关于加快推进档案信息化建设的几点思考

关于加快推进档案信息化建设的几点思考

李涛

桂阳县卫生健康局 424400

摘要：档案信息化指的是运用网络、数据库等信息技术方式，对各种档案进行数字化管理，在网络化办公的情况下，对电子文档的管理进行整合，借助办公网络，一步一步地实现对各类档案信息的数字化转化，并运用文档一体化的专业管理软件来逐渐实现对电子文档的归档。本文将通过对档案信息化的重要性进行分析，研究当前档案信息化建设中的不足，并提出建议，希望能推进档案信息化建设进程。

关键词：档案；数字化；信息化

前言：

在上世纪末，国家就提出了档案信息化建设战略，现在它在全国范围内已经取得了一定的成果，这种新型的、基于信息技术的档案管理方式已经获得了广泛的认可。新修改的《中华人民共和国档案法》于2020年6月20日正式颁布，第一次将电子档案与传统档案的法律地位等同，这将为我国现行的“双套”管理模式向“单套”管理模式的过渡扫除了最后一道屏障。但现在档案信息化建设仍然还存在一些问题，本文就其中的问题，提出几点思考。

一、档案信息化建设的重要性

为了实现档案信息的科学化、最优化，并最大限度地发挥其作用，就必须要进行档案信息化建设。加快档案信息化建设，无论是对档案管理者，还是对档案管理职能部门，都有着十分重要的意义。第一，对档案管理者而言，加速档案信息化建设，可以极大地减少档案管理的工作量。第二，对于各档案职能部门而言，加快推进档案信息化建设，能够使档案管理组织更加精简，业务流程更加简洁，整体工作效率更高，同时也能提高档案管理的技术与质量[1]。

二、档案信息化建设的不足

（一）档案管理者缺少信息化意识

由于文化程度、工作经历、年龄等诸多因素，国内从事档案管理工作的工作人员对传统的档案管理的方式和模式已经习以为常，觉得传统的方式很适合自己的现状，而且，档案信息化成本高，可能无法保证档案的安全，所以，有不少档案管理者不能理解档案信息化建设。现在国内从事档案管理工作的人员中，有些都不是档案管理专业出身，他们大都不能用发展的眼光看待档案信息化建设。

（二）档案信息化有安全隐患

随着社会的信息化程度不断提高，档案管理的信息化也越来越迫切。尽管与传统的档案管理模式相比，档案信息化管理更加便利和有效，但是同样的，它也存在着一定的潜在风险，例如电子档案遭到病毒、黑客等攻击，而且，档案本身具有高度的保密性，这就更加增加了对档案信息化建设进程的考验[2]。

三、加快推进档案信息化建设

（一）对档案管理人员进行工作培训

当前，国内档案工作中专门从事档案工作的人员十分缺乏，严重制约了档案工作的信息化进程。由于非档案专业科班出身的工作人员对档案管理的认识比较浅显，对档案信息化建设的重要性没能正确认识，也就造成了他们的档案信息化意识不强。为此，应加强对档案管理人员对档案工作的重视，并在条件允许的地区，尽可能地将档案工作交由专门的档案工作人员来进行。除从外部招聘人才外，内部也要加大对档案管理人员的培训力度。由于我国的档案管理人才本身就存在着缺口，若专业人才引进受到阻碍，就必须要加大对本单位现有的档案管理人员的培训力度，增强他们的档案管理意识，提高他们的业务水平，并且要对档案管理工作进行规范，建立健全管理制度，从而推进档案信息化建设。

（二）提高档案管理人员的信息化认识

要加速档案信息化，促进档案工作的现代化，必须从根本上提高档案工作人员对档案信息化的认识，所以，要对档案管理人员进行有效的培训，让他们对档案信息化建设的核心思想有一个精准的认识，能认识到档案信息化与数字化和网络化的不同之处，并与本单位的具体情况相结合，进行整体规划，逐步地进行档案信息化建设[3]。

（三）增加档案信息化建设投入

要想加速档案信息化建设进程，就一定要加大投入，这其中包含了人力、物力、财力的投入。要在软件和硬件上进行投资，使其与档案现代化相适应，尤其是要加强档案信息化建设的安全方面的投资。在信息化建设过程中，首先要解决的问题就是档案信息的安全问题，要加大对档案信息安全的信息技术投入，使档案信息安全得到有效的保护，从而为档案信息化建设的发展铺平道路。此外，还需要有针对性地对不同的信息化管理模式进行分析总结，不是每个单位对档案管理工作都能使用相同的模式，因此，一定要根据档案管理工作的真实情况，切实的进行档案信息化建设。

（四）档案安全性建设

与传统的档案管理相比，信息化的档案管理既有优势，也有风险。其中，档案安全风险包括人为的风险和软件的风险，要对其进行有效的控制，不仅要对其进行硬件投资，而且要进行软件投资。可以从前中后三个阶段进行风险控制，首先，在出现风险前，必须要做好规避风险的准备，包括改进档案管理制度，建立档案管理员的保密制度，建立档案管理员的日常监督机制等等。其次，在风险出现的时候，要有应对风险的对策，任何事情都有风险，没有什么是完全安全的，这一点在档案信息化建设中也是一样的，如果风险无法避免，一旦出现，就要有相应的对策，以最大限度地减少风险造成的损失。第三，在风险出现后，要有一个风险评价机制，对风险产生的原因和结果进行分析，以便制定出一个更科学、更合理的防范方案

[4]。

四、结语

综上所述，要想加快档案信息化建设，必须解决当前档案管理问题，增强档案管理工作人员的专业知识，对他们进行定期的培训，使他们增加对档案信息化的认识，而且也要加强档案信息化安全性建设，保证档案的安全，并能对风险进行预测，只有这样，才能快速推动档案信息化建设进程。

参考文献

[1]林伟娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].文化产业,2022(33):16-18.

[2]孟凡强.档案信息化建设与档案管理的研究[J].兰台内外,2023(01):13-15.

[3]王洪祥.电子档案归档工作及档案信息化建设探讨[J].黑龙江档案,2022(06):151-153.

[4]卢晓茜.加快推进档案信息化建设进程的几点思考[J].机电兵船档案,2015(03):57-59.