行政事业单位档案科学化管理研究

行政事业单位档案科学化管理研究

 王远航

中共肇东市纪律检查委员会

摘要：本文从行政事业单位档案管理的工作特点出发，就档案管理上需要注意的问题进行了阐述分析，并通过研究行政事业单位在档案管理上常见的一些问题，在分析了问题成因，探讨了问题危害基础上，提出了创新行政事业单位档案管理工作的思考。

【关键词】行政事业单位；档案管理；创新思路

0引言

行政事业单位在我国的国家机构中占据有十分关键的地位，其运营管理的有效性直接关系到国家的稳定安全，所以做好行政事业单位的档案管理非常重要。因为行政事业单位的很多档案在内容和信息上具有较高的安全性，保密性的要求，所以也就为行政事业单位的档案管理带来了更多的困难和阻力，随着现代社会分工越来越复杂，社会公共事务的种类越来越细化，使得行政事业单位的档案管理也面临管理质量亟待改进，管理效率亟待提升的问题。以下本文就结合行政事业单位档案管理工作的实务，就这一系列问题进行深入探讨与分析。

1.行政事业单位档案管理工作的特点

1.1档案管理的系统性

行政事业单位因为性质特殊，跟工商业企业相比，其主要运营诉求不在于追求盈利，通过运营而实现自身利益的最大化，而在于承担并履行重要的社会责任，从事公共服务和公共管理方面的工作，这就使得行政事业单位的档案管理具有较高的系统性要求，很多档案需要长期保存，一些档案即便平时不用，也不能随便进行销毁废弃。而随着时间的推移，行政事业单位所积累的档案材料会越来越多，这就为档案管理工作带来了更多更大的压力和困难。在面临海量档案信息进行管理时，工作人员很难保障工作始终保持高度的准确性不出任何错误。

1.2完整性和真实性的双重要求

因为行政事业单位的很多档案都有一定的保密性，安全性方面的要求，所以在档案管理上，也相应地要求较高，很多档案不仅要保障资料内容准确真实，还要保障一定的完整性。这就需要档案管理人员在档案信息的了解上要十分充分，否则就无从对档案内容的真实性，准确性做出有效判断，也就难以保障工作质量。所以因为行政事业单位的特殊性质，档案管理工作有较高的完整性与真实性的双重要求，这是档案管理上必须要注意的问题。

2.行政事业单位档案管理常见问题

2.1未建立档案信息管理制度

当今时代，随着信息技术、网络技术在社会生产生活领域的普遍应用，以信息化的管理模式实施传统管理体制的升级改造，已经成为企业领域实施管理模式升级的主流。很多工商业企业在内部管理上都已经进行了信息化建设，通过建立信息化的管理平台，把日常管理的各项工作纳入信息联网、资源共享的平台中实施统一管理，这极大提升了企业的管理效率。但是很多行政事业单位在档案管理上依然采用传统的人工管理，纸质档案的管理模式，这就导致单位的档案管理在管理方法、工作流程上都十分陈旧，管理体制落后，档案信息的录入、查找、更新都非常麻烦，效率低下。还无法避免一些因为纸质档案损毁、灭失、档案信息统计失误导致的档案管理上的漏洞。所以，行政事业单位没有建立信息化，科技化的档案管理机制，管理模式保守陈旧，缺乏现代化改造升级，必然影响到行政事业单位档案管理的质量和效率

2.2软硬件的发展与社会需求相脱节

一些行政事业单位在档案管理上，还存在设备陈旧，管理设施落后，管理体制保守僵化的问题。单位一方面依然沿用传统的纸质档案，依靠人工进行管理，工作效率十分低下，还容易因为人为操作上的失误而出现各种问题。同时在管理制度上也长期不进行更新，档案管理的制度依然沿用以往只对错误问责，不出错就算有效完成了管理工作的模式，即便干得好也不会多发工资。这使得档案管理人员工作上态度十分消极被动，不求有功但求无过，拒绝接受新生事物，不敢在管理模式上进行创新，不积极引入新的设备，新的设施更新传统的档案管理模式，这就使得一些行政事业单位在档案管理上工作模式已经严重跟社会需求脱节，影响了档案管理的工作效率，

2.3人员业务素质及思想觉悟不足

目前在行政事业单位中，负责管理档案的很多行政人员很多知识结构已经严重老化，不了解现代科技化，信息化的档案管理技术。一些档案管理人员专业素质较低，并非档案管理专业毕业，通常为单位中的文职人员或财务人员负责管理档案，这些工作人员尽管有高度的责任心，但是在档案管理上专业能力不足，加之事业单位的档案平时调用检索并不频繁，这就导致很多事业单位中从事档案管理的工作人员不注意及时了解现代档案管理领域的新知识，新理论，在档案管理工作上抱着消极保守，多一事不如少一事的思想对待业务创新问题。而其这样保守的思想觉悟，必然造成单位的档案的管理模式长期停留在沿袭传统工作模式而不及时更新的状态，档案管理的效率低下。

3.创新行政事业单位档案管理工作的思考

3.1不断完善档案管理制度

要做事业单位的档案管理工作，建立并不断完善单位的档案管理制度非常关键，只有建立了制度化，规范化的档案管理制度，让档案管理的各项工作有法可依有章可循，在制度框架下有序运行，才能保障档案管理的质量和有效性。这要求行政事业单位要针对以往档案管理制度上存在的问题进行深入分析和研究，找出其中不够合理，不够科学有效，分工和责权分配需要进一步完善的地方，通过进行制度改进与优化。秉持现代科学的档案管理思想，对原有的档案管理制度进行改进优化，及时发现制度上的漏洞和不足，并对其进行改进完善。以建立规范化有序，制度设计合理，分工明确，责权分配清晰的管理制度为目标，不断审视制度缺陷，分析制度科学性问题，并不断优化制度漏洞，这样通过不断完善管理制度，才能让行政事业单位的档案管理制度始终处在动态的升级过程中，具有自动修复失误与管理漏洞，不断自我优化的能力。

3.2加强信息化管理建设

目前很多行政事业单位已经在内部管理上建立了信息化的管理平台，通过科技化、信息化升级，构建形成了内部联网的信息化管理机制。这就为行政事业单位利用科技手段进行档案管理模式的信息化改造升级提供了条件。行政事业单位可以利用已经建立起来的信息化管理平台，在其中建立档案管理的专门模块，把档案管理的各项工作都纳入到信息联网、资源共享的平台中，实施统一的信息化管理。通过档案信息管理的操作权分开，在档案信息的检索、查阅、管理和利用上，仅为专职管理人员分配操作权限，从而在信息化管理平台上，建立档案管理的专门区域，这样通过把行政事业单位的档案管理实施信息化建设，取代传统的人工纸质管理模式，将其嵌入到单位的信息化管理系统中，可以通过对档案管理的工作模式实施信息化升级，提升档案管理的效率，改进档案管理的现代化水平。

3.3建设专业化管理队伍，推动档案工作顺利发展

行政事业单位要做好档案管理工作，就一定要秉持科学的现代管理思想，通过建立一支专业化的档案管理队伍，提升单位在档案管理上的工作质量和管理效能。这要求行政事业单位要针对档案管理人员进行在职培训，把现代最新，最前沿的档案管理理论，信息化管理知识都纳入培训课程当中，通过让档案管理人员接受培训，更新其知识储备，扭转其消极保守的工作态度。同时设立档案管理的绩效管理制度，依据工作人员平时在档案管理上的表现，工作中的成绩，参与学习培训的成果，对其定期给予绩效打分，并把管理人员薪酬跟绩效挂钩，让其感受到压力的同时也感受到动力，这样才能以专业化，现代化的档案管理，构建一支专业水平一流，素质过硬的档案管理队伍，推动档案管理工作质量效能的提升。

4.结语

概括起来就是一句话，要做好行政事业单位的档案管理工作，秉持与时俱进的创新思想是十分必要的，任何传统的工作模式即便再完美也有过时的一天，而只有秉持动态的发展思想，时刻以积极的心态进行创新，进行管理体制升级，才能让行政事业单位的档案管理工作始终保持较高的质量水平。

参考文献

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