建设工程档案电子化管理分析

建设工程档案电子化管理分析

丛顺超

青岛万顺城市建设有限公司山东  山东  青岛  266000

摘要：近年来，我国社会主义经济快速发展，建设工程企业得到了充分的市场发展。新形势下，在建设工程企业实施科学管理过程中，档案电子化管理是必不可少的环节。本文以建设工程档案电子化管理的重要性作为切入点，对现阶段工程建设中档案资料的电子化管理存在的问题进行详细分析，并据此给出优化档案资料电子化管理的具体措施。

关键词：建设工程；档案管理；电子化

引言

众所周知，建设工程档案是国家的关键数据资源之一，国家对此也保持着高度重视的态度，其电子化管理的好坏在一定程度上决定着能否全面发挥出档案资料的有效价值与作用。建设工程档案电子化正逐步成为新时代协助政府推进国家治理水平和治理能力现代化的重要抓手。但是，目前社会各方面对建设工程档案电子化的重要认识并不到位，导致建设工程档案的电子化管理工作还比较薄弱，所以进一步加强对建设工程档案的电子化管理势在必行。

1建设工程档案电子化管理的重要性

在传统的建设工程档案管理模式下，档案管理的工作效率很难得到突破与提升，效率低下成为制约档案资料管理工作向前发展的重要因素。所以，通过实施建设工程档案电子化管理，对提高档案资料管理工作的效率有着很大的帮助。建设工程档案电子化主要是通过计算机读取和识别相应的档案资料内容，然后运用数字代码数据信息对其进行记录，并按照相应的规格将档案资料储存到硬盘当中，再将其传输到网络上。依托于快速发展的互联网信息技术，对我国大部分的建设工程档案资料实施电子化管理并广泛地应用互联网信息技术手段，有助于实现对建设工程档案的共享，在很大程度上提升了管理建设工程档案的效率。另外，在对建设工程档案进行管理的过程中，引入互联网信息技术对建筑工程的档案资料实行电子化管理，不仅能够缩短档案使用者查询档案资料的时间，还能够节约大量的人力物力资源。电子化的档案资料管理模式突破了纸质档案的限制，通过互联网信息技术手段大大节省了收集、整理建设工程档案的时间以及空间，推动着建设工程档案管理工作向智能化的方向发展。

2建设工程档案电子化管理现状

2.1建设工程档案电子化管理制度不够完善

目前，工程的建设单位、承包方、施工单位都比较注重档案资料电子化管理工作的开展，但是对档案资料电子化管理制度的健全与完善却有所忽略。调查显示，西方的一些发达国家在开展建设工程档案管理工作的过程中，实施建设工程的单位会专门聘请文控工程师来进行档案资料的电子化管理，而我国的这种管理意识还比较缺乏。当前，我国建设工程单位所建立的档案资料电子化管理制度难以满足档案管理的需求，制度中涉及的一些内容不够完善，这就造成在档案管理人员开展工作时无法为其提供具有实质性的帮助。久而久之，会给建设工程档案电子化管理工作的有序进行带来不利影响。

2.2档案电子化质量不高

建设工程档案电子化管理要想提升管理质量，就需要对建设工程档案进行全面收集，确保建设工程档案信息的真实性和完整性。但目前，一方面，部分参与建设工程项目的相关主体对于建设工程档案重视程度不足，自身对所形成的建设工程档案缺乏正确客观认识，认为这些工作属于额外工作，主要是为了应对档案管理部门的要求，因此在建设工程档案收集过程中难免出现信息不符、信息失真问题，影响了建设工程档案的原始性和真实性。而一旦前期建设工程档案信息失真，势必会影响后期的建设工程档案信息开发和利用。另一方面，在建设工程档案数据管理过程中需要为档案管理部门提供必要的资金、技术、人才支持。为建设工程档案电子化管理搭建平台，完善系统，这样才能够将收集上来的建设工程档案信息资源集中存储、合理开发、高效共享。但当前档案管理部门能够获得的资金十分有限，在推进建设工程档案电子化管理过程中，能够利用到的技术和人员也相对短缺。这在一定程度上影响了建设工程档案电子化管理质量。

2.3信息化进程慢，电子化管理模式亟待推广与落实

就传统的档案管理而言，多依靠人力书写或打印的方式进行信息收集和录入，若想寻找建设工程某阶段的相关数据，需要查找多个档案，查阅多种信息，工作效率较低。新形势下，越来越多的地区开始引进档案管理专用系统平台，通过信息技术进行信息记录，但传统以纸质为主的建设工程档案并未更新到系统中，在一定程度上对建设工程档案管理创新起到了限制作用。回归到建设工程项目本身，各子工程之间衔接明显，不同规模和不同性质的建设工程所采取的施工技术不同以及建设模式也有所不同，仅采用电子化进行管理灵活性较低，难以确保数据存储工作及时开展。

3提高建设工程档案电子化管理的优化措施

3.1建立完善的建设工程档案电子化管理制度

健全完善的管理制度是建设工程单位顺利开展档案资料电子化管理工作的前提和基础。在这一过程当中，应该对编制建设工程档案的时间作出具体规范的要求，促使档案管理人员能够最大程度地节约编制档案资料的成本，从而逐步实现用最低的成本收获最高的效益的发展目标。要想确保建设工程档案电子化管理制度的健全性以及完善性，就要进一步对制度进行规划，主要就是对管理制度的计划性规划。在进一步将制度规划完善之后，可以利用制度更严格地约束档案电子化管理人员的行为，充分激发其工作积极性与主动性，这将有利于建设工程档案电子化管理质量的提升。

3.2提高档案电子化质量

(1)将建设工程档案电子化管理纳入建设工程的整体规划之中。随着工程项目的推进，建设工程档案电子化管理也要跟进，切实保障在工程建设方面所形成的各种有价值的文件都能够被收集上来。并按照建设工程档案电子化管理的相关要求对其进行精准审核，确保建设工程档案的真实性、原始性和完整性。(2)明确信息时代背景下建设工程档案电子化创新管理的主要方向。充分认识到现代信息技术的价值和作用，围绕建设工程档案管理实际需要，搭建先进的建设工程档案电子化管理平台，将这项工作作为核心工作加以落实。同时要加强人才梯队建设，重视建设工程档案管理人员的培训和外部人才引进，将档案管理工作人员的培训工作作为推进建设工程档案电子化管理的重要方面。

3.3加强建设工程档案信息化管理

要想加强建设工程档案信息化管理，第一步便需要提升档案管理人员的信息化意识。只有档案管理人员有明确的信息化管理意识，才能真正认识到新时代下建设工程档案信息化管理的重要性和必要性，进而主动提升自身的档案管理能力并应用现代信息管理技术，积极探索档案信息管理的方法，逐渐产生对建设工程档案信息化管理的责任感和使命感，实现日常档案信息管理工作的有序推进，为促进建筑行业现代化建设发展贡献自己的力量。另外，加强建设工程档案信息化管理离不开硬件和软件投入。例如，购置计算机、服务器、交换机、扫描仪、打印机等硬件设备及信息管理系统软件等。只有借助计算机、云计算、大数据等现代技术才能真正实现档案管理的信息化。

结束语

综上所述，电子化为建设项目档案插上了翅膀，建设工程档案管理由原来的库房时代迈上了电子时代，极大改变了传统档案管理的面貌，为企业决策提供更有力的决策支撑。作为建设项目档案的管理者，应该顺应时代之变，把电子化应用到档案工作的全过程，提升管理质量和水平。

参考文献

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[3]李希临.浅谈建筑工程档案电子信息化的管理[J].居舍,2021(20).