数字化档案管理创新路径探讨

数字化档案管理创新路径探讨

李兰清

深圳市深汕特别合作区华润电力有限公司 广东 深圳 515800

摘要：在我国进入21世纪快速发展的新时期，信息技术发展十分迅速，在当前的信息化时代，各个产业单位在开展相关管理工作时都融入了现代信息技术，这在很大程度上促进了各产业的发展。因此，在开展档案管理工作时，有关单位必须做到与时俱进，把现代技术融入档案管理工作中，并借此完善现代档案的信息化建设，克服传统档案管理模式的缺点，提高现代档案管理工作的质量和效能。有关单位若想推进档案管理现代化建设，就必须全方位了解传统档案管理模式，把握当前互联网时代档案信息化建设的重点问题，并结合现实情况，采取更加科学的管理方法，以提高现代档案管理工作的信息化水平。

关键词：数字化；档案管理；创新路径；探讨

引言

在信息技术广泛应用的大环境中，企业的生产经营活动产生了大量电子文件，企业档案管理急需从传统管理方式向现代化档案管理转变，档案数字化建设无疑将成为企业档案工作的一项重点工作。

1档案数字化管理与信息安全的定义

档案是企业开展业务活动的重要工具，也是企业的重要信息和整个业务活动经过以及结果的重要载体。通过对档案进行有效管理，能清楚地了解到企业的发展以及未来发展趋势。对于大型集团企业而言，实现集中部署应用分级管理，构成立体式企业数字档案管理是企业发展的重要组成部分。档案数字化管理就是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术等多种现代化的技术，将传统的纸质档案以信息化的形式进行存储，能够把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，并以数字化的形式存储。数字化档案管理能够使信息互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，能够对大量的档案进行有效存储，同时，也能够实现档案信息资源的共享。现阶段，加强档案数字化管理也是提升整个工作效率的重要影响因素。信息安全主要是指为数据处理系统建立和采用的技术管理上的安全保护，为的是保护计算机硬件及软件数据不会因为意外或恶意的入侵而遭到破坏或更改。在网络环境下，信息安全可能会受到非法用户侵入计算机系统，通过输入账号等信息冒充合法用户，从而进行窃取信息的行为。同时，还有黑客通过植入病毒或木马来窃取档案信息。近几年，相关部门不断加强网络安全、信息安全的宣传，让每一个人认识到信息安全的重要性。同时，网络运营商也在不断提高网络安全保障水平，强化基础设备设施防护建设，以保证网络和信息传输安全。随着数字化、信息化的高速发展，我国各级政府高度重视信息安全工作，在各个行业中相继发布了发展规划，并在关键信息基础设备设施、数据安全与个人信息保护、互联网等多个领域出台了多项信息安全法律法规和政策文件，有效促进了信息安全领域的技术创新和应用落地，为信息安全建设提供了更加有力的保障。

2数字化档案管理创新路径探讨

2.1注重技术应用，确保档案信息安全

档案数字化安全要重点围绕技术应用，为安全提供有力保障。除了一般的信息安全技术外，还要积极围绕计算机信息技术的发展和进步，注重新技术的开发和应用。以云模式数字档案为例，首先要注重数据加密技术应用。针对机密或敏感数据，要采用数据加密技术，为档案数字资源提供保护。其次是认证授权技术。档案数字化改变了传统的档案管理模式，线上线下均实现了档案的实时访问和应用，为此，要运用好身份认证技术，突出身份、认证两个方面。再次是利用数据存储及备份技术。针对云模式下数字档案具有多副本、分布式的显著特点，要时刻关注云备份技术的发展，为数字档案云存储和备份提供有力技术支持和保障。最后，加强数字档案信息安全的流程管理。如，积极构建数字档案信息安全管控体系流程，以及管控体系中的档案数字化业务流程体系，将安全举措落实到档案数字化的每一个环节节点。

2.2加强技术培训

档案数字化工作是一项技术性较强的工作，要加强对操作人员的技术培训和技术指导。对操作人员进行数字化操作技术培训，加强对数字化加工设备的熟练运用，及时对档案数字化加工中出现的问题，进行技术指导和操作指导，减少误操作，降低因操作不当对工作设备的损坏。

2.3规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。另外，相关机构也应建立有效的责任管理体系、评价激励机制和奖励体系等，以便档案保管工作人员履行档案保管服务责任，推动档案保管现代化水平和档案管理水准的提高。

2.4完善档案管理数字化建设基础设备设施

信息化管理与传统的管理方式差异较大，其主要表现在信息内容储存与管理方面。开展信息化管理需要企业满足一定的客观条件，需要配备相应的软硬件设备才能运行。比如，扫描仪、电脑、复印机缺一不可，为了提高企业资金的利用率，避免因为资金问题导致信息化建设问题出现，企业可以积极设立档案数字化管理财务项目，通过项目的方式提高资金利用率，并推动数字化建设稳步开展，并以档案管理部门的人数、工作年资、工作中的优缺点对岗位进行划分。特别是在数字化设备到位后，必须对企业档案管理部门的人员开展培训活动，使其掌握设备的正确操作方式。为了进一步提高档案资料的检索效率，企业还要针对档案信息系统进行创新，通过专业人员结合企业档案特点研发检索软件，提高档案管理的工作效率。

2.5做好安全规划，完善安全管控体系

从信息安全的重要性来把握，做好档案数字化安全规划，不断完善安全管控体系建设。要分别制定档案数字化安全组织管控体系、技术管控体系和运维管控体系，从顶层做好安全规划设计。例如，1）组织管控体系中，要明确档案数字化安全管理的具体部门及其人员和职责，将安全责任压实到具体部门、具体人员。具体来说，相关的安全管理机构应包括决策、管理、执行和监管机构，不同机构承担的安全责任及内容各不相同。2）技术管控体系。包括物理层安全（如档案场地安全、机房环境安全、设备可靠性、通信线路安全、灾难恢复措施等等）、网络层安全（如网络边界防护、入侵检测、传输加密、病毒防护等）、系统层安全（如主机系统、数据库系统、管理员及用户口令等等）、应用层安全（主要是应用系统安全，包括身份认证技术、数字签名技术、证书技术、数据加密技术和安全内容检查技术等等）。

结语

综上所述，将档案管理与信息网络相融合，充分利用信息化带来的便利，能够在很大程度上提高档案管理水平，使档案管理更具科学性和针对性。同时，档案信息化建设也让人们能够更加方便地查阅档案。另外，为了使信息化下的档案管理更有效果，要重视提升档案管理相关人员的专业水平和管理素养，进一步增强档案信息化建设工作的实效性，以推动档案管理与时俱进，适应社会发展的要求，进而推动社会的发展。

参考文献

[1]张晓培.现行档案行政管理模式存在的问题与解决之道[J].档案管理,2016(02):54-55.

[2]吴晖.信息化发展对传统档案管理模式的挑战[J].信息化建设,2016(04):187+189.