基于财务共享模式下的RPA技术应用与探索

基于财务共享模式下的RPA技术应用与探索

张歆悦

上海国际机场股份有限公司 201207

近年来不仅是央企，许多国内大型企业都纷纷向财务智能化转型看齐，积极探索如何将新兴技术应用在企业的财务管理工作中。推广财务共享服务模式可为财务数字化转型做好前期铺垫，为其实际应用提供数据、组织与管理三层次的基础。RPA本质是模拟人类工作习惯的流程自动化软件，与财务共享中心的工作内容与特点有着天然的契合，逐渐成为数字化转型的重要推手。本文以财务共享模式为背景，讨论RPA应用的适配性与场景，人机交互的工作方式及可分享的建议与展望。

关键词：财务共享中心 RPA机器人 业财融合 流程标准化

一、引言

2022年3月国资委发布了《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》，明确指出中央企业要将数字技术与财务管理相结合，积极推动企业财务管理智能化转型。为响应上级主管单位的要求，如何推动新兴信息技术与管理会计进一步深化融合成为了各基层单位的首要任务，并以此为契机将传统的会计核算工作向现代化的财务管理方式转变。自2013年以来，财政部、国资委等监管机构多次在不同场合实质性地提出意见建议，提倡国有企业根据自身情况，建设应用共享模式，加强管控、防范风险并提升效率。财务共享服务的概念一时间在许多大型企业间方兴未艾。在财务共享中心的具体组织运作管理过程中，我们逐渐发现，若要进一步实现财务对业务的快速响应、成本费用精细化管理、会计信息质量提升，财务核算智能化是必经之路。如何利用现代进步的信息技术手段高效处理、风险管控是财务管理的重要课题。

随着人工智能技术的不断突破与编程算法的日益精进，机器人逐渐在各个领域崭露头角,参与人们的工作与生活。RPA（Robotic Process Automation）直译为机器人过程自动化，它可以模拟人类行为以更低的成本、更快的速度和更高的精度，执行重复密集的操作。2017年以德勤为代表的“四大”会计师事务所着手使用融资机器人和过程自动化解决方案，这标志着此项新技术已在财务领域初露锋芒。财务机器人的援用可为财务共享体系下的会计核算、会计管理打开新的局面，新思路与新模式带来了新的活力，与此同时也推动了财务共享中心及其他相关业务流程向标准化、专业化、自动化的方向迈进，更好地发挥财务团队的价值创造，进而提高企业整体的核心竞争力。

二、RPA财务机器人的功能及优势

RPA是以软件机器人和人工智能为基础的业务过程自动化科技。根据预先设定的自动执行脚本，利用模拟鼠标和键盘，通过整合用户界面，识别和执行工作流，模仿人工操作电脑，从而实现业务的自动化处理。随着大数据与云计算的发展成熟，RPA技术越来越广泛地应用于各行各业，财务领域成为其重要分支。

RPA的设计特点决定了其在处理大量重复性、规则明确的工作上具有绝对优势，主要可实现以下四项基本功能：一、数据检索与整合；二、信息跨平台的上传与下载；三、数据加工与分析；四、信息监控与输出。相应的优势也非常鲜明：一、错误率低，机器根据指令工作，较之传统的人工作业，正确率的提升不言而喻。二、持续工作，RPA可以7x24小时不间断地操作处理，耐受度高，大大提升了日常财务工作的效率。三、安全可靠，财务工作中涉及许多敏感机密信息，使用RPA可避免因人为数据泄露而造成的损失。四、非侵入式，RPA是配置在原有财务应用系统之外的外挂软件，因此无须更改当前的任何程序，基于现有的IT结构就能做好相应部署。

三、RPA财务机器人对财务共享中心的影响

1、进一步控制成本

企业内部采用共享服务模式本就是一种集约型的降本增效举措。财务共享中心的成立将企业内各分支机构中分散的、高度重复的会计核算及相关财务工作整合，集中到一个具有独立经营管理能力的组织中进行作业，为整个企业提供标准化无差别会计服务。共享用其专业化的优势，对日常账务进行统一处理，以此达到规模化优势。资源整合的过程实现了企业的财务管理成本控制。在此基础上将RPA 财务机器人应用于财务共享中心，取代了内部重复性高、规则性高的人工操作，使部分财务工作流程自动化，解放了相对应的劳动力，释放出的人力资源可以在其他财务工作领域中创造更多价值，降低人力资源成本。

2、提升效率与效果

财务共享中心模式多内设于大型集团企业，共享财务的工作常态是工作量大、内容繁杂，面对发票校验、账款核销、银行对账等基础工作，虽然内容比较简单，但难免因枯燥重复，发生人为的失误。RPA “不知疲倦”的属性从本质上规避了这一问题。机器人可以对数据进行自动化批量处理，在速度和准确性上较之传统的手工录入有着质的飞跃，总体上帮助财务共享中心在日常工作中实现了效率与效果的双重提升。

3、加速数字化转型

    在RPA机器人落地的过程中，为实现其预期的效果，第一步就是将拟应用场景中的“非标”流程标准化，这实际上就是对企业自身业务的一次梳理，是提升财务标准化水平的试炼。只有在源头上规范作业、统一口径、提高数据质量，才能增进数据的可利用性、可分析性。通过财务信息系统与业务系统的高效互联，以财务数据标准化推动业务流程标准化，建设基于财务共享平台的全价值链业财融合管理体系。

四、RPA财务机器人应用场景及工作方式

1、费用报销类业务

费用报销是财务共享中心的典型基础业务，同时也是RPA财务机器人使用最为广泛的场景，此类业务具有金额小、业务量大、环节繁琐、伴随大量发票、耗费大量人力的特点。基础的报销流程可分为四个环节，合规判断、发票验证、支付款项、凭证记账。这每一个环节只要在输入了相应指令后，都能降低人为参与程度。例如先将报销审核规则提前录入系统，机器人根据内设逻辑判断是否违规超标，接着自动汇总识别原始入账发票上的金额进行复核，同时识别发票真伪并判断是否有重复报销的情况，待审批校验通过后自动支付并生成会计凭证。

2、银企对账类业务

银行流水与企业日记账的核对是必不可少的财务日常工作。RPA机器人可根据指令，定时自动下载银行对账单与对应的企业银行日记账，在按照一定对账规则的基础上进行银企智能核对，并将结果以余额调节表的形式自动生成。与传统对账方式相比，减少了财务人员切换登录不同系统，下载核对的时间，单次操作虽然看似不起眼，但每月每个账户都要在相对集中的时间节点内频繁操作，着实为一项繁复的工作。RPA的应用从源头上提高了基础数据的获取效率，基于明确的规则进行对账操作，可有效减少人工参与，对账人员只需核对未成功匹配的部分数据即可。

3、涉税管理类业务

在财务部门工作的税务助理，基本是以月为周期，循环往复地纳税申报、年检、管理增值税发票、编制税务统计报表、申请报批税收优惠。长此以往的单调枯燥工作不仅会埋没员工的创造力，影响工作积极性，更有可能因单一雷同而疲态尽显、放松警惕、忽略内在风险。目前RPA在智能报税领域的应用有一定成果，例如机器人可通过预设的脚本登录财务核算系统，提取所需账目，并对其中数据加以分析，再批量导出待认证增值税数据和财务数据，为纳税申报做好准确工作。同时机器人还可完成数据生成、批量报税、申报结果采集、申报结果分析等系列一站式自动化纳税申报工作。各企业在实务报税时，申报时间过于集中，税局网站访问过载，往往导致页面加载慢，申报效率低的情形，RPA机器人以其无休的工作特性，还可有效避开系统拥堵，错峰完成申报工作。

4、预算管控类业务

全面预算管理是一项综合性、体系性、战略性、整合性的工作，近年来因其具备全面控制能力而备受推崇，几乎是每个企业的重点财务工作。RPA的引入可根据设定的预算管理模式，按年规划预算、按季滚动预算、按月调整预算，对预算执行的每一步进行监控，实时关注各报表科目的异动，收入利润的完成进度，成本费用的使用情况。RPA还可以定期编制执行情况报告，并与市场数据和历史报告信息进行对比，向报表使用者提供风险提示。

除上述典型场景外，在日常的单据填报、往来核对、应收核销、报表生成、数据分析等诸多业务中均可以有RPA施展的舞台。更为重要的是，只有在实际人机协作、人机协同的过程中，才能进一步挖掘出更适合企业自身的应用方式。

五、建议及展望

1、加强顶层设计，形成战略性部署

财务机器人虽说主要是为了财务服务，却又不单单是为财务而存在。共享模式下，财务条线的工作逐渐演变成三段式的结构，“本地的业务财务、共享的核算会计、管理的经营分析”。在RPA推广和实施的过程中，应从顶层设计入手，构造多层级多维度的财务管理体系。不仅要充分考虑到三阶段财务角色各自的需求，还要对可能影响到的业务流程，业务人员进行充分调研。为保证RPA运行的效率与效果，企业应成立以总会计师为组长、各管理与业务部门负责人为组员的专项领导小组。并由财务部门牵头，各部门核心成员参与，时时推进工作、反馈问题、解决矛盾。

2、增进业财互动，推进标准化建设

因企业内部分工及组织架构设置的缘故，信息在不同部门之间流转可能不畅，日常经营统计决策时，不同部门提供的数据往往由于“口径”不同而大相径庭。久而久之“数据孤岛”的形成，严重影响了经营决策的时效性与准确性。随着PRA的推广落地，我们强烈感受到将企业的业务流程、财务流程、管理流程有机融合迫在眉睫，用信息与数据突破部门与专业的壁垒。传统模式下业务是头，财务尾。业财融合则讲究财务既是终点又是起点，在流程标准化的建设下，提高数据的可利用性，做到财务与业务从形式到实质更深入地交织。在创建财务智能化场景时，加强各类流程的标准化建设，我们常常提及的财务数字化转型，真正的源头还是在业务端，这是一项逐步推进、持续优化的系统工程，不是财务共享中心一个部门，或是经营决策团队可以一蹴而就的，需要从源头的业务端，自下而上进行梳理，再自上而下还原反哺。在具体的场景中，根据业务运行的特点特征，按照标准统一的要求，内嵌优化与企业未来发展更匹配适用的流程。

3、营造学习氛围，培养复合型人才

“阿法狗”围棋大战仿佛还是昨天的新闻，物联网、区块链是时下最新的热点，AI到底会不会取代人工，我想这就如百年前的工业革命，科技进步会减少部分劳动岗位，但是不会替代所有的人工。面对这一系列的变化与革新，我们要成为那个掌握工具的人。对于企业内部而言，数字化转型是一种需要被营造的文化氛围，提高员工的积极性，让其顺应数智化发展，转变工作思维与模式，才能使人机更好的协调互动。在RPA项目真正落地的过程中，我们发现，虽然有外部厂商的专业辅导与经验推广，但是最了解企业经营需求，最贴近企业工作实质的还是我们自己的员工，在了解业务，了解财务的基础上，还要会用机器人，善用机器人，这是人机协同，相互赋能的过程。人工智能的不断发展使财务人员从繁琐重复的基础工作中解放出来，同时也给财务人员带来了更新更强的冲击与挑战。

参考文献

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