数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用

数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用

唐晋成

湖南省邵东市廉桥镇中心卫生院  422811

摘要：随着信息化发展进程的不断加快，各种数字化办公模式逐渐成为医院行政管理的主要形式。数字化办公模式对医院行政管理工作产生了深远的影响和改变，使得信息共享、通信速度和协同沟通等方面得以大幅提高，从而有效促进了医院行政管理工作的现代化转型。本文主要探讨数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用，阐明数字化办公模式对医学行政管理工作流程优化的重要作用。通过实例分析，探究数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用现状、特点及优点。

关键词：数字化办公模式；医学行政管理；流程优化

随着信息技术的不断发展和普及，数字化办公已经成为现代企业管理工作中的重要组成部分。在医院行政管理中，数字化办公模式同样具有重要意义[1]。在传统的医院行政管理中，大量的文件资料需要进行手动处理和存储，数据的交流和信息的共享存在一定的隔阂和困难。而数字化办公模式的应用，可以实现电子档案的建立和查询、在线沟通与协作、数据共享和稳定性备份等工作，减少了人力和物力资源浪费，更好地满足了医院行政管理日益增长的需求。

一、数字化办公模式在医院行政管理中的应用现状

目前，数字化办公模式在医院行政管理中得到了广泛应用和推广。从文件存档到数据统计分析，从在线沟通协作到移动办公，数字化办公模式已经深入到医院行政管理的方方面面。

1.电子病历系统

现代化的医院行政管理离不开电子病历系统的支持。通过数字化技术，患者信息可以实时记录、查询、备份和分享，有效地提高了医疗质量和安全性[2]。例如，数字化电子病历在韩国成为打击COVID-19疫情的重要工具之一，有力地促进了医疗资源的合理配置和传染病防控的溯源追踪。

2.在线办公平台

在线办公平台是数字化办公的核心，它可以将人员、任务、资源和信息汇聚在一起，实现商务会议、外联沟通、团队协作和文件共享等多种功能。例如，在中国，北京协和医院利用在线会议系统扩大了急救中心的任务范围，将全国各地的专家组织起来进行紧急救援和信息分享。

3.移动办公应用

移动办公应用是数字化办公模式的重要补充，它可以将工作流程带到了移动端，方便了医生、护士和管理者的信息查询、监控和处理。例如，英国伦敦皇家癌症医院利用移动办公应用，“统一”起来医生、护士和行政部门的交流平台，并通过 “远程协作 ”提高工作效率和患者服务质量。

4.数据分析与挖掘

数据分析和挖掘是数字化办公模式在医院行政管理中的重要应用[3]。通过大数据技术，医院行政管理可以更为精准地进行资源调配、病种分析和预测等工作。例如，美国北卡罗来纳州立大学医院就运用数据挖掘算法分析麻醉、手术时间等数据，优化手术排班和人员配置，提高了手术室的效率和安全性。

二、数字化办公模式在医院行政管理中的特点

1.系统智能化

数字化办公模式可以通过技术手段实现信息的集成、处理和自动化，建立起类似于大脑一样的“系统”，提高了行政管理工作的效率和精度。例如，在日本，东京都立大学医学部附属医院推行全面电子化医疗管理平台，通过RFID技术进行设备产生事件的自动记录，实现资管过程的智能化。

2.数据共享化

数字化办公模式通过数据标准化和互联互通，打破了信息孤岛的局面，促进了不同科室之间、不同医院之间的信息共享与协作。例如，在加拿大，阿尔伯塔省医疗保健机构建立了“NetCare”电子医疗记录系统和HIS系统，使得患者信息和病历可以在多个机构进行实时交流和查询。

3.移动端响应化

数字化办公模式可以使得行政管理工作“随时随地”地进行，适用于医院内外各种场景下的管理需求。例如，在英国，诺福克和诺里奇大学医院实施了“Vision Anywhere”移动端应用，可以在智能手机、平板电脑和笔记本电脑上对患者数据进行安全访问和修改。

4.安全可控化

数字化办公模式可以通过身份验证、权限管理、加密传输等手段确保信息的安全性。例如，在阿联酋，迪拜医疗城采用区块链技术记录和管理患者数据，通过密码+指纹两重认证实现了IPFS分布式存储和共享。

5.人性化定制化

数字化办公模式可以根据不同个体的需求和偏好进行个性化定制，并且以人为本，简化流程、减少繁琐操作。例如，在美国，俄勒冈州卫生系统进行数字化文档工具的改进，并将各级别图表和数据报告定制到每位执行者的角色和任务中，有力地提高了护理人员的工作效率和信息质量。

三、数字化办公模式在医院行政管理中的优点

1.信息共享更加便捷、高效

传统的纸质档案和手工签字已经无法适应现代医院的快速发展，数字化办公模式可以让各个科室之间更便捷地共享各种类型的信息和数据，从而满足医院实际运营需要。例如，利用在线协作平台、电子邮件、在线会议等多样化沟通方式，传达信息更加高效、准确。

2.工作效率提升

数字化办公模式同时也能够为医院行政管理带来巨大的效益。例如，通过智能排班和人员资源调配优化，节约等待时间，提高患者就诊效率；通过科学、全面的数据分析方法，对患者治疗进行精细化管理等。这些优势都明显提高了行政自动化程度，井然有序地完成工作职责。

3.提高服务水平

数字化办公模式可以增强医院的服务质量。在扁平化组织管理中，将信息追溯性和责任管理制度相绑定，可以最大程度减少医疗事故和纠纷。例如，利用电子病历和在线服务系统，优化患者管理的安全性和可靠性，透明化服务流程，让患者获得更好的就诊体验。

4.促进团队合作

数字化办公模式同时也能够促进团队间的协作与交流，统筹资源、统一管理政策，增强工作效果。例如，利用在线软件，在线会议等方式，各个部门之间可以更便捷高效地沟通，信息传输收集对于提高工作效率非常有帮助，为了实现目标，组织内部需要越来越倾向于以协作和联合推进为主要框架。

四、总结

    综上所述，数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用已经成为必然趋势，它具有提高工作效率、减少人力资源浪费、方便信息交流与共享等优点。未来，随着技术的进一步发展，数字化办公模式将在行政管理过程中得到更加广泛的应用。

参考文献：

[1]陈俊杰.医院项目电子档案管理与数字化办公实践探索[J].办公室业务,2022(12):171-173.

[2]付伟,邓华,黄志坚,耿焱,杨婷,文其武.火神山医院病区数字化协同办公管理[J].解放军医院管理杂志,2021,28(02):136-138.

[3]曲昕.数字化办公室管理模式下医院行政管理的应用[J].中外企业家,2020(19):46.