提升事业单位数字化档案管理水平的思考

提升事业单位数字化档案管理水平的思考

张艺莹

昆明市盘龙区军队离（退）休干部服务管理中心 昆明 650000

摘要；提升事业单位档案管理水平对于促进事业单位的正常运转、提高事业单位的工作效能都会起到至关重要的影响，而数字技术、信息技术的有效融入可以进一步提高事业单位档案管理的效率和质量，本篇文章也将目光集中于此，主要讨论了事业单位档案管理数字化建设面临的困境，分析了事业单位数字化档案管理路径。希望通过本篇文章的探讨和分析可以为事业单位提供更多的参考与帮助，合理应用信息技术、数字技术提高档案管理水平。

关键词：事业单位；档案管理；数字化建设；落实路径

档案管理工作的有效落实对于事业单位而言是十分重要的，这可以为事业单位的健康发展和社会职能的有效发挥奠定良好的基础，事业单位领导可以根据事业单位档案数据了解事业单位的运行情况，及时调节发展策略、优化组织结构，而社会各界也可以根据事业单位的档案数据更好的了解事业单位的工作开展情况。同时档案数据也可以为事业单位与其他机关的合作提供数据基础，因此保障档案管理工作有效落实是十分必要的。新时代下事业单位的工作内容更加复杂，在档案管理工作落实的过程当中所涉及到的信息数据体量更大，在这样的背景下引入信息技术和数字技术推进事业单位档案管理的数字化建设是十分必要的，但是就现阶段来看事业单位数字化档案管理仍旧面临数字档案文件易被篡改和存储介质安全性难以保障的难点。

一、事业单位档案管理数字化建设的难点

1、数字档案文件亦被篡改

事业单位档案管理工作在实践落实的过程当中所涉及到的档案数据是相对较多、较杂的，很多数字档案需要保障其安全性，这是事业单位社会职能有效发挥和正常运转的重要基础，一旦出现信息泄露或被篡改那么对于事业单位的正常运转和健康发展会产生较大的影响和冲击。传统的纸质档案管理往往是通过划定具体空间区域的方式对档案数据进行整合利用，在该阶段并不会面对档案数据被篡改的风险，但是大数据时代的到来虽然提高了档案管理的效率和质量，但是文件被篡改的风险在逐日攀升，这让不法分子有机可乘，同时数字档案在被编辑和被篡改时并不会留下明显痕迹，这为信息安全风险治理带来了较多的困境。

除此之外，在数字档案管理的过程当中数字档案文件内容往往是通过线上编辑的方式进行整合、存储和利用，如果在编辑的过程当中受各种因素的影响出现失误，档案数据的准确性和完整性也难以得到保障，因此在档案管理建设过程中如何保障信息安全则成为了必须关注的一大重点问题[1]。

2、存储介质安全性难以保障

一般情况下，在事业单位档案管理工作落实的过程当中存储数字档案的介质主要可以分为两大类，一种是通过磁存储的方式完成数字档案的存储管理，但是该种储存方式则很容易会受到灰尘、温度、磁石等多种因素的影响，进而出现消磁问题，这时其中的数据档案则往往无法被识别被获取，很容易会出现数据丢失、数据信息完整性不足的问题。另外一种则是光存储方式，即将档案信息数据存储在DVD光盘当中，该种储存方式操作起来相对而言较为简单，所耗成本相对较低，同时在档案数据调取上也较为方便，但是光盘保存的条件要求也是相对较高的，这也导致了很容易会出现数据丢失的情况，又进一步增加了数据档案管理的安全风险。

二、事业单位档案管理数字化建设的路径

为了有效解决现阶段事业单位数字档案管理过程中面临的难点，保证信息安全的同时有效提高事业单位档案管理的效率和质量，事业单位可以从以下几点着手做出优化和调整，推动档案管理的数字化建设。

1、加强硬件设施建设和软件系统建设

就现阶段来看，事业单位档案管理数字化建设过程当中所面临的难点问题可以通过硬件设施和软件系统建设较好的进行解决，在提高档案管理效率和质量的同时保证信息的安全性，有效控制信息安全风险。

从硬件设施的角度来分析，事业单位需要积极购入各种先进的仪器设备，尤其是电脑设备，这将会直接影响软件系统的功能能否有效发挥，因此需要结合事业单位档案管理的实际需要明确所需设施设备的性能参数、功能要求，加大资金投入，调节资金拨付结构，引入先进的仪器设备。例如可以引入扫描设备完成纸质档案向电子档案的转换，将信息数据存储在云空间当中，有效解决存储介质容易遭到破坏进而导致信息丢失的问题，通过硬件设施建设来为档案管理数字化建设提供物质基础[2]。

从软件设施的角度来分析，现阶段事业单位档案管理数字化建设过程当中不可避免的会涉及到网络技术、信息技术等相应技术方法的应用，其目的是为了提高档案资源的共享能力、使用能力和收集能力，工作人员可以通过网络平台和软件系统完成档案数据信息的在线收集，而这时则需要结合事业单位档案管理工作流程、工作需求建立软件系统。事业单位可以与第三方机构建立合作关系，根据事业单位档案管理需求开发软件系统平台，同时在系统建设的过程当中加强信息安防机制的建设，合理利用防火墙等相应的安保措施，也可以在信息系统建设的过程当中引入分级系统，工作人员需要实名登录系统，而系统则可以根据不同工作岗位的工作性质和工作需求匹配档案数据信息，在保障档案数据信息的利用率同时确保信息安全，避免信息被窃取、被篡改的问题出现。

2、建立自动化档案管理模式

事业单位档案管理数字化建设的根本目的是为了提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理工作在实践落实过程当中对于人力的依赖性，在控制人力成本的同时开发档案数据资源的价值，提高档案信息的利用率，因此建立自动化档案管理模式则显得十分必要，在管理模式优化的过程当中需要注意以下几点问题。

首先，需要做好机制调整，从软件系统上来分析，则是需要通过算法调节的方式实现档案信息的自动识别、自动提取和自动管理，这就需要事业单位统一档案信息数据的规格，系统可以更加精准的识别档案中的信息数据，进而对档案信息进行分类保存，同时也可以通过人员信息输入来明确不同人员的工作岗位、工作需求确定信息开放权限，提高档案管理的自动化水平。

其次，需要推进档案管理的体系化建设，在档案管理模式调整的过程当中不仅需要关注档案管理的保存，确保数据的安全性，更需要关注档案管理中信息数据的收集、整合、分析、利用以及信息交互信息共享等相应的问题，从更加宏观整体的角度来完成档案管理的系统化建设、体系化建设，这就需要结合事业单位的工作流程明确档案管理的工作环节，做好环节衔接，优化系统功能，进而更加精准的对接档案管理全过程中的各项需求[3]。

最后，在管理模式优化和调整的过程当中需要注意互动化建设，档案管理工作落实的最终目的并不是保障数据安全，而是在此基础之上确保数据的价值能够得到全面开发，为事业单位各项工作的开展提供数据支持和信息借鉴，因此事业单位需要结合事业单位内部的组织结构做好平台功能分化，不同功能板块对接不同部门工作人员，在此基础之上还需要建立完整的内部信息交互系统，除了档案信息交流以外，还可以让相关工作人员用交互系统完成某一截取内容的分享或者工作信息的对接，为档案管理的效率提升提供更多的保障，提升档案信息资源的管控能力。

3、优化档案管理业务流程

档案管理的数字化建设可以有效提高事业单位档案管理工作的效率和质量同时保证档案信息的安全性。需要引起关注和重视的是信息技术、网络技术、大数据技术乃至于云储存技术等相应技术方法的引入势必会带来工作形式、工作方法的转变，在这样的背景下做好流程优化，保障流程与技术相匹配则显得十分必要，否则流程将会拖慢档案管理工作的进程，进而影响档案管理工作的效率。

事业单位需要结合数字技术、信息技术、大数据技术等相应技术的技术优势以及档案管理工作的工作内容、工作重点对工作流程做出进一步调整，在流程调整的过程当中，需要着重关注两点内容。首先需要保障流程的精简化，提高流程运转效率，进而有效提升档案管理工作效率，去除冗余环节。其次，在流程优化和调整的过程当中需要分析如何最大化开发档案信息资料价值，提高档案信息资料的使用率，这就需要分析不同部门在工作落实过程当中对于档案资料的需求，以问题为导向，以实际需要为导向，对档案管理流程做出进一步调整。最后在档案管理数字化建设的过程当中工作人员往往会受到知识储备、专业技能、能力结构等多重因素的影响，导致工作人员对于数据技术、信息技术、计算机技术等相应的技术方法了解相对而言较为欠缺，这也会给档案管理数字化建设带来较多的阻力，而为了更好的解决这一问题在流程优化的过程当中不仅需要精简流程，提高流程运转效率，更需要思考如何最大化的降低档案信息数字化管理的操作难度，减少专业性操作问题的出现，保障流程运转的可操作性以及技术应用的可行性，进而更好地发挥信息技术、数字技术、大数据技术等相应技术的技术优势，提高档案管理效能[4]。

4、加强制度建设

想要推进事业单位档案管理的数字化建设，除了需要关注流程建设、加强软件硬件设施建设以外，加强制度建设是十分必要的，这可以有效避免档案管理工作在实践落实过程当中主观随意性过强的问题啊。在上文中也有所提及，在事业单位运行期间，档案数据的重要性和影响是毋庸置疑的，保障档案管理数字化建设的规范性十分必要，可以从以下几点着手对管理制度作出进一步调整。

首先，管理制度的确定需要保证其针对性，结合事业单位的职能定位、发展需求以及档案管理实际需要、档案管理流程对规章制度作出进一步的细化、精化和优化，以提高档案管理规范性为主对管理制度作出进一步的优化、完善、补充和调整[5]。

其次，在管理制度优化的过程当中需要紧抓责任制度建设，明确不同部门在档案提交、收集、应用上所肩负的责任，明确档案管理工作人员的主要工作内容、工作标准、工作方向和工作重点，一方面让各部门协调配合，为档案管理数据收集、分析、利用效率的提升提供更多的助力，另外一方面规范档案管理工作人员行为，保障信息技术、数字技术、大数据技术等相应技术方法功能和效益的有效发挥。

最后，需要完善人才培训机制，档案管理数字化建设下档案管理工作的流程、方法、技术都发生了明显的转变，这时工作人员的知识储备和能力结构必须做出调整，只有这样才可以更好的适应工作岗位需求，提高档案管理效率。因此事业单位需要通过优化培训内容、完善培训机制的方式，利用系统化、理论化、周期性培训提高从业工作人员的专业素养和专业能力，同时提升相关工作人员对于档案管理数字化建设的认识和了解，为档案管理数字化建设提供人才基础

[6]。

结束语

推进档案管理数字化建设是事业单位健康发展的基础和前提，也是保障事业单位社会职能有效发挥的重要基础，需要引起关注和重视。事业单位可以通过制度优化、流程优化、软件系统完善和硬件系统建设等多种方法对事业单位档案管理工作作出有效优化和调整，有效解决数据安全性不足的问题，提高档案管理效能，为事业单位各项工作的开展保驾护航。

参考文献：

[1]刘璐.机关事业单位数字化档案管理工作探究[J].兰台内外,2022(31):25-27.

[2]李献礼.机关事业单位数字化档案管理工作策略探析[J].秘书之友,2022(08):43-45.

[3]丁清.数字化档案管理在事业单位中的应用策略[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(10):97-99.

[4]王红.机关事业单位数字化档案管理工作实践研究[J].科技资讯,2022,20(08):235-237.

[5]赵爽.机关事业单位数字化档案管理工作的实践与探讨[J].内江科技,2021,42(11):10-11.

[6]杨旭飞.数字化档案管理在事业单位中的应用[J].兰台内外,2020(24):21.