OA系统应用于医院档案管理的问题与思考

OA系统应用于医院档案管理的问题与思考

张璐

内江市第二人民医院   641100

【摘要】当前时代属于信息化飞速发展的时代，医院在开展档案管理工作活动的过程中，应紧跟时代发展的步伐，借助信息化的方式展开管理，为医院档案管理工作提供新的思路，OA自动化办公系统的应用，有利于全面保障档案管理效率与质量的提升。基于此，本文以OA系统应用于医院档案管理作为研究的出发点，分析现阶段OA系统应用存在的问题，提出具体的解决策略，全面推动医院档案管理工作活动顺利实施。

【关键词】OA系统；医院档案管理；问题思考

在医院管理工作开展的过程中，档案管理属于重要的工作内容，是推进医疗活动实施的重要参考依据，同时也是发现内部管理问题的关键所在。在新时期背景下，医疗事业发展速度加快，各大医院扩大经营规模，通过采用数字化信息技术，积极推动内部实现高效管理，已成为医院在发展过程中推进信息化建设的重要目标。OA自动化办公系统，有利于实现信息的高效处理，在实施档案管理中展开应用，可以更好地实现高效率档案数据信息的处理，推进档案资源的管理与共享，整个过程中需要展开全面的创新。

一、OA系统用于医院档案管理存在的问题

OA系统是采用现代化信息技术的理念与网络相结合的新型办公形式，该系统有利于节约纸质资源，推动工作活动朝着信息化的方向发展，在各行各业自动化办公中得到了广泛的应用，已经成为了企事业单位文件归档的主流管理系统，当前在医院实施档案管理的过程中，OA系统的应用仍然存在部分问题。

1.OA系统认识性不足，缺少风险管控

OA办公系统在互联网络时代下，发展速度正在不断加快，应用范围广泛，对推动办公效率的提升有重要作用，属于档案管理创新的重要动力。分析现实情况来看，当前很多医院在实施档案管理的工作过程中，仍然存在对OA系统重要性认识不足情况，应用OA办公系统的使用范围相对狭小，出现O A系统与手工操作的方式同步进行的情况，在认知方面存在偏差，并未发挥出OA系统应用的关键价值。医院的领导在管理医院发展的过程中，将时间与精力放在医疗事业发展、业务水平提升方面，有关于档案管理的重视程度相对较低，新型办公系统建设缺乏足够的资金投入，只能用用传统的办公方式，影响O A系统的应用成效。另外，在信息化发展中，应当及时落实风险防范，避免受到黑客与病毒的侵袭，建立对应的风险防控系统，保证档案数据完整与安全，在实施管理中缺少风险管控档案管理，面临着修改删除泄露的风险[1]。

2.网络搭建不完善，应用操作缺乏规范性

在档案管理工作活动开展的过程中，通过采用OA系统实现数字化管理，确保全面做好档案信息，采集录入归档等各项工作提升工作效率。但是对于医院档案管理工作来说，包含多个不同方面的档案类型，部分档案信息属于保密性信息，在管理方面具有一定的特殊，要求利用现阶段的系统运行模式，无法进行全面的控制，系统覆盖档案相对单一、管理规范性有待提升。比如，部分医院在应用的过程中，并未根据医院的实际情况，对OA系统搭建稳定的网络，使得在系统运行的过程中网速较慢，无法保证安全性，影响正常的工作效率；在系统应用的过程中，更加关注档案的录入和管理，对于后期的归档、使用等多个方面管理不足，并未发挥出O A系统的实质性效果，降低了整体的管理效率[2]。

3.工作人员信息水平普遍较低

OA系统应用于医院档案管理工作活动的过程中，必须要由专业的人员实现管理，一般会由信息系统人员定期进行操作与维护，在日常管理中都要由档案管理工作人员进行实施。对于档案管理工作人员来说，适应了传统的管理方式，对于新型的操作系统应用不熟练，并未经过专业化的培训，在系统使用的过程中，整体工作效率较低，甚至出现操作失误情况的发生，严重阻碍工作活动的顺利实施。现阶段医院档案应用OA系统展开管理，通过采用外包团队的方式，实现系统的开发与维护，医院内部缺少对应的维护工作人员，尽管外包网络技术工程师的水平相对较高，但是有关于医疗专业知识和档案管理方面的内容缺乏一定的掌握，使得在进行档案管理过程中存在相对较多的局限性，负责现有系统管理的档案人员通常是由其他岗位临时转岗，整体综合素质难以做好保障[3]。

二、OA系统应用于医院档案管理策略

通过上述分析可以明显看出，现阶段在医院实施档案管理的过程中，采用OA系统有重要作用，对于推动医院档案管理工作创新发展起到更好的帮助，但在具体应用的过程中，仍然存在多个不同方面的问题，人员综合素质水平对于档案管理的重视程度以及系统的应用与操作等多个方面难以发挥出最优效果。在今后，需结合医院档案管理工作活动的实际，分析OA系统应用的特点，全面展开创新应用。

1.重视OA系统应用，落实风险管控

在医院实施档案管理应用OA系统的过程中，必须要全面提升OA系统的重视程度，认识到OA系统应用于档案管理工作的关键意义，并加大资金投入，做好软件与硬件等基础设施的建设，保证OA系统得到有效的应用，全面发挥档案管理工作的价值。在具体实践的过程中，应紧跟时代发展步伐，结合信息化建设的要求，根据医院档案管理工作的特点，全面做好OA系统应用档案管理的培训与宣传教育，打破档案人员原有的思想意识，确保OA系统能够应用到全面档案管理中去，提高工作效率。可结合医院官方网站、微信公众号，各种渠道大力宣传OA系统的应用价值、具体作用以及优势，普及系统档案管理的正确方法与技巧；针对于O A系统档案管理安全方面，应在OA系统中开发专门的监督与管理病毒，查杀信息加密等软件，确保在医院档案管理过程中应用OA系统的稳定性，与互联网络相连接，方便查找各类信息数据，全面提高档案管理的工作效率。

2.联系档案管理要求，提升OA系统成效

在应用OA系统的过程中，应当结合医院档案管理工作的要求展开实施，能够发挥出最大的价值。首先，应当选择O A系统的开发方式，包括自主开发、联合开发以及第三方开发，可结合医院现阶段档案管理的实际情况，结合医院现状，自主设计办公系统，确保O A系统与档案管理工作能够实现快速对接，提升工作的实用性与灵活性，满足医院在档案管理工作活动的需求；其次，积极完善信息访问功能，在医院内部统一使用OA系统做好对接工作，用户可直接在系统中输入帐号与密码，进行相关档案信息的查阅、打印、档案输出等工作，提高工作的便捷性。最后，积极完善平台架构，根据医院档案管理的特点，为保证结合医院的实际情况，将科研成果、药品管理、人事行政档案等多个方面的内容结合，将电子档案储存与删除、录入分类、管理加密多个方面相联系，确保OA系统能够实现档案的分类、储存、集中管理，全面保障档案管理的质量[4]。

3.提升人员素质，实现专人维护管理

OA系统应用于医院档案管理中，必须要有专职工作人员负责系统的开发维护以及后期管理等多个方面的工作，确保系统能够正常运转。首先，应引入专业化技术研发工作人员、网络工程师、信息化建设专家对现有的档案人员做好全面的培训，将医疗知识理论、信息技术系统应用技巧，做好教育培训，确保档案管理工作人员正确操作系统；其次应成立专门的OA系统维护管理团队，确保网络工程师了解相应的信息技术，同时又懂得档案管理医疗相关的知识，确保将系统的开发与维护全面服务于档案管理工作。

结语

总而言之，在信息化背景下医院实施档案管理过程中，应用OA系统具有重要的价值，在具体实践的过程中，需结合医院档案管理的实际情况，重视O A系统应用，落实风险管控、联系档案管理要求，提升OA系统成效、落实人员培训，实现专人维护与管理，以此提升医院档案管理工作效率。

【参考文献】

[1]纪新建,黄焕峰.医院档案信息化管理分析研究[J].兰台内外,2022(36):30-32.

[2]李美丹.OA系统应用于医院档案管理的问题与思考[J].办公室业务,2022(21):190-192.

[3]伍志新,宋伟,刘景娜.医院档案管理系统与办公系统的对接实现[J].微型电脑应用,2022,38(05):186-187+195.

[4]赵玉萍.论档案管理系统与OA系统之间的无缝链接[J].信息系统工程,2022(03):36-39.