不一致等问题。医院编写采购需求的人员多为临床科室的设备使用人员，多从用户使用惯性角度考虑，市场调研过于分散或流于形式，信息获取渠道有限，常常按某个品牌或某个型号去设置技术参数，未能结合采购单位使用需求、市场现有设备参数实际、供应商参数应答、行业标准规范等进行充分论证，导致技术需求参数论证的质量不高，造成流标废标率居高不下，直接影响后续的招标采购进程。采购方式选择不科学影响了采购效率。从市场供应来看，部分医疗设备专业性强、竞争少、科技含量高、生产厂家少，可替代性较弱；医疗设备市场经过多年竞争、多轮淘汰，形成一定的行业垄断，潜在供应商较少。有些医疗机构、采购相关部门，为了规避廉政风险免除采购责任，将适用单一来源采购的项目通过公开招标方式进行采购，两次流标后再转为单一来源采购，不能实事求是，造成不必要的采购资源浪费，严重影响了采购效能。

3医疗设备采购闭环管理

3.1实施医疗设备资料档案归档审核制度

对于冗长的采购过程，采购资料也是庞大和繁杂的，经过采购人员的梳理、整理，根据各个时间节点的逻辑关系进行复核，可以实现设备档案的清晰、完整、准确。从采购计划制订开始，到最后的合同签订与移交，通过对整个档案过程的整理与复核，除了可以实现资料整合功能，往往还能发现执行过程中的疏漏和细节问题。同时，医疗设备档案对医院接待各类审计来说是必不可少的一手资料。整个档案资料归档整齐，如设立专门的档案柜、设置完善的档案编号，做到一项一档，更是体现了采购部门的专业管理水平。只有思路清晰、内容完备，才能让整个项目有始有终，经得起审查。

3.2采购过程执行

采购过程中最重要的一环是采购需求的制定。我院针对预算金额采取不同的采购方式，以达到合规采购与效率兼顾的目的。采购需求内容至少包括预算金额、项目名称及数量、设备采购具体方式、评审原则、性能配置等技术要求，维保服务、合同履行等关键因素，以及付款、包装运输、售后等商务要求。我院采购中心根据采购物资的类别和金额，选择适当的方式进行采购，并制定相应的采购需求，经临床部门确认后实施采购。采购过程执行是整个采购项目实施过程中的核心环节，必须遵循内容合法合规、流程公开透明、文件编制科学完整的原则。同时，若整个项目实施过程中遇到质疑与投诉，应当设置相应的处置方法，从而有效地避免和化解各种矛盾，保障采购项目顺利实施。另外，采购中心作为医院的采购执行部门，应责无旁贷地积极处理问题，履行沟通义务，保证整个采购过程的公开公正，保障医疗市场的风清气正。采购过程是所有前期工作的结果，如何将临床需求转化为行之有效的采购文件，并充分考虑各项评审要素，让整个过程标的明确、功能清晰、评审规范，一直都是采购人员需要思考的问题。

3.3破除地方保护和区域壁垒

破除地方保护和区域壁垒，建立稳定、公平、透明的营商环境，在更大市场内实现产品竞争，确保产品质量和避免价格虚高。在医疗器械配置时根据医院自身功能定位，不能只求高端先进、只求进口产品而忽视实用性。同时，要避免低层次重复建设和过度的同质竞争，不搞“小而全”的自我小循环，更不能以“内循环”的名义搞地区封锁。积极摒弃地区含有地方保护、市场分割、指定交易等阻碍采购公平性的技术参数设置。发挥市场的规模效应和集聚效应，加强和改进反垄断反不正当竞争的宣讲教育，破除妨碍各种生产要素市场化配置和商品服务流通的体制机制障碍。促进更高水平的现代流通体系建设，形成医疗物资绿色通道，降低流通成本。鼓励医疗器械厂商建设更完善的配件仓储、优化售后人员驻点规划，加强与第三方物流及供应链企业合作，保障售后服务的质量和时效。

结束语

医疗设备市场始终处于高速发展的阶段，集合了医学、电子、物理、生物、化学等多专业领域知识，特别是大型医疗设备一直处于高精尖技术领域。采购人员除了要做好本职工作，更要掌握多学科的业务知识，同时也要及时了解国家相关法律法规，保证操作过程合法合规，为医院规避不必要的法律风险，更好地承担采购人员的责任。

参考文献

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