探讨档案数字化建设与数字化档案信息的利用

探讨档案数字化建设与数字化档案信息的利用

周建兰

临沧公路局 云南 临沧 677000

摘要：随着当代信息技术的不断发展，大数据、云计算等计算机技术已经在各行各业当中得到广泛普及和应用，为档案数字化建设和档案数字化信息利用奠定了良好的基础。近年来，虽然档案数字化建设已经取得了一定的成果，但仍存在着一些问题亟需解决，还存在着很大的进步空间。因此，本文从档案数字化的意义入手，对档案数字化建设与加强数字化档案信息利用的策略进行探讨和研究，希望能够提高档案数字化利用水平，为全面开发利用档案资源提供帮助。

关键词：档案数字化；档案数字化建设；数字化档案信息利用

引言：在当今数字化信息化时代下，为提高档案管理工作的质量和效率，档案管理数字化和信息化已成为必然之势。现阶段我国的档案管理工作正处于从传统档案管理模式向数字化管理模式转变的关键阶段，亟需解决数字化转变过程中存在着的数字化程度低、信息采集手段匮乏、标准没有统一等诸多问题，解决数字化档案利用中的实际问题，为数字化建设与数字化档案信息的利用奠定基础。

一、档案数字化的意义

（一）信息资源数字化管理

档案数字化有利于档案信息资源数字化管理，可以更加便捷和快速的对各类信息资源进行开发利用，为信息资源的互利共享提供基础。通过计算机技术通信技术等方式将档案室传统的资源管理过程进行转化，变为数字化档案管理，可以全面开发传统的纸质档案资源，有利于传统档案信息的开发和管理。同时，纸质档案数字化管理在便捷性、和快捷性等方面，具有传统的档案管理模式不可比拟的优势，不仅有利于档案的长期储存，还能够大大的减少档案管理资源的耗用，提高档案管理工作效率和工作质量。总的来说，档案数字化有利于信息资源数字化管理，符合档案信息资源管理的主要趋势和方向，有助于档案的全面管理和信息资源的全面开发利用。

（二）档案资源处理过程数字化

档案数字化管理有助于促进档案资源处理过程数字化，在档案数字化建设过程当中，也会促使办公流程和业务流程逐步的趋向自动化和数字化，这就使得各种档案资源信息逐步变成数字化档案资源信息，不仅能够整理开发的更加全面，还有利于档案室的存储和归档，使得整个资源处理的过程数字化和便捷化，不仅能够减轻档案管理工作人员的工作量，还能够大大提高档案管理的工作质量，对整个档案管理工作的全面优化具有重要的作用。同时，档案资源处理过程信息化有利于实现全面管理的目标，有利于加快传统档案管理模式与数字化档案管理模式有效衔接，促进传统档案管理模式向数字化管理模式转变，推动了整体档案数字化建设进度。

（三）档案信息资源共享

数字化档案作为一种新的介质存储方式，在档案利用的共享性、复用性、交互性、灵活性等方面都具有传统介质档案不可比拟的优势。数字化档案的建设，通过各种计算机技术和通讯手段使得档案信息资源电子化和数据化，不仅实现了档案信息开发利用的目的，还实现了跨地域资源共享的目标。各地域的用户可以根据自己的需求，在线上实时调取自己所需要的档案资源，实现了资源的互通共享，有利于档案信息资源的全面开发。

二、加强数字化档案信息利用的策略

（一）更新传统档案信息资源管理理念

在传统的档案信息资源管理理念当中，档案资源对于组织的运营和发展只能起到辅助作用，并不能起到决定性作用，因而不管是管理层人员还是基层人员都没有对档案资源的管理与利用树立正确的态度，并没有充分的开发出档案信息资源所能够带来的价值。要想加强数字化档案信息利用，首先应该更新传统档案信息资源的管理理念，让管理人员和档案信息管理的工作人员都能够认识到档案信息利用的重要性和档案资源管理数字化改革的重要性，这样才能够在实际的资源整合利用及数字化建设管理过程当中，端正态度，提高重视，更好的开展档案信息化建设工作。

在提高工作人员对信息资源管理的重视度之后，还要创新数字化档案管理理念，对管理人员进行定期的培训，提高管理人员的综合素质和专业素质，树立档案管理人员的信息意识，营造良好的数字化建设与数字化档案信息管理应用的氛围，潜移默化的树立数字化信息资源管理理念。

（二）加强基础网络设施建设

基础网络设施建设是数字化档案建设和数字化档案信息利用的基础和前提，是数字档案信息资源整合与开发的基本保障。基础网络设施的承载能力直接影响了档案数字化建设的潜力和发展空间，加强基础网络设施建设，必须注意以下两个方面。一是网络建设，要在数字化档案信息时建立一个独立的网络基础设施，与其他的办公网络相互区分，这样不仅能够保障档案资源信息系统运行的速度和资源调取的流畅度，还能够通过独立的网络设施来提高数字交换的安全性，有利于避免档案资源被非法利用或不当利用。二是硬盘容量等配件设施，要保障档案信息资源处理的快速和流畅性以及档案存储的完整性，必须具有档案室具有充足容量的配建设施和网络容量，因此要定期对硬盘容量等配件设施进行检查，及时进行升级和维修，为档案室信息资源开发利用与数字化建设做好保障工作。

（三）加强档案管理软件的开发和建设

数字化档案管理操作系统和软件的开发和应用是档案数字化管理的保证，是档案数字化建设的基础。首先，要加强档案数据库系统的建设，全面提高档案数据建设水平。数字化档案信息资源数据库是数据化档案信息进行存储处理和维护的系统，包括数字文件管理系统、目录中心管理系统、数字化档案管理系统等等。加强数字化档案信息资源数据库建设，定期对数据库信息进行维护更新，完善数字化档案信息资源数据库结构建设，是进行数字化档案持续管理和数字化信息资源持续开发的基础。其次，要加强数据管理系统的建设，提高数据管理系统智能化水平。对数据化管理系统进行更新改造，不断引进新的的计算机技术和智能化理念，为用户提供更加针对性和个性化的数据资源服务。另外，在加强档案管理软件的开发和建设的同时，要注重对档案管理人员进行定期的培训和知识更新，这样才能使档案管理软件开发建设的价值真正发挥到实际的档案管理工作中，这是加强档案管理软件开发建设的必要一步。

（四）建设高素质档案管理人才队伍

全面提高档案管理人才综合素质，建设高素质档案管理人才队伍，树立数据化信息资源管理理念，对于档案数字化建设与加强数字化档案信息利用具有重要的价值。首先，在人才选拔方面，要尽量选择同时具有专业的档案管理知识和必要的信息管理知识的综合人才来参与到档案管理工作当中，尽可能的提高档案管理人才队伍整体素质，有利于档案管理工作质量和效率的提升。其次，在人才培训方面，要定期的对档案管理人才进行培训，不断提高他们的业务能力和职业素养，及时巩固档案管理专业知识和必要的数字信息化知识，提高档案数据库系统和数据管理系统的实操能力，为档案数字化建设奠定基础。最后，在人才考核方面，要加强对档案管理人员的考核力度和监督力度，正确发挥奖惩制度的正向激励作用，促使档案管理人员能够履行好数字化信息档案管理的工作职责，做好数字化档案信息管理工作。

结语：数字化已经成为提高档案管理工作质量和效率的关键，是当前档案管理工作优化的重中之重。在数字化档案的建设和数据资源的利用过程当中，要更新传统的档案信息资源管理理念，加强基础设施建设软件系统开发，充分整合人力资源，促进传统档案管理模式向数字化档案管理模式转变，全面开发数字化档案信息资源，推动数字化档案建设。

参考文献：

[1]毛旭楠. 档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J]. 兰台内外,2022,(35):7-9.

[2]王艳丽. 档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J]. 办公室业务,2022,(14):95-97.