新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平

新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平

王俊

湖北省随州市曾都区西城街道社区网格管理综合服务中心  441300

摘要：近年来，随着计算机及新媒体的广泛运用，工作效率的提高，事业单位的业务范围和业务量与日俱增，档案管理的体量、规模、内容都在不断增加。在新时代背景下，随着网络技术的迅速发展，大数据、物联网等新技术的广泛运用，各行各业兴起了网络化办公的风潮。档案管理工作要紧跟时代步伐，积极融入数字化浪潮，提高整体质量和效率，才能更好地为单位服务，为人民服务。笔者所在的云南省人口和卫生健康宣传教育中心是仅有42人的小型事业单位，现结合单位档案管理工作现状，就如何在当前新媒体数字化时代背景下提高档案管理水平，谈一谈自己的看法。

关键词：小型事业单位；档案管理

一、小型事业单位加强档案管理的意义及重要性

（一）加强对单位历史沿革的有效记录。

档案是直接形成的历史记录，是对当下工作、活动内容的记载，是事业单位信息最基础、最集中的记录方式，为事业单位今后的发展方向和决策提供最直接的参考资料。通过加强档案管理，能对事业单位本身的发展情况及发展脉络进行有效记录，能理性、生动地展现单位的历史变迁和发展线索，为后续的决策提供正确依据，有效促进单位发展，更好地为社会服务。

（二）提升档案管理工作的科学性。

档案管理的科学性体现在档案的分类、保存、利用等多个方面。在新时代背景下，在科技飞速发展、信息化建设步伐加快的新时期，新型网络化办公OA系统逐步替代“纸质化办公”模式，方便、快捷、有效的电子政务系统应用越来越广泛，对档案管理工作提出了新的要求。充分发挥计算机技术的作用，开展信息化档案管理工作，实现电子化信息储存的目标，对档案进行有效的编撰、整理、分析以及储存和保护，高效率、高质量地完成档案保存、分类、查询等相关工作，同时节省人力、物力和时间成本，对促进小型事业单位档案管理工作的开展具有深远意义。

二、小型事业单位档案管理工作现状及困难

（一）无专职档案管理人员，信息化档案管理人才匮乏。

小型事业单位不仅单位小、人员少，单位内设机构数量也少，大多无专门的档案管理部门，档案管理人员往往需身兼数职，工作量大且繁杂，专业性不强，对档案工作不重视，或精力不够、责任心不强，致使档案资料漏存或遗失，在查阅利用档案的时候，面对如山的档案资料，可能出现偷懒懈怠、不愿查阅或敷衍了事的情况。在新时代，档案管理人员的专业技术知识和专业能力对档案管理的效果起决定性的作用，档案管理人员不仅要有传统档案管理经验，还要有信息化时代电子档案管理思维和意识，具备一定的数字化技术使用能力和创新能力。但从当前小型事业单位的情况来看，大多数档案管理人员素质不高，运用计算机水平不够，对于电子信息化档案的应用和管理能力不足，信息化档案管理人才匮乏，严重拖延了档案信息化管理的进程，导致存储档案和查阅利用档案的效率不高。

（二）档案管理工作得不到应有的重视，档案信息化的积极性难以提高，缺乏创新，发展缓慢。

档案是管理性、政治性、服务性的工作，不会直接产生物质财富和提升业务水平，都是间接性辅助业务发展，因此在小型事业单位中，领导们对档案管理工作的意义认识不够，对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理的价值认识不到位，档案管理人员疲于应付各项工作，无力对档案工作进行升级和更新，甚至部分单位还是沿用过去老旧的档案管理模式。在信息化技术高速发展的今天，当下传统的档案管理工作模式适应不了文书档案的大幅增加和其他音像、电子等新型档案种类的日益增多。

（三）对档案的价值运用不充分，信息化管理能力不足。

目前，大部分小型事业单位在档案管理方面依旧采取库房管理的方式，缺乏信息化管理模式建设，信息化档案的使用程度有限，没有形成较好的档案资源共享，不利于对档案资源的多维度开发和高效利用。在查询方面，依然是传统的手工查询方式，不仅耗费大量人力物力，还容易导致查询出现偏差，致使档案使用效率降低，没有体现档案管理的实际价值。以笔者所在单位为例，虽有电子化的档案管理系统，但在归档时，系统里只能录入档案材料的标题、时间、类型等信息，没有存入档案材料的具体内容，查阅时依然比较困难，没有实际发挥出电子档案便利、高效、共享的作用。

三、小型事业单位档案管理发展的优化措施

（一）培养数字化档案运用高素质人才。

小型事业单位引进高素质档案管理人才的机会有限，在这种情况下，应将重点放在对已有人员的培养上，建立健全管理长效培训机制，对档案管理人员加大培训力度，加强档案政策和法规的学习，提高人员素质，定期开展相关档案知识培训，特别是数字化档案知识的培训，加强理论知识的学习，提升专业技能，保障档案管理工作人员的培训经费和科研经费。

（二）建立信息化档案和纸质档案双重管理体系。

对于小型事业单位来说，在投入和管理不足的情况下，相比电子档案易损毁和建立维护成本较高而言，纸质档案作为原始凭证具有稳定性。因此，建立信息化数字档案和纸质档案并存的管理体系，对小型事业单位来说，既能最大限度减少人力、物力、财力支出，又能提高档案管理工作效率，提高事业单位经营和管理效率，更具实际性。档案管理人员要提高纸质档案和电子档案的关联性，促进两者并存共同发展。一是在日常工作中，借助各种电子设备，如扫描仪、照相机等，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的查阅使用效率。但为防止电子档案出故障易丢失，需及时将电子档案转化为纸质档案进行保存，降低档案丢失几率。二是健全电子档案和纸质档案管理制度，对工作流程和工作责任进行明确规定，建立电子档案归档制度，明确电子档案的归档格式，制定电子档案的著录标准和转换格式标准，将纸质档案与电子档案相关联，健全档案归档、档案查阅制度，提高档案管理质量。严格档案审阅和管理制度，如电脑和档案系统密码设置和管理，查阅审批规定等。还要完善监督制度，可根据单位运行特点和出现的问题，完善档案监督制度，既要监督档案管理工作人员，形成约束作用，又要从外部对单位档案工作进行整体监督，形成监督合力，促进规范化运行。

（三）建立有助于自身发展的档案管理模式。

不同事业单位的实际管理情况不同，盲目学习其他优秀单位的管理模式，而不适合自身的管理模式，可能会适得其反。以笔者所在的单位为例，因该单位的主要业务工作是宣传健康知识和健康生活模式，所以宣传材料（包括音频、视频、宣传海报、宣传图册、小折页等各种载体）较多，盲目学习其他单位以文书档案为主的存档模式，是不适合自身需要和发展的。因此，要结合自身实际，在实践中不断探索适合自身发展的档案管理模式，构建开发适合自身的电子档案管理系统，并在实际管理中进行修改和完善，从而实现档案助推单位发展的目的。

四、结语

综上所述，小型事业单位的档案管理工作虽然存在诸多问题和困难，有些甚至档案管理工作人员自身也难以克服，但是档案工作在单位的长远发展中占有举足轻重的地位，需要充分认识到档案管理工作的重要性。新形势下，电子技术的发展为档案管理工作带来了机遇，随着建设智慧档案馆理念的提出，对档案管理工作也提出了新的要求。因此，小型事业单位更需要加大对档案工作的投入，培养档案管理高素质人才，开发适合自身发展的电子档案管理系统，建立纸质档案和数字化档案统一且规范化的管理体系，提高档案管理和利用效率，重新激发档案工作的活力，助力单位发展越来越好。

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