建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略

建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略

刘亭亭

河北建工集团有限责任公司 河北石家庄 050000

摘要：建筑工程资料能真实反映工程建设管理的全过程，具有凭证和依据效用，对于工程运转和充分发挥效益至关重要。建筑工程资料管理工作是一项长期且重要的工作，它需要资料管理人员高度重视，对管理工作认真负责，同时需要我们不断的学习，提高编写、收集、分类等工作的能力和水平。通过各种措施，使建筑工程资料管理过程更加科学化和规范化。

关键词：建筑工程；资料；管理

1建筑工程资料管理的重要性

近几年，我国社会经济快速发展，工程项目建设水平也有了很大程度提高，国家和社会对各地方工程建设要求也越发严格，凸显出工程资料管理工作的实际应用价值。在这样的新形势下，应针对当前建筑工程资料管理的现状及问题，创新管理途径，切实保障资料管理的科学性与实效性，充分认识到资料管理的重要性，深入挖掘建筑工程资料管理特点，全面提升档案资料的应用效果及利用效率，为建设项目竣工投入使用后的管理、质量评价等工作提供可靠数据保障，进而促进建筑工程事业的长效发展。建筑工程资料能够完整记录施工过程中的全部信息，为施工顺利进行提供坚实保障，确保工程按时完工。同时，在工程质量控制、竣工验收等环节均会涉及档案记录和信息调取，竣工后的运营管理与维护、项目设计、科研创新等环节也离不开档案数据支持，由此可见，建筑工资料管理的必要性。

2建筑工程资料管理中存在的问题

2.1缺少完善的管理体系

完善的管理体系能够最大程度规避工作风险，保障工作顺利有序开展。通常情况下，一个工程建设项目在可行性报告批复后才能组建项目法人，也就是勘探测量、立项材料、可行性研究报告等档案资料大多在项目法人组建之前就已经产生，但由于项目法人尚未组建，便无法对上述档案资料进行收集和整理，使得工程项目前期的资料管理工作混乱，常常出现资料丢失、不完整等问题，给后续资料管理工作增加难度。其次，工程竣工验收环节会产生大量的档案资料，因此，资料管理人员需要与工程竣工验收工作同步开展，但在实际施工过程中，验收工作常常无法按时进行，加上工期限制，使得档案资料的收集和整理时间十分紧张，草草收尾会使得档案资料整理不完整，如果等工程全部结束后再统一整理档案资料，又无法保证档案内容的完整性，最常出现的问题就是文件资料缺少签字或盖章。

2.2工程资料管理人员素质不高的问题

随着社会的发展和管理理念的更新，工程资料管理工作必须能够有新理论、新思想、新知识和新技术。但由于对工程资料管理工作的重视程度不够，资料管理人员缺少培训。一些资料员在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面有待提高。部分资料管理人员满足于自己掌握的知识，对于自己工作所面临的巨大挑战认识不足，不愿意学习新的技能。有些人不能运用高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识。

2.3工程资料不准确、整理不够规范

有些资料员存在敷衍的情况，有的提前填写技术资料信息，导致技术资料缺乏真实性。有的忘记了及时记录当时的数据信息，过后再补充，此时已经印象模糊，造成技术资料不能真实记录和反应当时的实际情况。一些资料员由于缺少专业的培训，对工程资料的整理不够规范，没有按照要求和格式整理和归档资料，资料格式不一，导致工程资料在使用的时候费时费力，还找不到想要查找的内容。

3建筑工程资料管理的改进策略

3.1建立规范化的工程资料管理体系

（1）制定工程资料管理规定。根据建设单位的相关要求，制定科学合理的工程资料管理制度，明确项目竣工档案和过程数据的采集和归档范围要求，包括档案的采集、归档、存储及竣工资料的编制、验收、存档和利用等方面的规定，确保资料管理工作的规范性和制度化，实现工程资料的准确性和完整性。

（2）实施档案管理流程。项目开工前，建设单位或聘请项目管理单位应规范项目资料管理工作机制和流程。制定该项目工程资料管理的流程和操作规范，包括纸质档案和电子档案的分类、整理、采集、归档、验收、存储、移交等环节，确保资料管理工作的标准化和规范化[1]。

（3）优化资料审核机制。各参建单位应对同步归档的工程资料进行内部自检，监理单位负责签字确认，项目管理部门进行审核，档案部门实施最终验收。对归档程序不及时、不规范的部门和个人，应根据相关制度追究其责任，以有效加强施工过程的要求，真实反映工程实施全过程的情况，确保工程资料的真实完整、准确无误、系统规范。

3.2强化建筑工程资料管理过程控制

要想使建筑工程资料全面、系统、完整地反映出某个工程建设各环节的过程和结果，就要做到事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。在启动工程时，应预先谋划，建立健全资料管理体系，制订明确的目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，明确该项建筑工程文件资料的收集、整理和归档管理要求，并将有关资料管理制度标准和要求传达到各参建方；在工程施工阶段实时收集该工程的详细工程建设资料，并做好同步管理，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、收集、管理情况，重点检查和指导各参建单位项目档案人员立卷，检查案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，需先同步检验工程文件资料的收集整理与归档管理情况，重点加强未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查

[2]。

3.3加强资料管理人员技术培训

在实际的管理过程中，应加强资料管理人员在技术层面的培训，提高业务能力和专业素质水平。当前的建筑企业在发展过程中，管理人员缺乏专业化的技术对资料进行处理，从而使得管理效果无法达到合格标准，针对这一点内容应加强组织管理人员参加技术培训工作，提高自身的管理水平。与此同时，管理人员还应具备良好的现场沟通能力，从而方便与施工人员进行资料技术交流，在整理资料的时候还能结合具体的施工进度调整资料细节内容，并对其中存在的问题进行充分总结和汇报处理[3]。

3.4实施信息化工作

信息化的建设是时代发展进步必不可少的重要环节，也将成为工程项目管理中一项十分关键性工作，在进行信息收集、处理以及传递等方面都要实现信息化。补齐档案信息化管理的必备硬件设备，如计算机、路由器、大型扫描仪等可以对纸质资料进行数字化的硬件设备。（2）完善档案信息化管理系统。该系统可以同项目管理系统挂接，实现在线归档电子文件、管理电子文件。例如，将初步设计数据按照标准模板进行输出，生成相关Word文件及模型等非结构化设计文件，同时也可生成结构化数据，数字化成果与其他专业文件分批次移交到工程管理系统或全生命周期数据库。目前，数字化设计平台一般可采用数据表移交和数据库方式进行移交，也可根据建设单位需求，提供特殊数据库格式进行移交。同时，该技术的应用也可满足全生命周期数据管理的需求[4]。

4结语

综上所述，建筑工程资料涉及规划、水工、地质、机电、施工等多个专业，涵盖内容广泛。本文以建筑工程资料管理为研究内容，通过分析建筑工程资料管理上存在的问题，总结出相应的优化策略，希望能够给本行业的资料管理工作提供一定的启发，进而提高建筑工程资料管理水平。

参考文献：

[1]童林.水利工程档案管理中存在的问题及优化策略研究[J].兰台世界,2023,(S1):126-127.

[2]屈建春,夏丽,刘娟,张静,许春萌.新形势下水利工程建设项目档案管理探讨[J].治淮,2023,(06):71-72.

[3]庞海萍.关于加强水利工程档案管理工作的思考[J].办公室业务,2023,(10):154-155.

[4]储静.浅谈技术资料管理方法[J].中国井矿盐,2023,54(03):44-46.