工程档案管理中存在的问题及优化策略

工程档案管理中存在的问题及优化策略

肖笛

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摘要：现代建筑产业发展下工程档案工作涉及多方面内容，为发挥档案管理的价值和优势，做好档案管理创新意义重大。文章对工程档案管理进行分析，探讨工程档案管理中存在的问题及优化措施。

关键字：工程档案；档案管理；管理问题；施工档案

引言

建筑工程项目档案是记录工程施工全过程的原始记录，是工作查考的最有力资料，也是城市记忆的重要组成部分，做好工程项目档案管理意义重大。新时期，随着简政放权、一次办好等改革的深入推进，信息化技术的引入，从根本上改变了传统建设工程档案管理模式，建筑工程行业的高速发展，也提高了对档案管理的要求。因此，需要将信息化建设融入建筑工程档案管理的全过程，提升档案管理的质量和效果。

1工程档案管理的理论基础

工程档案管理是对建设工程项目进行信息的收集与整理，并将这些资料运用于项目的建设过程，为后续工作提供参考依据。在实际操作时应注意以下几点：第一，工程档案管理内容复杂多变且种类繁多，其中涉及的项目类型众多，在进行文件的收集与整理时应做好分类管理。第二，工程档案材料具有一定数量和质量要求。不同种类以及规格，对其性质有着不同程度的要求，从而使得工程建设过程中所需要使用到的资源也不相同。工程档案管理的内涵是指对建设工程项目中所涉及的所有资料进行记录，并通过整理、分类，形成文件。工程档案具有以下特点：第一，内容广泛。包括了建筑施工单位和其他相关部门以及有关人员之间在建设过程当中产生的一切活动。第二，数量丰富性与真实性相结合。第三，信息量大且复杂多样等特征。建设工程项目中所涉及的所有资料都有其自身存在意义，其中包含大量不一样或者是特定属性。工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理和验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像和图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和城建部门的共同要求。达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作，建立工程档案工作的目的是更好地完成现实与历史的重任。

2工程档案管理工作中存在的问题

就当前而言，我国的大部分施工单位对工程档案管理工作的重视程度不足，疏于工程档案管理制度建设。由于缺乏新的完善的工程档案管理制度，在很大程度上影响了工程档案管理工作的创新发展。此外，工程档案管理人员的素质良莠不齐，大部分工程档案管理人员没有档案专业教育经历，再加上档案管理部门在工程项目建设过程中处于相对的弱势，开展工作有一定的难度。在数字化时代，各施工单位开始重视管理信息化系统的建设工作，引进了相应的管理模式和管理技术。我国相对于发达国家而言，数字化管理的起步较晚，因此当前依然存在大量的施工单位采用传统的管理理念和管理方式进行工程档案管理的情况。此外由于管理理念落后，在很大程度上影响了施工单位信息化平台的建设，对工程电子档案的管理带来很多不利的影响。由于对数字化技术的优势认识不到位，大大降低了工程档案管理工作的效率。就管理技术层面而言，施工单位的信息化建设水平较低，具体表现为：第一，施工单位构建的数字化管理相关软件和硬件设施不达标，影响了后续工作的开展；第二，难以正确把握纸质档案和电子档案之间的存储关系，存在一定的安全隐患；第三，施工单位对于档案数据库建设的投入不足，不仅影响了档案信息化建设的进程，甚至还会造成档案资料的损坏。

3工程档案管理的优化措施

3.1构建档案数据库

在建筑工程档案信息化管理实现与强化过程中，应构建档案数据库，用于规范档案信息化实现过程。档案数据库的构建应基于建筑工程的全过程管理流程，在档案数据库构建之前，应按照规章制度构建与建筑工程相匹配的存储模块，运用数据库管理档案时，借助搜索引擎形成追踪检查信息存储模块，用于检查与追踪档案存储模块内信息，对于建筑工程推进期间所产生的各类数据信息，可按照上文所提到的信息化管理模型思路确定档案类型，以此确保建筑工程数据信息可存储至对应模块内。为实现建筑工程信息化档案规范管理，应统一档案信息格式，旨在借助统一的档案信息格式提高管理工作规范化程度，并为档案检索、查询、应用奠定基础。应从不同渠道整理资料数据，并借助扫描功能将传统纸质文件转化为电子数据，以便档案信息存储。例如：统一归档建筑工程进度方案、设计图纸等文件资料时，按照资料信息分类存储到数据库内，按照全过程管理结构进行分类存储，便于后续查找应用。档案数据库的构建有助于建筑工程档案信息化管理工作的开展，使档案应用更为便捷，可在一定程度上提升档案利用程度，以此切实发挥出档案信息化管理工作对建筑工程的推动作用。

3.2采取有效措施，提高档案管理人员的素质

档案是记录信息的载体，档案管理人员只有充分了解工程档案的内容信息，才能更好地发挥工程档案的价值。另一方面，档案管理人员在日常的工程档案管理工作中，要做好档案的收集、鉴定、整理、分类、保管与利用工作，在各环节的工作中，只有具备了良好的档案专业知识，才能及时发现问题、解决问题，避免给档案的损失。档案管理人员还要了解和掌握工程档案管理工作相关法律法规、行业标准，及时关注相关法规政策的变化与调整，主动接收工程档案管理的最新信息，避免工程档案管理工作出现滞后、脱节的现象。从工程档案管理工作的对象、基本任务和工作方式来看，工程档案管理工作具有鲜明的服务性特征，因此要求档案管理人员要对工程档案管理工作保持足够的热情，做到无私奉献、积极主动、热情周到，不断提升档案服务质量和服务水平。档案管理人员还应树立良好的服务意识，通过为各方面人员提供高效便捷的档案利用服务，更好地实现自身的价值。

3.3积极引入新技术，创新管理

全面提升工程档案资料管理水平，需要积极利用计算机技术、信息技术等优势，构建出信息化、数字化档案管理模式。在具体实践中，档案管理人员只有树立正确的信息化管理思想、掌握信息化管理方法，才能逐步构建相应的管理模式，依托网络，借助计算机建立健全工程电子文件类的资料，进而逐步实现标准化、信息化。分析工程档案形成整个过程，不难发现，从立项到竣工验收，当中涉及的档案资料及内容都是由不同单位产生，因此，为了保证各个单位、部门、人员能够良好沟通，工程档案管理部门应当有计划地搭建数字化网络平台，为各方提供网络共享空间。这种管理模式不仅可以提高管理效率，而且也能够减少劳动成本持续输出。档案管理人员可以借助信息化平台，发挥出档案管理信息系统的作用，高效利用档案资源管理数据库，对工程档案进行动态化管理，从而保证档案信息服务的高效性。

结语

综上所述，在建设工程项目管理中，建设单位的管理人员应明确工程档案管理工作，并积极配合相关部门进行有效处理。建设项目的管理者要以施工现场为基础，开展有效的档案管理工作，引入先进技术，推动档案管理工作的信息化、现代化发展。

参考文献

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[3]张琬.加强工程档案管理对促进工程质量的作用探讨[J].办公室业务，2018(24):126-127.