公路养护工程档案管理信息化建设分析

公路养护工程档案管理信息化建设分析

罗成清

保山公路局施甸公路分局 云南 施甸 678200

摘要：近几年来，科技的发展和更新，推动了工程档案管理的信息化，为适应现代社会的发展需要，促进公路养护项目档案信息化的发展。针对这一现状，文章在阐述了做好公路养护工程档案管理重要意义的基础上，对公路养护工程档案管理的特征进行了探讨，并在此基础上提出了相应的对策。

关键词：公路养护工程；档案管理；信息化建设

随着电子计算机技术的发展，其在工程中的应用也越来越广泛。电子文件的重要性日益凸显，在公路工程养护中的作用也日益显现出来，与传统的纸质文件相比，电子文件的查询速度更快，安全性和可靠性更高。本文结合多年的工作实践，就如何做好电子文件的管理工作进行了探讨。

一、做好档案工作的重要意义

档案工作的作用很大，既记录和继承了过去的文化和发展，也为今后的发展提供了指导和参考。可以说，做好、促进、发展档案工作，是国家发展、社会进步的必然要求，档案工作作为国家管理活动的一个重要部分，也是提升发展质量和水平的一个重要因素。能否对档案进行有序、合理的梳理，如何更好地推动档案事业的健康发展，是对档案工作与管理水平的一项重要考验。因此要提高档案工作效能，充分发挥其作用，为我国的建设和发展提供有力的借鉴和支撑[1]。

二、公路养护工程档案的特点

（一）公路养护工程项目档案形成时间长、内容多、数量大

公路养护工程档案是指在公路养护工程在前期（立项）、实施（建设）、竣工验收等各建设阶段过程中所形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。公路养护工程档案有别于普通的文书档案、会计档案、实物档案，由于公路的养护工作往往是多个项目的组合，因此，其工期较长，投资较大，要求较高。因而，在项目全过程中，所形成的文件类型繁多、数量巨大。

（二）管理使用的适时性

公路养护工程项目的档案是对工程项目进行验收、结算、运行、管理、维修、改建、扩建等工作的真实反映与记录。即使在养护工程项目完成后，仍可为其它工程的设计和施工提供借鉴和参考，尤其是技术文件，它对今后的工程设计和施工具有非常重要的指导意义，必须永久地保存。

（三）公路养护项目文件的繁杂和变化

公路养护工程文件的复杂程度，主要取决于公路养护工程的构成和设计内容的复杂程度，以及各个单项工程的作用和结构功能的复杂程度；变化性指的是一项公路养护项目，它与社会的方方面面都有关系。通常情况下，从设计开始，由于投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素，设计工作就会一直在进行调整。有时项目已经开始，但是实际情况却跟设计时的情况不一样，地方政府又有了新的规划要求，因此，设计图纸必须进行修改，这样就很容易让档案管理人员分辨不出哪些是应该归档保存的图纸。

三、加快档案信息资源的开发

随着知识经济的到来，人们对档案资料的利用需求日益增加，对档案资料的管理水平也随之提高。将信息工作引入到档案管理工作中，利用高科技的方法，促进档案管理信息的广泛交流、扩散和使用，这是时代给档案工作带来的重大意义。

（一）运用科学化的方法，使档案资料更快捷地获得

在档案信息量急剧增加的情况下，以及诸如电子文献这样的新型载体的不断涌现，因此，要实现档案的全面、多层次、多功能的现代化管理，就必须借助现代科技手段。比如，过去我们的档案都是靠人来记录的，这就是文字记录，而现在，我们可以通过电脑将文字转换成图像或者声音，利用电脑进行这种转变，将来档案资料的储存方法将发生重大变革，这就是传统的纸质载体的档案管理，可以通过光盘技术实现的“全文、全图、全声”的信息存储。能够完成精细的存储和全屏的自动搜索，突破传统文件使用的时间和空间的局限，达到了资源共享和远距离传输的目的。要想更快地获得档案信息，就必须选择一种先进的、符合国家国情的、标准统一的应用软件，以此来实现对档案的全面管理。并以此为基础，持续地进行扩展，持续地开发，让系统在较长的一段时间里，都能保持它的先进性和稳定性，提升档案信息化建设水平。持续深化档案管理信息系统应用，积极探索建立电子文件归档管理和电子档案数字化工作规范，完善电子档案的收集、整理、归档和存储管理机制，切实提高档案信息化水平。

（二）电子文件搜集及管理

电子文件具有依赖性和不可识别性。电子文件与原件具有高度的一致性，在同一时间、同一地点形成的电子文件，其内容、形式等都保持了其原始性和完整性；电子文件技术更新快，寿命短，体积小；电子文件载体的稳定性；载体形式的多样性；信息易掌握，易变，易丢失；信息可分享和无原始资料的观念；具有虚拟档案特性的动态特性。

电子文档具有以上特征，因此，对其进行文档存储与管理的传统方式已不能奏效。为了保证资料的持久性，应当设立一个从其创建之日起就实行操作监测的电子资料管理制度。另外，还应该制定一系列的鉴定、追踪、检索、接收、保管等具体的方法和制度，并对现存的档案也要做好一定的保护工作，避免档案的丢失。

四、加强文件档案管理的信息化建设

（一）建设公文要案信息化管理系统

建立网络档案系统，在单位的信息化体系中，建立一个集成的数字应用平台。在此基础上，通过构建“内部服务网络”、“公共服务网络”，充分利用其自身的优势，充分发挥档案工作的宣传教育和档案信息服务功能，促进档案现有文件信息化的标准建设，以适应系统建设的需求。购买必要的硬件设备，为系统提供硬件基础，为了保障档案信息交流，实现档案信息资源的共享，必须对档案信息的处理进行改进，为保证档案资源的原始性、安全性和可靠性，应采取相应的对策。对工程档案信息化进行强化，选择与企业档案管理相适应的软件，除此之外要构建工程档案信息化管理体系。目前，很多单位的档案管理仍然是一种传统的、落后的、封闭的、分散的管理方式，不能适应市场和科技进步对档案工作提出的新要求。必须针对这种情况，尽快改革传统的、落后的、封闭的、分散的管理方式，构建符合档案信息化要求的工程档案管理体系，打破地区和部门之间的隔阂，提升工程信息的交换和共享程度，为广大群众提供更多便利的条件[2]。

（二）加强档案信息管理员队伍建设

要建立一个多层次、多渠道、重实效的档案信息化人才的培训体系和考核体系，逐步提升有关岗位人才的工作素质和能力。档案工作人员必须掌握计算机和信息管理化的知识，只有对计算机信息管理软件系统有充分的认识，才能参与到自己单位的软件开发中来，才能提出正确的信息要求，保证系统的正常运转。

结语：

综上所述，随着信息技术的飞速发展，档案工作面临着新的机遇和新的挑战，加大档案信息化力度，既是与时代、与社会发展相适应的需要，也是实现档案工作现代化的客观要求。在新的形势下，档案信息建设应该与实际发展规律相适应，采用合适的档案信息管理方式和方法，对其进行适当的调整和转变，将节约成本、提高效益作为基本原则，从而更好地为公路养护工程服务。

参考文献：

[1] 廖晓慧. 促进公路养护工程档案管理信息化建设[J]. 电脑校园,2019(9):9202-9203.

[2] 李俊. 高速公路机电管理综合平台的设计与实现[D]. 福建:厦门大学,2013.