数字化档案管理的应用与发展趋向分析

数字化档案管理的应用与发展趋向分析

王婷

云南玉力空间信息咨询有限公司      云南省玉溪市 653100摘要：近年来，我国持续推进系统性数字化建设，由此敦促各行各业主动探索自身的转型路线，便于更好地应对时代的机遇和挑战。数字化建设的本质是以信息技术的数字化、产品的数字化和平台的数字化为支撑，持续引发各个层面的社会变革。而档案管理作为与时俱进的重要工作，更应该积极响应国家的号召，立足于数字化建设的视域之下，有条不紊做好转型工作。

关键词：数字化档案管理；应用；发展趋向

1档案数字化概述

档案数字化，利用多样化的信息采集设备转换成纸质档案，这里一般选择使用扫描设备对信息进行广泛采集，将所获取的信息保存在计算中，逐渐生成图像文件。对于纸质档案而言，采用有效的方式将其转变为数字格式：首先扫描纸质档案，同时借助图像方式展开储存，利用OCR字符识别将其转换为文本文件。其次利用微缩胶片影像将数字化档案进行转换，也可使用数码相机对其进行拍摄。在操作中，可对纸质档案进行直接扫描，高效率特征明显，数字化处理纸质档案后，可以为合理存储图像文件提供帮助，同时对相应的信息数据库进行构建，以便于迅速引用和检索。

2数字化档案管理的应用措施

2.1转变档案管理观念

在档案经营的改革中，必须改变观念。要把信息化概念运用到档案信息化之中，以达到最大限度地发挥其作用的目的。在深入开展经营档案管理相关工作时，应该牢固树立正确的档案管理发展方向，才能有效推动档案管理相关工作健康开展。一方面，要不断加强对档案管理相关工作的高度重视。档案管理工作人员要摆脱传统观念上的束缚，探寻档案管理相关工作的内在价值，从而主动参与完成档案管理相关工作，凸显管理档案的实际应用价值。另一方面，要在工作中紧密结合内部信息档案管理的相关技术。另外，档案管理工作人员还要积极与同事交流管理工作实践经验，真正落实档案管理各项工作。

2.2统筹完善转型机制

由于档案管理数字化转型本身具有周期性、复杂性等特点，这就需要有关部门从宏观层面进行统筹部署并推进落实。首先，需要制订相应的转型规划，确保层次推进。制订翔实的档案管理数字化转型机制，明确责任和目标，依照“统筹规划、科学管理、注重实践”的方针指导，不断加快档案管理数字化转型的进度。其次，需要加大资金倾斜力度，完善基础设施建设。档案管理数字化转型对于技术和资金的要求都比较高，需要加大对人力资源和基础设施的投入比例，在结合数字化建设的前提下配备先进的硬盘、扫描仪、管理软件等设备，不断提升档案管理与数字化建设的融合力度。最后，需要不断健全档案管理制度，促进管理的科学化和规范化。在充分结合档案管理工作实际情况的前提下，依据数字化建设的要求，制订相应的数字化标准、电子化管理、安全保密等规章制度，依据国家相关标准构建统一的档案管理系统。同时，要坚持以服务民生为导向、以切实需求为重点，不断研究并完善各个区域内部的档案信息资源共享制度，推动实现全国范围内的档案信息网络共享平台，及时实现信息资源的互联互通。

2.3合理应用信息技术和信息设备

在发展过程中，档案涉及的内容非常广泛。在传统的档案管理工作模式中，仅仅是对档案内容进行有效分类，就需要花费档案管理人员很多时间。与此同时，由于档案管理人员理解能力的不同，档案分类工作往往会出现一些分歧，导致档案管理的工作质量和工作效率出现大幅度下降，显著增加档案信息检索的难度。在当前社会的发展过程中，档案管理数字化转型工作正在有序开展。在开展档案管理工作的过程中，应合理应用当前先进的数字化技术，有效消除档案管理人员在档案分类方面存在的分歧，切实解决档案检索不明确的内在问题。在此过程中，档案管理部门应对物联网、区块链、人工智能等先进技术有一个清晰明确的认识，以此为基础有效突破传统档案管理模式的局限性，进一步促进档案管理工作的数字化发展。以数字化档案维护为例，档案管理部门可以通过对物联网技术的合理运用，为档案信息的安全性提供强有力的保障，同时在人工智能技术的加持下，完成对档案信息的智能化管理。除此之外，档案管理数字化转型需要完善的软件设施和硬件设施作为支撑，因此应不断加大在软件设施和硬件设施方面的资金投入，从而切实保障软件设施和硬件设施的先进性，为档案资料入库后一系列工作的高效开展奠定坚实的基础。

2.4优化档案管理服务能力

在市场经济主导的社会环境下，必须形成良好的档案管理服务意识，全面优化档案管理服务能力。在传统档案管理模式中，档案部门是管理机构的一部分，整体的服务意识相对较差。随着市场经济的不断发展，档案管理部门开始逐步意识到档案服务的重要性。在开展档案管理数字化建设的工作实践中，必须以服务用户为基本出发点，在此基础上确定档案管理的工作方向。首先，应完成被动服务到主动服务的重大转变，结合发展需求对档案资料进行合理公布，然后通过对云计算、大数据等的合理运用，实现档案资料的精准推送以及用户的精确检索。其次，可以构建完善的档案管理平台，由用户根据自己的需求自主登录，在相关界面上进行关于档案资料的基本操作，使得用户能够在便捷的条件下完成自身档案管理，有效降低档案管理人员的工作强度。

3数字化档案管理的发展趋势

3.1朝着市场化、信息化方向发展

就我国目前的数字化档案管理的具体情况来看，信息化是重要的发展方向和趋势。要进一步推进数字化档案管理朝信息化方向深入发展，就需要对信息化本身有着深入、切实的了解，还要全方面了解和掌握信息化的运行方式和技术，实现对档案资料的高效管理，以促进我国数字化档案管理事业的不断发展，为我国的经济与社会发展提供更加丰富、优质的服务。

3.2朝着资源共享与互联网服务模式发展

随着互联网的发展，共享化已经成为了数字化档案管理的显著特点。传统的档案管理方式受到了很大的挑战，数字化档案管理的优势越来越明显，资源的共享也成为了趋势。为了更好地拓宽应用领域，提高数字化档案管理的效率，我们应该不断优化数字化档案管理制度，发挥资源共享带来的优势，为社会的发展提供更加丰富的支撑。

3.3加强档案信息数据的高效使用

档案中的信息与数据在社会的各行各业中发挥着极强的应用价值，如果只是实现对数据的收集，而没有进行实际的运用，就造成了信息资源的浪费。因此要加强对档案信息数据的使用效率，促使档案信息资料切实地发挥其重要作用。

4结语

综上所述，数字化建设是我国经济发展的必然趋势，也是生产方式变革的必然要求。档案管理的数字化转型不仅是管理流程的改变，更是档案管理理念、管理技术和管理模式的深层次变革，这种变革形式不仅是应对社会环境更迭的切实需要，更是新时期以来的档案行业坚持自我革新的驱动成果。伴随着数字技术的突飞猛进和相关法律法规的持续完善，未来我国的档案管理数字化转型将会更加深入，档案事业的发展也会日渐繁荣。

参考文献

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