浅谈沧源县档案管理的现状问题和发展趋势

浅谈沧源县档案管理的现状问题和发展趋势

魏志明

云南省临沧市沧源佤族自治县档案馆   677499

摘要：档案管理以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。传统手工的档案管理模式已经不能适应现在新时代快速发展的步伐，实现档案管理现代化势在必行。在当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外，有必要对新时代我县档案管理和发展进行探讨。本文旨在分析我县档案管理现状的基础上，探讨我县档案管理发展方向。诸多问题的存在制约着我县档案管理的现代化发展：档案管理专业队伍人员不足；档案管理设备奇缺不全、管理资金不到位、满足不了现状的发展；各机关部门和企事业单位对档案管理意识淡薄、工作不够重视、不及时收集整理归档；业务员对档案管理意识不强、操作不规范、学习档案专业知识不够深入。

关键词：档案管理；现状问题；发展趋势

档案管理包含的类型多样，有机关档案管理、企业档案管理、学校档案管理、城建档案管理、医学档案管理、项目档案管理等等，涉及的行业较多，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要。由于信息化发展，档案管理面临许多新挑战、新困难、新情况、新问题，加强档案管理工作的改革和创新，实现长久、跨越式发展，是必须考虑的重要内容。而解决档案发展方向问题首先要明确我县档案管理现状及面临的问题与存在困境。本文将在分析我县档案管理现状的基础之上，解读我县档案管理的现状问题和发展方向，为我县档案管理发展提供一定的参考思路。

1.我县档案管理的现状问题

步入2022年，迎接二十大胜利召开，我们逐梦新征程，奋斗创未来。档案管理信息化建设与管理是时代发展的要求，需要各机关、部门、单位积极参与，调整数字资源，进行资源整合，建立切实可行的管理系统。我县档案管理存在已久，越是庞大的体系进行改革的难度就越大，但不能因为困难就对环境发展坐视不理，而必须直面我县档案管理中意识薄弱、不够规范、人员不够专业等问题，从而对症下药，不断调整发展方向。本文从以下几个方面谈谈我县档案管理的现状及发展存在的问题。

1.1各机关部门单位对档案管理意识薄弱、领导重视不够

对档案管理工作的重视不够会制约我县档案管理的发展步伐。长期对档案管理工作的边缘化和重要程度弱化会导致档案管理产生许多问题，如分类模糊、保存混乱、查找和检索困难，利用率低等问题。

1.2档案管理专业队伍人员不足

县档案馆编制不足，各机关部门、单位管理水平不够专业，没有专职专业档案管理人员，没有参加档案学习培训，档案管理人员的素质水平会制约档案管理工作的顺利进行和有效发展。根据《档案法》有关法律、法规和方针政策，制定合理的档案材料保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，相关管理人员必须高度重视、专业化管理；而且随着时代的发展，仅仅依赖档案管理知识还不够，还需要了解现代化技术手段，信息数据系统录入，进行数字化管理，并灵活运用到档案管理中，对档案管理专业队建设提出更高的要求。

1.3档案管理方法处于过渡阶段

一蹴而就的管理改革和转变是不现实的，要促进我县档案管理从传统方式向现代发展转变，并始终处于与时俱进的发展中，要认识到目前的状态处于过渡阶段，传统和现代管理手段并存，有些改变是主动适应性改变，有些是被动提高性转变，无论如何，要承认过渡期的存在和可能出现的困难和问题，我们要正视这样的现状问题，去改变发展方向。

2.我县档案管理设备奇缺不全，管理资金不到位

随着科技的发展，社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，深入到我们的生活工作中，在档案管理工作中，档案信息化工作要求越来越高，也是我们档案管理的发展趋势，利用好现代技术成为现阶段档案管理工作的重头戏，进行数字化管理必然需要一定的投入，而数字化的设备是不可或缺的部分，比如档案资源数字化的建立，这些都需要大量技术设备的配套完善。

3.我县各机关和企事业单位对档案管理意识淡薄、工作不够重视

档案管理工作是每一单位内部管理的一项重要工作，然而许多单位档案管理意识淡薄，不受重视是普遍存在的。对档案管理的重要性认识不足，致使档案的利用价值体现不出来，致使档案管理工作停滞不前。有些单位主要领导对档案管理不重视，认识还是相当的模糊：认为档案管理工作只是收集过期的文件材料，工作的主要形式就是停留在对资料的整理层面，也仅仅是表面功夫，使得档案管理工作的作用只发挥出对资料的管理功能；甚至有的认为档案管理工作既出不了政绩，又没有为单位创造直接的经济效应，是得不偿失的徒劳；很多单位没出多少人力、物力、财力去管理，没有把档案管理工作放到重要位置加以认识加以学习，在档案管理方面没有与单位的发展相互联合起来。所以要摆脱当前档案管理的困境，亟须加强档案管理业务人员的档案意识和业务培训，从而提升档案管理工作在单位中的地位和作用。

3.1各单位档案业务员对档案管理意识不强、操作不规范、不及时收集整理归档

现阶段大多数单位对档案管理工作意识不强，观念落后，操作不够规范，没有建立一个相对健全和完善的管理制度。观念的落后严重的制约着档案管理的价值体现。在许多单位，档案管理人员在档案的收集整理过程中存在诸多不完整、不规范的问题，使得很多归档材料不齐全、不合格。现阶段还有许多单位的档案管理以传统的手工管理模式为主，比如档案的收集、整理、编目等工序几十年来仍上承下效，没跟上时代的节拍，致使档案管理质量较低，查找困难效率低下。管理手段比较落后，有的单位没有设立档案室，也没有专职档案管理员，档案的收发及借阅均无登记造册，造成档案文件丢失的现象，这不利于单位档案的全面建设。档案资料的收集、整理应实行集中统一管理，把文件材料的形成、收集、归档和整理等作为档案管理人员的职责，不断提升档案管理工作水准。

3.2各单位档案业务员职业素养不高、档案专业知识学习不够

现阶段有些单位的档案业务人员没有经过系统的学习，这就是档案管理意识淡薄、管理观念落后，操作不规范的重要原因，严重影响档案管理工作的进展。有些单位没有依据档案管理的特点筛选制定合适的档案员，把档案管理工作简单化，负责档案工作的人员专业化程度不高，通常身兼数职，因此档案管理不一定是档案员工作的重心，没有时间学习档案业务知识，更没有时间补充掌握档案专业知识和相关的管理技能，存在着不懂了也不问、不会了也不学的现象，致使档案收集、整理、归档、管理无序。许多单位的档案管理人员一般由办公室勤杂人员兼任，他们不但没有专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，使档案管理工作处于被动状态，档案管理的处境如同鸡肋。

4.我县档案管理的发展趋势

当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规工作模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本文将从以下三个方面谈谈我县档案管理的发展趋势。

4.1现代化发展趋势，引入大数据技术

随着技术的不断发展，档案管理也将朝着现代化的方向发展。引入大数据技术应用到档案管理的过程中，档案信息资源可以更加充分开发利用，更便于数据的存储与备份；档案管理从简单的文件节约利用（实体管理）上升到知识管理（构建新型资源知识服务引擎）因为大数据技术的引入成为可能。

4.2管理人员专业化发展趋势

我县档案管理未来对管理人员提出了更高的要求，逐渐专业化、深入化，离不开相关部门的科学引导和有效监控。如建立适应专业化形势下的科学激励、考核机制评估体系；建立符合现代化档案特点的竞争机制；推行档案人员职务聘任制，实行按需设岗，双向选择，严格考核，加强对档案从业人员的继续教育考核等。

4.3传统纸质档案管理模式向数字化档案管理形式发展

数字化档案会随着信息化时代的发展越来越普遍，这就要求档案管理从纸质管理向数字化方向发展。档案管理数字化能够提高档案查询、利用效率，更好地保存保护历史珍贵档案资料，实现档案异地备份等。与此同时，应该加强档案数字化管理的措施，如建立档案数字化管理机制，加强电子档案的维护、档案保密工作，以及建设规划标准、加强数据库建设和管理等。

5.总结

综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化管理技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，实际上属于非常系统化的工程，对管理人员的专业性要求就很高，各级各部门必须从意识上高度重视这项工作，明确档案的发展趋势，才能有效的采取改善措施，保证我县档案管理工作的有效落实和发展进步。