事业单位档案管理中的数字化转型与挑战

事业单位档案管理中的数字化转型与挑战

曲畅

（黑龙江省大庆市肇源县人民来访接待中心166500）

摘要：随着信息技术的不断发展，数字化转型已经成为事业单位档案管理的重要趋势。数字化转型不仅可以提高档案的存储和检索效率，还可以减少纸质档案的占用空间和维护成本。数字化转型也带来了一系列的挑战，如技术选择、规划制定、培训和沟通、信息安全等问题。本文将重点探讨这些挑战，并提出相应的解决策略。

关键词：事业单位；档案管理；数字化转型；挑战

一、数字化转型对事业单位档案管理的机遇

1、数字化转型可以提高档案管理效率

传统的档案管理需要手动整理和归档，查找档案信息也需要耗费大量的时间和人力。而数字化转型可以实现档案的电子化存储和检索，档案信息可以通过关键词检索等方式快速定位和获取，大大提高了档案管理的效率。此外，数字化转型还可以实现档案的电子化备份和共享，避免了因纸质档案丢失或损坏而造成的信息丢失和工作延误。

2、数字化转型可以优化工作流程

传统的档案管理需要人工进行档案流转，涉及到大量的人员协调和物流配送。而数字化转型可以实现档案的电子化处理和流转，将档案的传递和审批过程纳入数字化系统中，可以自动化地处理各项流程，提高工作效率和减少人力成本。例如，员工可以通过电子申请系统提交档案申请，审批人员可以通过系统进行审批，并自动通知相关人员进行档案的借阅或归还，整个流程更加简洁高效。

3、数字化转型可以加强信息安全

档案管理涉及到大量的敏感信息，传统的纸质档案很容易受到损坏、丢失或泄露的风险。而数字化转型可以实现档案信息的加密和权限控制，只有授权人员才能访问和操作档案，有效保障了档案的安全性和保密性。此外，数字化转型还可以建立完善的备份和恢复机制，避免因为意外情况而导致档案信息的丢失，保障档案信息的完整性和可用性。

4、数字化转型可以拓展事业单位档案管理的服务范围

传统的档案管理主要依靠实体档案室，用户需要亲自前往档案室进行查询和借阅。而数字化转型可以实现在线档案查询和服务，用户可以通过电子平台进行档案的查询、申请和借阅等操作，无需时刻到场，大大提高了服务的便利性。此外，数字化转型还可以实现档案信息的多渠道共享和传播，可以将档案信息通过互联网等方式向社会公众开放，促进了档案的利用和价值的发挥。

二、数字化转型对事业单位档案管理的挑战

1、技术挑战问题

数字化转型需要引入新的技术设备和系统，如电子档案管理系统、数据存储设备等。事业单位可能面临技术设备的更新和升级，同时还需要培训员工使用新的技术工具。此外，数字化转型还需要解决不同系统之间的数据集成和互操作问题，确保数据的一致性和准确性。因此，事业单位在数字化转型过程中需要克服技术挑战，确保技术设备和系统的稳定运行，并提供技术支持和培训，以保证数字化转型的顺利进行。

2、数据质量问题

数字化转型过程中，事业单位需要将纸质档案转换为电子档案，并进行数据的整理、清洗和标准化。然而，纸质档案中可能存在数据错误、缺失或重复等问题，这些问题如果不得到解决，将直接影响数字化档案的质量和准确性。因此，事业单位需要建立数据质量管理机制，确保数字化档案的数据质量符合要求，并进行数据质量监测和修复。

3、组织变革问题

数字化转型不仅仅是技术的改变，更是组织的变革。事业单位需要重新规划和调整档案管理流程，明确各个环节的职责和权限。同时，数字化转型还需要改变员工的工作方式和习惯，提升员工的数字化技能和意识。这些组织变革需要领导层的支持和引导，同时也需要员工的积极参与和配合。因此，事业单位在数字化转型过程中需要解决组织变革问题，确保数字化档案管理与组织的协调和一致。

4、安全风险问题

数字化档案涉及大量的敏感信息和个人隐私，泄露和不当使用会对事业单位和相关当事人造成严重影响。数字化转型需要建立健全的信息安全管理体系，包括数据加密、权限控制、访问审计等措施，确保档案信息的安全和保密。此外，事业单位还需要加强员工的信息安全意识培训，提高员工的信息安全意识和防范能力。

三、应对数字化转型的策略和建议

1、事业单位选择合适的技术和设备

在数字化转型过程中，选择合适的技术和设备是至关重要的。事业单位应该进行充分的市场调研和技术评估，选择适合自身需求的电子档案管理系统、数据存储设备等。同时，事业单位还应关注技术的稳定性和可扩展性，确保选择的技术和设备能够满足未来的发展需求。

2、事业单位应制定数字化转型规划

数字化转型需要有明确的目标和计划。事业单位应该制定详细的数字化转型规划，明确转型的阶段和时间表，制定相应的里程碑和指标。同时，规划还应考虑到数字化转型对组织结构和人员配置的影响，确保数字化转型与组织的协调和一致。

3、事业单位应加强培训和沟通

数字化转型需要员工具备相应的技能和知识。事业单位应加强培训，提升员工的数字化技能和意识。培训可以包括系统使用培训、数据管理培训等。此外，事业单位还应加强内部沟通和协作，确保员工对数字化转型的理解和支持，并及时解决员工在数字化转型过程中的问题和困惑。

4、事业单位应加强信息安全管理

数字化档案涉及大量的敏感信息和个人隐私，信息安全风险不可忽视。事业单位应建立健全的信息安全管理体系，包括数据加密、权限控制、访问审计等措施，确保档案信息的安全和保密。此外，事业单位还应加强员工的信息安全意识培训，提高员工的信息安全意识和防范能力。

结束语：

通过合理选择技术设备、制定规划、加强培训和沟通、加强信息安全管理等措施，事业单位可以应对数字化转型带来的挑战，提升档案管理的效率和便利性。数字化转型不仅是一种技术手段，更是一种管理创新的方式，只有不断适应和应对挑战，才能实现数字化转型的目标，推动档案管理的现代化发展。

参考文献：

[1]周洪蔚. 试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J]. 卷宗,2021,11(25):107-108.

[2]龙海霞. 事业单位数字化档案管理现存问题与策略[J]. 城建档案,2021(1):22-23.