高速公路机电信息档案管理系统

高速公路机电信息档案管理系统

庄严

510921198909221938 四川 成都 610000

摘要：随着社会经济、科技等水平的不断提升，高速公路信息化建设脚步逐步加快，新型设备与系统不断增加，机电技术人员的工作量也在不断提升，这对机电业务管理部门是一项巨大挑战，因此如何对机电工作进行高效管理，成为机电管理部门面临的难题。通过信息化手段，将各项碎片化工作进行有效整合，实现全体人员协调联动机制与资源共享体系，将大大提升整个机电管理部门的综合能力和工作效率。

关键词：高速公路；机电信息；档案；管理系统

中图分类号：U416

文献标识码：A

引言

高速公路机电信息档案从高速公路建设期开始到运营管理时期，一直贯穿整个高速公路生命周期，其作为机电信息日常管理的重要组成部分，也是高速公路机电信息建设过程中施工管理、工程质量检验、竣工验收、日常维修的重要依据，为日后的运营、管理、扩建、新增升级项目提供了准确的信息，避免了时间和资源的浪费。机电信息档案内容主要包括建设期机电信息资料、运营管理期新增机电信息项目、定期维护管理资料、日常养护资料等文件、图纸、照片、音频等各项文件。随着高速公路机电信息化、数字化的不断发展，高速公路运营单位需要加强机电信息日常管理，实现高速公路机电信息档案管理。

1高速公路机电信息档案管理存在的问题

1.1档案室基础设施落后

在对机电信息档案管理过程中，档案管理的基础设施和环境对档案管理工作的高效合理开展有着十分重要的作用。当前，档案室普遍只是在房间内放置档案柜，档案室无阅读场所、档案柜无明确分类标记。档案室门禁为简单的机械门禁锁，同时机电信息档案缺乏单独、统一管理，通常与公路养护档案、消防档案一并存放，档案材料放置房间较多，缺乏专业管理人员收集、汇总和整理档案。

1.2档案信息数字化水平欠缺

高速公路机电设备信息化发展迅猛，而机电信息档案还普遍停留在纸质档案中，电子档案缺乏统一收集管理，结合当下曰常使用，纸张档案的弊端越来越明显，査阅速度慢、易丢失、易损坏、管理效率低等。高速公路机电信息管理部门，作为高速公路发展信息化、数字化建设的具体实施部门，工作人员已经具备了必要的知识和专业技能，有着比其他部门在专业领域上更加优势、便利的条件来发展数字化、信息化档案管理系统，更应该试点实现全周期数字化管理，同时机电信息档案类型种类多，涵盖范围广，包括文字材料、图纸、照片、音视频等，便于后期数字化建设各项工作的推广和应用。

1.3现有档案管理系统存在一定局限性

现有信息档案管理工作采用扫描仪，扫描至文件按目录文件夹的方式进行档案电子化管理；或是采用补录方式，在手工编制原始材料签字后，再输人至电子文档进行电子数据存档ｍ。这些操作不仅加大了档案管理强度，档案检索的复杂性也大大增加，同时档案保管与使用的安全性也受到影响。

2高速公路机电信息档案管理系统建设

2.1智能门禁系统

针对档案室无人值守，无进出管理登记的情况，通过建立智能门禁系统可有效解决这一难题，智能门禁系统包括门禁识别系统、门禁管理系统两个部分组成。智能门禁设备中的门禁识别系统可以通过人脸、刷卡等方式识别开锁，当档案使用人员通过人脸、刷卡识别并打开智能门禁时，门禁管理系统会自动生成通行数据记录并储存到门禁管理系统数据库，根据需要可以生成进出档案室进出台账、统计表，进一步提高机电信息档案室安全性。

2.2智能监控系统

现有的机电信息档案室内监控设备单一且不完善，只能通过计算机对指定摄像机进行手动方向调整，进而观察整个通信机房的运行情况，由于档案对存放环境要求严格，并且涉及保密文件，后期如有问题调査取证难度大，导致档案室存在着一定的安全隐患。通过建立智能监控系统，对原有的监控摄像机进行升级，釆用人体识别智能追踪摄像机，该设备可以自动识别人体活动，并调整角度进行追踪摄像，实现机房内监控不留死角，当有工作人员进入档案室操作时，可有效远程对工作人员在档案室内作业进行监控并备份，提高工作效率和管理水平。为了更好地对档案室环境进行全面监控，本文探索建立智能监控系统，通过使用计算机软件集成的方式，提升机电信息档案的智能化和安全化。

2.3档案上传系统档案

上传系统，联动计算机电脑、扫描仪、打印机等硬件设备，内设辅助上传模块。辅助上传模块是通过借助于机器学习和数据挖掘算法，对电子档案建立相对应类别的编码、检索、立卷和标引等；对于纸质版档案，直接采用扫描仪电子扫描，将纸质档案转变成电子档案，借助辅助上传功能分类存储在管理数据库和档案室当中，形成电子索引。由于图纸、照片、音视频等档案材料复杂多变，本文只针对于普遍且大量存储的文字电子档案进行研究。辅助上传功能，是借助于机器学习，机器学习的广义定义为计算机程序通过经验来提高任务的处理性能的行为，准确定位：对于某类任务Ｔ和性能度量Ｐ，如果一个计算机程序在Ｔ上以Ｐ衡量的性能随着经验Ｅ而自我完善，那么我们称这个计算机程序在从经验Ｅ中学习。经研究表明，机器学习能够通过对大规模数据的学习发现潜在规则气辅助生成编码等信息。

2.4借阅管理系统

借阅管理系统为了提高安全性釆用分层分类设计，为了简化流程下设四个子模块。子模块包括：档案査询、档案借阅、涉密档案、档案管理四大模块。由于各个模块之间相互独立运行，可以有效避免错误的产生。同时，各模块能实现之间的快速联动，方便信息传输。档案査询模块是基于电子档案检索平台，能够根据需要方便开展档案检索工作，检索过程中只需要提供档案号、提名等内容，相关档案信息就可以直接在数据库中査询并呈现出来，档案检索效率可以得到非常大的提升，能够有效满足档案使用人员的需要。档案借阅模块联动档案査询模块，当档案使用人员想借阅有关文件、材料时，在档案査询结果中进行借阅，同时可将电子档案进行打印，便于档案文件使用管理。

2.5加快公路档案信息库建设

首先，为进一步加强公路档案管理的信息化水平，管理人员应当充分了解档案信息的数字化工作。管理人员需要及时转变传统的纸质档案管理模式，通过电子档案的方法进行档案信息的保存与处理。电子化的档案可以有效避免纸张浪费以及档案损坏、档案调取麻烦等诸多问题，切实提高档案管理工作的效率。其次，在运用电子存档模式的同时，管理人员还需要加快公路档案信息库建设，从而满足档案信息资源开发、存储、利用、共享等需求。针对档案信息资源进行补充和更新，便于管理人员的档案接收和管理。最后，档案管理人员还要对数字化的技术系统进行规范和完善，保证档案管理系统内部能够快速实现互联互通。

结束语

高速公路机电信息档案管理系统作为机电信息全周期数字化发展的必经之路和运营管理的关键，应从门禁、监控、上传管理、借阅管理等全方位综合考量、优化设施，继而探寻高速公路机电信息档案管理系统的最佳实践方案。本文通过现状分析，探讨了高速公路机电信息档案管理系统的具体实施方案和措施，对管理系统界面进行了初步设计。同时，根据实际需求进一步优化和完善管理系统界面，规划具体实施功能，创建面向高速公路数字化建设的档案信息数据库集合，为提升高速公路数字化建设管理提供有力的支撑和保障。

参考文献

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