电子档案管理与档案管理信息化建设

电子档案管理与档案管理信息化建设

刘美芬

准格尔旗农牧业综合行政执法大队010300

摘要：随着信息技术的快速发展和应用，电子档案管理和档案管理信息化建设已经成为现代档案管理的重要组成部分。电子档案管理通过数字化、网络化、智能化的手段，实现了档案信息的高效存储、检索、共享和保护，极大地提高了档案管理的效率和质量。本文将从电子档案管理和档案管理信息化建设的内容、意义和实施策略等方面进行探讨，旨在加深对电子档案管理与档案管理信息化建设的理解，并为相关领域的研究和实践提供参考和借鉴。

关键词：档案管理；电子档案；信息化；安全管理

一、档案信息化建设的内容

档案信息化建设是利用信息技术手段对档案进行数字化、网络化和智能化的管理和应用。从档案的信息资源、基础设施和标准化建设三个角度来分析，可以更全面地了解档案信息化建设的内容。首先，档案的信息资源是档案信息化建设的核心。通过建立多媒体数据库档案、全文数据库等相关数据库，对档案数据和文件进行有效的归类整理，构建起丰富的信息资源群。这样，工作人员只需输入关键词即可快速调取档案，提高了信息数据的调取效率和质量。其次，基础设施是档案信息化建设的物质依托。基础设施可以从硬件和软件两个方面展开分析。在硬件方面，建设高性能的服务器、存储设备和网络设备，以支持大规模档案数据的存储和传输。在软件方面，建立档案管理系统、数字化档案库等软件平台，实现档案信息的共享和传阅。这样的基础设施建设提高了档案调取、传输和存储的效率和质量。最后，标准化建设是档案信息化建设的重要保障。档案信息化建设需要遵循一定的工作流程和标准，以保证工作质量和效率。建立相应的标准和体系，对档案的信息化建设进行规范化管理，有助于信息的调取和应用。然而，目前档案信息化建设在标准化方面仍存在一些问题和缺陷，需要进一步完善和落实。

二、档案信息化建设的重要意义

（一）实现现代化数据管理

传统的档案保存方式依赖于人工的整理和检索，速度较慢且耗费大量的人力成本。而通过档案的数字化保存，可以利用计算机手段快速查找和检索重要的信息和资源。使用多目标搜索、目标检索等技术，可以在大量的资料库中迅速定位到所需的信息，实现快速调取。这是传统文件保存方式无法比拟的优势。档案信息化建设的便捷性和高效性，大大提高了档案管理的效率和质量，为用户提供了更加便利和高效的服务。同时，它也为档案的跨部门、跨地区共享提供了技术支持，促进了信息资源的充分利用和共享，推动了档案工作的现代化进程。

（二）提高资源共享效率

档案信息化建设有利于实现资源共享。在信息化环境下，人们生活在大数据时代，互联网和信息化技术使得日常生活变得更加方便和便捷。通过运用网络和新媒介的能力，人们发现了更广阔的世界。在对档案信息资源进行整理时，可以利用大数据云平台和互联网技术，实现对档案资源的数据共享。传统的档案馆在检索某一种文档时可能存在一定的局限性，而通过信息化管理，人们不仅可以更便捷地从网络上检索相关信息，还可以获得海量的其他文档资源，使人们在研究工作和企业管理等方面变得更加方便和高效。档案信息化建设的资源共享功能，促进了信息资源的互通和共享，为各个领域的工作提供了更丰富的数据支持，推动了知识的传播和创新的发展。

三、电子档案管理与档案管理信息化建设策略

（一）加强基础建设

在电子档案管理与档案管理信息化建设过程中，强化软硬件建设工作至关重要。企业应该确保硬件设施具备较高的配置，并积极开发相关软件，逐步完善电子档案管理信息化系统。所有软件系统应该实现标准化，使得在数据信息输入过程中，档案目录和全文能够实现数字化管理，并对归档格式进行统一管理。档案管理人员应该录入相应的电子档案，以确保满足使用者的实际需求。此外，为了提高档案管理的安全性，还应该进行相应的密级设定。用户在查询档案信息时，需要按照相关流程进行操作，以确保档案信息的安全性。

（二）完善档案管理制度

在企业档案管理信息化建设中，应当依据国家相关标准规定完善档案管理制度。档案管理人员应结合企业实际情况和管理工作特点，根据行业标准科学管理档案资料，以提高档案管理的质量。在录入相关信息时，必须确保准确性，只有这样才能使档案内容更可靠，充分发挥档案管理的重要价值。此外，针对档案管理制度，应进行完善，明确档案管理人员的工作内容和职责，并采用责任制管理模式，强化工作人员的责任意识，以便在出现问题时能够找到相应的责任人员。通过这种管理方式，可以使档案管理工作更加规范，确保满足档案管理的需求。通过完善档案管理制度，可以提升档案管理的效率和质量，进一步推进企业的信息化建设。

（三）加强档案安全管理

在档案管理信息化建设过程中，加强档案安全管理是至关重要的。为避免档案资源丢失等问题，需要采取有效的安全保障措施。第一，相关机构应重点保障硬件设施的安全，指定专人负责设备巡检和维护保养，定期检查网络和服务器的运行情况，及时更新档案日志，并采取有效的处理方案来应对异常情况。第二，应大力加强数据备份中心的建设，制定各类应急处理方案，以最大程度地规避线路、环境和设备故障等因素引发的档案数据丢失。第三，需要加强网络安全管理，合理设定档案访问权限，并依托网络平台构建在线报警系统，以便及时处理各类安全事件。第四，加强内网和外网的防火墙建设，不断优化和调整防火墙技术，提升安全访问的综合控制力，确保外网和内网之间的物理隔离。第五，明确用户操作权限，引入身份认证等技术，对关键技术和档案实施防盗密码加密处理，并对各类安全事件进行追踪排查，以有效清除各类隐患，最大程度地保障档案资源的安全。通过加强档案安全管理，可以有效防范安全风险，保护档案资源的完整性和可靠性。

（四）提高档案管理人员个人素养

为了提高档案管理人员的能力，可以采取以下措施。首先，组织相关培训和学习活动，包括档案管理理论知识、信息化技术应用、档案法规政策等方面的培训，以提升他们的专业知识和技能。其次，建立健全的绩效评估和激励机制，通过考核和奖励来激发档案管理人员的积极性和责任心。第三，鼓励档案管理人员参与行业内的交流与合作，通过与其他机构的经验分享和学习，不断提升自身的专业水平。第四，提供必要的工具和资源支持，如提供先进的档案管理系统、设备和软件，以提高工作效率和质量。最后，建立良好的团队合作氛围，鼓励档案管理人员之间的互相学习和合作，共同解决问题和提高工作能力。通过这些措施，可以有效提高档案管理人员的能力水平，提升整体档案管理工作的质量和效益。

四、结束语

综上所述，电子档案管理与档案管理信息化建设是现代企业管理的重要组成部分。通过强化软硬件建设、完善档案管理制度以及加强档案安全管理，可以实现档案管理工作的高效、规范和安全。同时，提高档案管理人员的能力也是关键所在。只有不断提升专业知识和技能，才能适应信息化时代的档案管理需求。通过这些措施，企业可以更好地利用电子档案管理系统，提高工作效率，优化资源利用，实现档案管理的现代化和信息化。电子档案管理与档案管理信息化建设的成功实施，将为企业的发展和创新提供有力支持，推动整个行业的进步与发展。

参考文献

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