信息化技术赋能项目基础管理提升的探究实践

信息化技术赋能项目基础管理提升的探究实践

邵刚 ,范夕龙,李万霖,樊玙,李航

     中国建筑一局有限公司西南分公司 610000

[摘要]建筑施工企业通过多年发展基本形成了一套适合自身管理需求的标准化管理体系，但由于企业规模和内在管理模式不同，项目管理团队人员素质参差不齐，导致企业标准化管理动作执行质量不佳，项目基础管理水平离散度大。在数字化转型大趋势下，如何利用信息化标准管理体系来实现更高效、更智能的精细化、均质化管理，是新时代建筑施工企业面临的共同课题。本文阐述了如何应用信息化手段来打通企业总部与项目间的管理数据流，可视化呈现项目日常基础管理动作执行情况，建立高效的执行反馈机制和数据统计分析功能，从而为不同管理层提供决策依据，有效提升项目基础管理水平。

[关键词]基础管理；标准化动作；信息化技术；预警机制；完结证明；数据分析；

一、背景分析

当前，建筑施工领域竞争日益加剧，精细化管理能力与低成本运营水平已成为众多建筑施工企业的首要核心竞争力。公司制度体系虽然完备，但项目先进场后签合同、施工技术方案编制滞后等问题却时有发生。究其原因，主要有如下两个方面：

一方面，企业针所制定的各项管理要求和动作难以完全下沉渗透至项目层面，造成落实和执行效果不好。项目各岗位人员具体业务不同，约束其业务活动的管理要求和动作也不同，如何将公司各项管理要求和管理动作根据业务流程来进行组合精准投放匹配具体业务活动也是一个难题。

另一方面，企业不能及时准确的获取和实时监管项目履约过程中各项管理要求和管理动作的落实执行情况，无法做出整体管理的决策部署和针对性的调控（比如提醒、预警等）。

二、系统框架

（一）方案设想

针对企业对项目的各项管理要求和管理动作的落实执行以及管理现状，通过梳理各体系管理要求及规定动作，明确执行时间节点或任务节点，以项目部成立至解体的时间轴为线，匹配各施工阶段，依托信息化手段，形成提醒机制，并通过数据库提供每项规定动作执行标准，继而建立规定动作完成证明机制实现规定工作销项达到提升项目基础管理能力和公司标准化管理效能。

（二）实施路径

自主开发建设一套企业标准化动作执行管理信息化系统。该系统以搭建一条标准化项目建造时间轴为管理主线，在建造时间轴上设置若干关键时间节点，以时间节点为抓手落位匹配的各项标准化管理动作和动作执行标准，通过系统数据库，将企业各项管理要求和管理动作融合至项目日常基础管理的工作业务和流程节点中，并通过建立提醒、预警和执行完成反馈机制来解决企业对项目执行情况的实时监管及调控管理，最后从不同体系、不同层级对已完、未完、超期等进行后台数据统计分析，系统框架如下：

图1  项目标准动作模块化管理系统整体框架

三、实施过程

（一）明确项目管理节点

以公司工期综合管控计划管理系统中规定的项目进度节点划分为依据，结合各业务体系针对项目各阶段的基础管理动作要求，明确 “一级节点”，包含项目进场、项目策划会、主体结构封顶、竣工备案、退场等合计41个，用以触发各业务体系标准化动作的时间点参照。

（二）标准化管理动作梳理

1、标准动作类型明确

基于已明确的一级节点，梳理公司各业务体系对项目各节点内相关基础管理动作要求。首先需明确各标准化动作类型，该类型共计两类：一类为固定周期性规定动作，二类为项目一级节点规定动作。以物资业务管理要求为例：一类是匹配项目一级节点上某一具体节点，比如项目物资总需求量计划要求在项目进场后 30 天内完成，并按照公司制定的标准模板进行编制；另一类是匹配固定自然时间周期性规定动作，比如项目物资月报、月度材料盘点等。

2、标准动作管理要素梳理

明确标准动作类型后，梳理标准动作管理要素，制定信息收集表模板。根据系统功能需求，信息收集表中设置“固定事项”来匹配固定周期执行的标准动作，设置“标准动作执行是否存在关联关系”、“上一关联标准工作”、 “匹配节点”等用以梳理标准动作间逻辑关系，设置“动作执行提醒时间”、“动作执行预警时间”用以明确后续项目标准动作执行周期，设置“动作执行标准”用以建立标准动作执行标准库等。

各体系梳理在项目施工过程各阶段的规定动作合计476项。

3、标准动作数据库搭建

将各个体系梳理完成的标准化动作及其管理要素信息，基于公司OA系统低代码开发平台完成标准动作数据库搭建，明确一级节点名称、标准动作名称、动作编号、动作提醒时间、动作预警时间、动作执行责任人、动作管理归属、动作执行标准等信息。

（三）系统启用与项目执行

1、系统启用

项目立项及组织机构建立后，由公司项管部负责发起系统启用审批单，项目部需填写包括项目基础信息，填报完成后，经相关审批流程结束后系统正式启用，并形成“项目标准动作清单数据库”。其中，有注意事项如下：

（1）当项目选择本工程产品线信息后，系统可自动匹配标准动作数据库，调取相应产品线标准动作组合清单，同步调取标准动作提醒预警时间、管理归属、逻辑关系、执行标准等对应信息；

（2）项目主要管理人员填报时为首次资源配置后开展，确保后续动作执行责任人明确；

（3）一级节点时间填报后，系统自动结合已调取标准化动作清单数据库，智能计算各标准动作具体执行提醒及预警时间节点。

2、项目执行

项目正式启用系统后，系统将根据已形成的“项目标准动作清单数据库”自动发起需执行待办任务，收到任务提醒的责任人需在OA系统待办任务中进行处理。

处理流程为：责任人收到任务待办→选择执行人并提交给执行人→执行人收到任务待办→填写完结证明（关联流程或附件）→提交责任人审核→责任人审核通过后提交公司部门审核→通过后流程结束，动作完成。

3、信息变更

系统使用过程中，如项目因客观原因导致人员、施工进度节点、竣工时间等信息出现变化时，可于系统内线上申请进行信息变更，系统可自动修正数据库。

（四）数据统计分析

1、项目层

项目层数据统计分析看板可查看：本项目已提醒、已预警、已完成、超期完成的动作数量；动作完成情况占比；预警动作责任人占比；未来一个月即将提醒动作事项等信息，可用于项目阶段性自查与评价各业务基础管理开展情况。

2、总部业务体系层

总部业务部门可查看所有上线项目本体系相关标准动作执行情况。包括已提醒、已预警、已完成、超期完成的动作数量；预警未完成动作数量项目排名；动作状态占比；预警事项频数排名；超期完成-超期事项排名；预警事项超期天数排名等信息。便于总部各业务部门及时掌握项目本体系基础工作开展情况。

3、公司领导班子层

公司领导班子层可看到所有体系、所有项目标准动作开展执行数据。包括整体已提醒、已预警、已完成、超期完成的动作数量；预警未完成动作数量项目排名；预警未完成动作数量体系排名；预警动作责任人占比；预警事项频数排名；预警事项超期天数排名等信息。为公司决策层提供了阶段周期内业务体系及项目部基础管理情况的可视化窗口。

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