数字化档案管理与档案服务工作模式研究

数字化档案管理与档案服务工作模式研究

向琳

湖南人才市场有限公司，湖南  长沙  410000

摘要：档案具有良好的调用价值与法律价值，其管理工作对社会的和谐稳定发展具有重要的价值。在时代快速发展的今天，信息技术及其衍生的各类技术手段被广泛应用于各个行业及领域当中，皆取得了理想的成果。基于档案管理工作的重要意义，相关部门应积极实现档案管理与服务工作的数字化转型。本文将对是数字化档案管理工作的内涵与特征做出分析，并通过寻找传统档案管理服务工作中存在的不足，结合信息技术、提出数字化档案管理与服务工作的路径，望促进档案管理服务工作的高质量发展。

关键词：数字化；档案管理；档案服务

引言

数字化档案管理与档案服务模式是一种新型的工作模式，相对于传统的档案管理工作而言，具有提升工作效率与服务质量的效果，将成为该项工作未来的发展趋势。在具体的工作当中，相关工作人员通过信息系统构建数字档案资源储存信息库，做到将相关档案资料原始、完整、持久、海量的储存，同时提升工作的便捷性、规范性与安全性，高度符合新时期国家对档案管理与服务工作的要求。鉴于此，相关人员需积极寻找以往档案管理与服务工作中存在的不足，并以此作为突破口，对数字化档案管理与服务工作做出完善与优化，发挥档案管理与服务工作的重要价值，促进国家各项事业的发展。

1、数字化档案管理的内涵及特征

档案管理隶属于党和国家，是受到法律法规保护的事业，真实记录着国家机构、社会组织以及个人所从事的政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各类活动，记录方式有文字、图表、声像等不同的形式。 传统的档案管理工作主要以人工的方式进行，对档案进行收集、整理与鉴定，并在此基础之上，对其做出编码、归类和储存，以为相关单位与个人提供查阅服务。人工的档案管理方式往往很受时间与空间的限制，在提供服务时需要耗费的时间较长，且随着档案的不断增加，管理与服务便会愈发困难。同时，传统的档案主要是纸质形式，且大多数档案都没有进行复制备份，不但在使用率上受到限制，且容易发生破损、丢失等问题，安全保障系数较低。数字化档案管理则是与信息技术为依托，采用扫描、压缩、转化等方式对档案进行录入与收集，且通过信息技术的支持，能够实现信息共享，使用者能够快速地查找并应用档案资料，且不需要有储存空间上的要求，能够将数字档案馆变成单子化信息平台和海量资源库，促进档案管理与服务工作走向现代化发展方向，其价值能够得到最大化发挥，并从根本上促进国家各项事业的发展。

2、传统档案管理与服务问题分析

若想实现档案管理与服务的数字化发展，应对传统工作中存在的问题进行分析，唯有找到以往工作当中存在的不足，才能够明确数字化建设的价值，并在实现数字化发展的道路上对此前存在的问题进行调整。结合以往的工作经验，笔者认为传统档案管理工作的不足之处主要体现在以下三点：

2.1档案书写分类问题

传统的档案管理工作主要由管理员以人工的方式操作，以手动的方式对资料进行收集、整理和编码、归类。众所周知，档案数量十分庞大，这就导致管理员在书写的过程经常出现字迹潦草的现象，其很容易出现工作上的疏忽，总的来说，传统的档案管理工作受管理员主观意识的影响较强，导致工作方式并不科学与规范，档案服务的质量也就达不到标准，影响着档案的正常应用。

2.2档案查找阅读问题

在对纸质档案进行保存的过程中，由管理人员对其进行分类和储存，若需要调取相关档案，则需要通过索引进行查找。但是，随着时间的推移，档案的数量会不断的增加，这就使得管理员容易出现放置错误的现象，再次查找档案时便会出现问题。另外，纸质档案在应用的过程当中很容易发生破损和丢失的问题，影响着档案管理工作的开展。另一方面，大量的档案在固定的空间之内进行保存，很可能会受到潮湿或蛀虫的影响，导致档案出现问题，从而影响档案的应用，这些都是档案管理中存在的问题。

2.3档案的安全性问题

传统的纸质档案大部分为孤本，很少会有档案馆能够将档案进行多本保存，这就使得档案管理的安全系数较低。另外，若有多个单位或多名人员同时需要使用档案时，档案也没有办法做到信息共享，这就会对使用者造成一定程度的影响[1]。不仅如此，纸质档案受自然因素影响较大，若发生火灾、发水等现象时，档案的安全性也会受到威胁。

3、数字化背景下档案管理与服务

档案管理工作从整体上而言能够概括为两个方面，一方面是对档案的收录与保存，另一方面是对档案的使用，也就是所说的档案服务。在信息技术的加持下，相关部门及工作人员应当从以上两个当面对工作进行优化，以提升档案管理与服务工作的质量与效率，具体应做到以下三点：

3.1优化信息收集录入方法

数字化档案管理与服务工作的开展，务必要实现从纸质档案向数字化档案的转化，这是一项较为复杂与庞大的工作。对此，工作人员需要对信息技术进行深入的学习与研究，通过计算机技术、电子扫描等方式录入档案，并对其进行储存

[2]。同时，为保证数字化档案的安全性，在录入档案信息的同时，还要对其进行加密处理，这是提升档案管理与服务品质的前提。

3.2坚持执行以人为本原则

档案管理与服务的数字化发展是为了提升该项工作的质量与效率，而最根本的原因便是能够提供更高质量的服务，满足新时期使用者的应用需要。因此，在开展数字化档案管理与服务的过程中，要始终坚持“以人为本”的原则，根据使用者的实际需要，建立信息共享平台，并通过网络与使用者进行交流，以保证使用者能够在第一时间查找并应用档案。这就需要相关工作人员提升对自身专业的要求，积极学习计算机、网络技术等现代化技术，提升自己对各类信息系统及软件的应用能力，这样才能够保证服务的质量[3]。具体可通过技术培训、线上学习等方式进行，唯有专业的知识作为后盾，数字化档案管理与服务才能够满足人们的需求。

3.3充分挖掘信息资源含量

从根本上而言，档案本身具有极强的本真性与增值性。所谓本真性，指的是每一份档案都是真实的历史记录，所以即便是在数字化档案管理模式之下，也需要对档案的原件进行保存。对此，相关工作人员可通过原件扫描的方式，将档案原件以原本的形式直接呈现在网络当中[4]。这样不但能够提升档案的可靠性，让使用者直接阅览原件，还能够保证档案资料的安全性与共享性。所谓增值性，指的档案资源当中所蕴含的知识内容具有可挖掘的潜质。例如，在钓鱼岛事件当中，便会学者通过对档案的研究找到回击日本的铁证。这就需要工作人员在收录档案时要考虑到档案的增值性，对其内在知识与内涵进行挖掘，以为使用者提供更加全面的服务。

4、结束语

综上所述，数字化档案管理与档案服务是时代发展的大势所趋，是新时期党中国家对该项工作的必然要求。相关部门及工作人员需积极调整思想观念，明晰时代的发展趋势，明确自身的工作价值，积极实现由传统模式向现代化发展的转变。同时，不断在实践当中寻找经验，持续对数字化档案管理与档案服务工作进行优化与完善，提升工作的质量与效率，促进档案管理与服务工作的开展。

参考文献：

[1] 陈玲. 王传志. 雷浩. 数字化背景下学校档案管理模式与传统档案管理模式对比研究[J]/ 2020年中小学教育减负增效专题研讨会. 中国管理科学研究院基础教育研究所， 2020.(001):07.1002-1003.

[2] 吴丽珊. 朱波. 郭建. 探索企业电子文件到电子档案全程数字化管理的新方法——三层结构的数字档案信息资源管理平台研究[J]/ 2019年档案工作者年会. 0.2019.(013):3056-3058.

[3] 李映天， 张伟. 数字背景下管理保障档案数字化安全的研究与实践[J]/ 数字档案室建设学术论坛. ；辽宁省档案学会；;, 2019.(003):P.105-106.

[4] 王健. 王淑芳. 金志明. 关于档案管理与服务工作数字化优化模式的探讨——档案数字化对象之优化鉴选[J]. 档案学通讯， 2020(1):04.356-356.