数智时代企业档案工作创新路径探析

数智时代企业档案工作创新路径探析

陈丽红

河北省承德市双桥区人民政府西大街街道办事处 河北 承德 067000

摘要：伴随着信息技术的迅速发展和广泛运用，我国各行业有了新的发展机遇和额发展方向，为我国基础建设贡献力量。现代企业的数字化转型可以理解为数字经济时代企业借助先进的数字技术实现企业的业绩增长和可持续发展。在数字经济蓬勃发展的大趋势下，企业档案管理部门却面临着全新的考验。

关键词：数智时代;企业档案工作;创新路径

引言

近年来，我国加大对于各行业的发展力度，推动我国提前进入现代化发展阶段，加速我国整体经济的发展进程。随着企业数字化转型进程的加快，企业档案的资产价值日益凸显，企业档案工作的效率和效能亟待整体提升。

1数智时代企业档案工作创新的必要性

企业档案存在的意义即在企业机构内部形成一个共享信息的网状布局，以企业档案管理资源为网络中心向各个信息需求部门的载体扩散，高效、快捷地向每个团体传递其所需要的档案信息，实现全覆盖式的档案资源共享。而图书馆式的档案管理方式，对于追求快速、高效的信息时代，显然已经无法满足其需求，因此企业档案管理逐步向数字化档案管理转型是十分必要的。

2数智时代企业档案工作创新路径

2.1构建完整的信息化档案管理体系

为合理推进企业档案管理与网络科技信息化的协同发展，档案管理部门务必要不断创新档案管理意识，进一步提升档案管理部门对档案管理工作的重视程度，合理监管部门的日常档案管理活动，并不断加强档案管理人员的工作积极性，让他们更深切地了解到档案管理工作对于促进企业档案管理发展的巨大意义，从而形成良性的社会责任感。与此同时，企业也要根据企业档案数字化管理发展和进步的要求，适时调整企业档案管理方式，科学利用当代先进技术装备，积极融入社会信息化发展的新时代要求，及时调整企业档案管理方法，科学运用当代技术装备，融入信息化发展的时代需求，逐步健全企业管理规范与档案保管制度，合理控制专业档案工作者的个人行为，实现企业档案管理的规范发展。进一步完善档案管理法规、进一步完善企业档案保密审查制度、完善企业档案使用制度、规范企业档案工作者的个人责任范围、完善档案评定管理制度、健全档案监督管理制度、健全安全管理制度和消防安全制度等相关规定。完整的档案管理机制，要档案信息真正齐全有效，对于需要更新的及时进行检查自动更新，需要撤销的依照法律规定程序进行核实后才能删除或销毁，重点进行内部安全设施建立，避免了文档的丢失与被盗，重点进行内部监督控制制度的建立，使得档案管理机制得以真正有效履行。

2.2加强档案管理人员培训

在确保企业内的档案管理工作已经形成规模的情况下，应加强对档案工作人员的相关能力的关注，增加对档案管理的资金分配比例；从内部引进和外部学习两个方面来提高有关人员的业务素质和实践技能，拓展档案管理人才队伍，提高其综合素质，使其工作能力与业绩挂钩；通过采取相应的措施，将个人和企业的利益联系起来，促进了档案管理人员的自主学习、管理创新。在提高档案管理人才的整体能力方面，必须根据企业的实际情况，根据不同的岗位特点，制订有针对性的培训计划，使其发挥最大的效用。

2.3数智驱动企业档案工作机制转变

数智时代到来也对企业档案工作的长效机制提出了新的要求。在档案管理体制上，小型企业可将层级制、垂直化的管理模式逐步向扁平化的管理结构过渡，而大型企业可充分借助组织规模的优势，探索建立企业数据档案管理中心等创新型档案知识服务部门，打造协同共享的企业档案工作体系。在档案人员素质上，以数智时代档案工作的转向为依据，提高企业档案从业人员的准入门槛，如将档案专业知识、信息素养水平作为人员考核的重要标准，对档案人员进行系统培训和考核，为企业档案工作机制改革提供支撑。

2.4企业应建立健全的信息制度

在现阶段的时代背景下，企业在保证网络安全方面不仅需对信息技术进行合理利用，还应与有效的信息制度相配合，只有这样才能有效避免发生档案信息泄露的情况。首先，应建立健全机密信息保护制度，在开展档案信息化建设的过程中，企业应该尽量将机密档案的接触者数量控制在较小的范围，并需使用保密协议约束这些接触者，保证他们不会在各种因素的影响下以机密档案谋私利。同时，对所有档案的接触人员，企业都应详细地完成登记工作；其次，建立健全共享信息资源的制度。在企业档案信息化建设中主要目标是共享信息资源，但盲目地共享信息资源可能出现适得其反的情况，企业应与共享信息的过程相结合，将相关的规定融入各个环节中，如查询、复制、传播信息的规范等。以企业档案信息传播为例，企业可制定档案信息加密制度，要求工作人员只能传递已转为密文的档案信息，避免发生档案信息传播过程中被盗取和窃听的情况。

2.5改革创新工作观念

现如今，企业档案管理工作要做到全员参与、多方面推进，为此企业应尽早纠正全体职工对该项工作的传统认识，充分认识到有效推进该项工作的意义，形成合力，以整体提升管理工作质量水平。首先，企业要督导档案室员工认真管理好档案资料，结合实际情况提升档案信息利用的合理性、有效性。在市场经济壮大发展的背景下，我国经济体制改革进程如火如荼推进，现代企业为了实现持久发展，主观上一定要立足于实际状况持续完善与重组各类内部资源。其次，档案管理人员自身要做到与时俱进，紧随企业生产科技水平的提升进程，明确企业运营发展在档案管理方面提出的现实需求，以先进化的管理技术与理念作为支撑，有针对性地改进档案管理工作云运行流程，为企业壮大发展提供可靠保障。最后，在档案管理方面要做到有法可依，要从根本环节合理确定档案分类清单与模板，以此为据编制规范性稳定档案资料管理计划，确保以上过程及结果产出的可视化，以此来确保档案管理工效，一方面能和档案管理早期制定的计划高度契合，另一方面也充分体现出国家法律要求。

2.6信息技术与档案工作的深度融合

信息化与档案工作发生“化学反应”后，各级档案部门正在积极地推动档案信息化基础设施工程、资源工程建设、数字档案馆建设工程、信息共享平台建设工程、资源安全管理以及文档数字化强基工程等。信息化与档案工作通过“化学反应”，形成一个完整的档案工作现代化体系，并不断催生档案工作的新模式、新业态。一个以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型档案数据服务方式正在兴起，它将改变各级档案部门的服务模式和人民群众利用档案的传统习惯。可以预见，信息技术与档案工作的深度融合，蕴含着驱动档案工作现代化的巨大潜能。

结语

由此可见，数字浪潮之下，以企业档案工作提质增效为基点，充分探索企业档案管理过程中面临的发展机遇、现存问题和创新路径，推动企业档案工作高质量、可持续、创新型发展。

参考文献

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