新时期企业档案信息资源整合与利用

新时期企业档案信息资源整合与利用

杨清

新疆油田公司勘探开发研究院新疆油田公司档案中心 新疆省克拉玛依市834000

摘要：近年来，我国的企业有了很大进展，在企业中，档案管理是非常重要的内容。随着我国社会生活的进步，信息技术逐渐应用到企业的方方面面，为企业提供动力以及革新的契机。企业档案本身蕴含着很多的企业发展资料和企业信息，因此企业就要重视档案的收集和管理，进而促使企业能够有效提升管理效能。当下很多企业在档案管理方面，现状不容乐观，不仅没有加强企业档案管理的认知，也没有设置专门的档案管理人员，更别提企业档案管理的创新手段了。因此，企业要面对档案管理的全新格局，加速如今的数据化管理和信息化建设。本文首先分析加强企业档案管理工作，发挥企业档案服务职能的重要意义，其次探讨存在的问题，最后就新时期企业档案信息资源整合与利用措施进行研究，从而实现对工程档案的科学、规范、高效、安全管理。

关键词：工程档案；标准化；规范化；信息化

引言

在科技进步与政策调整的推动下，目前现代企业档案管理工作正在大步迈向数字化转型，正在向信息化、交叉融合化、多元主体化发展，在信息科技的应用之外，档案管理信息系统与企业其他管理系统之间的关系越来越密切，企业信息化建设的现状与档案的数字化转型密不可分。

1加强企业档案管理工作，发挥企业档案服务职能的重要意义

在企业工作实践中，企业档案管理工作是企业管理工作的重要内容，对于企业的发展具有重要的意义，是一个企业的无形资产。企业档案记录着企业科研生产经营管理各项活动的过程，是一个企业从初具雏形到形成规模的整个发展历程的重要记录者，是一个企业对于自身发展历史记录的留存以及对未来发展方向的重要的借鉴和物质基础。因此，企业档案在企业发展中愈来愈受到企业的重视。由此，企业在不断发展的过程中，需要不断提升企业档案的综合管理能力，充分发挥企业档案服务职能。首先要明确企业档案管理的目标，建立健全企业档案管理制度体系，加强企业档案信息资源的开发与利用，不断发挥企业档案信息资源的价值。

2存在的问题

2.1管理理念、能力存在不足

当前，各企业的各类信息系统产生的电子文件正在以几何级数增加，档案工作信息技术更加广泛和深入，这将大幅提升对档案工作的技术要求。但多数企业面对这样的信息时代的冲击，还未做好准备工作，没有从根本上意识到信息技术与档案工作的结合是飞速的，仍然停留在传统意义上的档案管理。人是生产力中最具决定性的力量，目前，很多企业面对当前大数据时代，首当其冲的就是档案人才储备的不足，多数档案人员依然是老的思想观念，还是传统的对档案的认知，不具备信息时代下的档案信息化知识，没有掌握新知识、新理念。故档案人员专业水平是当前企业档案数字化转型工作亟待解决的问题之一。管理能力的不足还体现在档案制度的保障不够。国家近几年不断推出电子文件归档和电子档案管理方面的规范标准，同时，大力宣贯这些制度，但是很多企业的制度建设没有能够跟上国家的脚步，大多企业认为，电子文件还离着很远，没有必要去做这些制度研究，更做不到根据本企业实际去建立健全大数据时代下档案管理所需的制度，制度建设不完善。有些企业即便制定了相关管理制度，也是照抄照搬，与本企业实际不符，无法顺应企业档案数字化转型工作需求，制度建设不能紧跟档案发展的需要。

2.2档案利用服务能力较弱

在大数据时代，企业对档案的凭证作用提供方式和速度提出了新要求，电子文件的大量产生，使得档案的利用不再局限于仅依靠翻阅纸质档案或档案系统查阅检索条目后查找实体档案，发挥企业档案大数据作用的路径需要重新构建。目前，一些企业档案管理信息系统仅实现条目检索，由于数字化文件或电子文件归档量较小，无法满足直接借阅、查询到相关文件；还有一些企业数字化率及电子文件归档量较好，但也仅能满足本企业查借阅需求，未能建立横向联通、纵向到底的档案管理信息大平台，更无法满足本企业系统内的查借阅需求，远在境外的项目的档案在国内更是无法利用。

2.3企业档案管理整体效率不高。

企业档案管理利用率低下，也是一个重要的问题，企业要结合档案进行数据的提取，是企业档案管理的目的之一。而当下很多企业将档案管理视为流程化，工作甚至并没有设档案管理部门，这就使得企业很多历史发展资料以及保密性数据难以进行统筹规划，为企业后续战略服务计划的制定作出相关依据。而且这种情况也使得企业档案信息的编研成果有效性降低，被利用的可能性也减弱，对企业各种信息和载体的文件归档都难以实现，高效性档案管理措施难以发挥实效。使得企业很多档案最终出现丢档、错档、乱档等各种问题。也会缩短企业档案寿命，难以发挥企业自身的档案管理价值。

3新时期企业档案信息资源整合与利用措施

3.1档案人员管理能力的构建

在企业数字化转型工作中，人才的培养建议从三个方面着手，一是企业需要从档案人员结构上进行调整，结合本企业的实际情况考虑配置的档案人员具备的能力，应当从“单一型”向“复合型”转变，既要熟悉档案工作数字流程，也要知悉企业生产经营管理大方向，同时兼具档案专业能力；二是要给予档案人员充分的上升空间，打通职业发展通道，发展有途径有保障，给予档案人员动力及未来；三是企业可以与高校保持合作，拓展人才引进路径，采取多种方式汲取新人才，加强档案信息化方面的人才引进。

3.2 服务利用工作的深入

大数据环境下，多元参与和档案内化治理逐步深化，广泛的信息系统应用、大量的电子信息文件资源形成、越来越多的信息系统用户，使档案服务利用工作面临着广泛以及多样化需求，对档案的凭证作用提供方式和速度也提出了新要求，发挥企业档案大数据作用的路径更加明晰。档案的利用服务应构建更加快捷、便利的应用模式，同时，档案的利用体系建设需要建立在知识管理、数据管理、人工智能等档案信息深层技术基础上，以便捷化、智慧化服务为中心，加大不同层次、不同内容的信息资源联合开发和共享，创新档案利用体系和服务方式。企业档案部门应借助数字平台，打破不同主体之间的限制，实现资源互补、能力互补和优势叠加，同时可通过链接档案管理系统或者建立单独的档案模块的方式提供利用服务。

3.3深度挖掘企业档案信息资源

要进一步优化和创新企业档案工作服务体系，把企业档案管理部门所有的服务功能全部挖掘出来，使企业档案管理部门有效地发挥其优势。现阶段，传统载体档案目录级检索逐步采用先进的计算机技术和数字化方法进行转化和管理，同时还要对照片、光盘、音视频等利用率高、重要的、容易受损的档案材料采用扫描录入、存储、著录等方式，将传统载体档案转为数字化档案，实现档案数字化全文检索，完成一次输入、多次输出的检索功能，从而实现企业档案数字化的目标。还要加大企业档案信息资源开发力度，提升企业档案数据库的质量，为实现企业档案高效检索利用创造条件。

结语

综上所述，信息化已成必由之路，在政策的进一步推动下，档案管理也必将进入新的阶段，这对档案管理工作水平的提升具有十分重要的作用。持续推进档案管理数字化建设、持续进行档案管理方法方式探究，是档案管理工作未来发展的必然趋势，也是各企业需要思考和实践的。

参考文献

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