基建档案管理在医院建设中的作用研究

基建档案管理在医院建设中的作用研究

向海英

南充市高坪区人民医院   

摘要：在医疗服务领域，医院建设作为一个复杂且专业的过程，无疑需要仔细规划和执行。这个过程中，基建档案管理扮演着至关重要的角色，它能为各个环节提供详细的记录和关键信息，从而有助于保障建设过程的顺利进行。本文将就基建档案管理在医院建设中的作用进行详细的研究和分析，希望通过本文的探讨，能让读者更好地理解和利用基建档案管理，从而推动医院建设的持续改进和优化。

关键词：基建档案管理；医院建设；作用；研究

引言：医院作为人类健康的重要保障，其建设复杂性和重要性无需赘述。每一座医院的建设都离不开详尽的规划、设计、施工，以及严格的法规遵守等一系列流程。在这个过程中，一个被广泛运用但往往被低估的工具就是基建档案管理。基建档案管理涵盖了所有与医院建设相关的记录，从最初的设计图纸到最后的施工报告，甚至包括建筑物维护和修理的详细记录。

一、基建档案管理概述

基建档案管理是关于建设项目各类文档和数据的收集、组织、存储和使用过程，这对于任何建设项目，包括医院建设，都至关重要。这些文档和数据可能包括设计图纸、施工计划、合同、规范、测试报告、安全记录和维护记录等。以下是对基建档案管理过程的概述：

（一）档案收集

档案收集是基建档案管理的第一步，涉及收集所有与项目相关的文件和信息。这些文件可能来自于不同的来源，包括设计师、承包商、供应商、工程师等。

（二）档案分类和组织

收集到所有文件和信息后，下一步是将它们进行合适的分类和组织，这可能涉及到为文件建立索引，为不同类型的文件创建不同的分类，以便在未来能够方便地检索和使用。

（三）档案存储

分类和组织好的档案需要进行安全的存储，无论是实体存储（如文件柜）还是电子存储（如云存储）。关键是要确保文件的安全性和可访问性。

（四）档案利用

档案的主要目的是供未来参考和使用。这可能包括查询特定的设计细节，证明项目的合规性，进行质量控制，支持维护工作，或为未来的类似项目提供经验和教训。

（五）档案更新

对于正在进行的项目，档案需要定期更新以反映最新的进展。例如，如果有新的设计更改或新的工程照片，都需要添加到档案中。

（六）档案保留

项目完成后，档案需要被长期保存。这既可以作为历史记录，为未来的项目提供经验和教训，也可以在需要时用于法律或合规性的问题。

基建档案管理在医院建设中的重要性不可忽视，它可以帮助提高工程的质量和效率，减少风险，保证合规性，并为未来的项目提供有价值的参考。

二、国内医院建设分析

（一）医院建设

据统计，我国公立医院数量与人口数量结构待完善，地区城乡公共医疗服务资源配置不均衡。2021年全国卫生费用支出为75,593.6亿元，比2020年增加人均卫生费用支出上升3418.6亿元。医疗卫生资源的扩大主要体现在床位数、注册护士、职业医生、全科医生的指标上。全国医院、社区卫生服务中心及乡镇卫生院的数据统计如下图所示。

图1 全国医院、社区卫生服务中心及乡镇卫生院统计

（二）医疗资源不足

国家卫健委2021年卫生健康事业发展统计公报显示，我国人均床位数3.8% ，每千人口执业医师3.04人，总体来看，人均床位数和人均医护人员数量相对较低。如图2和图3所示。

图2 全国卫生人员数统计

图3 全国医疗机构床位数统计及其增长速度

根据以上我国医院建设的形势，我国出台了许多政策，支持医疗机构融资建设的正当性，也由此拉开了医院新基建重构的帷幕。由此可见，医院基建对于我国医疗卫生发展的具有不可替代的重要性。而医院基建不仅体现在硬件方面，档案管理的软实力提升同样不可小觑。

三、基建档案管理在医院建设中的具体作用

基建档案是医院基础建设活动中形成的第一手材料，其内容涵盖了医院各个基础建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，还包括了基础建设项目交付后，在使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。因此，可以说基建档案是医院基建部门与档案管理部门工作人员的工作成果和智慧结晶，也是医院日后进行工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建等活动不可或缺的重要参考依据，能够为医院的质控、维修、法律保障以及知识的管理与传递提供有力支撑。

（一）质量控制

在医院建设中，基建档案管理对于质量控制的作用非常重要。基建档案能够对使用的所有材料和工艺进行详细的记录，这为监控建筑质量和工程安全提供了可能。例如，通过追踪和记录建筑材料的来源和质量，以及施工过程中的每个关键步骤，基建档案可以帮助确定所有工作都符合预定的标准和规定。如果在后期发现有质量问题，基建档案可以提供关键的信息来帮助找出问题的根源。通过查阅设计图纸、施工记录或质量检查报告，我们可以了解问题可能出现的原因，这对于寻找解决方案或进行修正都是极其重要的。此外，基建档案也可以提供一种持续改进的机制。通过收集和分析质量问题和建设错误，我们可以从中获取宝贵的经验和教训，以便在未来的医院建设项目中避免重蹈覆辙。最后，通过对质量数据的管理和分析，基建档案还可以帮助我们进行性能比较和基准设置，比如，我们可以对比不同项目或不同承包商的质量表现，从而为决策者提供有力的依据。

通过为医院建设提供详尽的记录和数据，基建档案管理在保证质量控制方面发挥着关键的作用。不仅可以帮助我们监控和保证项目的质量和安全，还能提供有力的工具来发现问题、采取纠正措施、实现持续改进，并做出更明智的决策。

（二）维护和修理

在医院建设中，基建档案管理在维护和修理方面起到关键作用。由于医院建设包括许多复杂的结构和系统，例如电力系统、暖通空调系统、管道系统等，这些系统都需要定期的维护和可能的修理。此时，基建档案就能提供详细的建筑结构和系统信息，这对于维护和修理工作至关重要。

建档案中包含的详细设计图纸和施工记录，为维护人员提供了宝贵的信息源。例如，如果需要对某个部分进行维护或改造，基建档案中的信息可以帮助维护人员理解原始的设计理念，了解各个部分的工作原理，以及它们是如何组装在一起的。这将大大减少猜测和误解，提高维护工作的效率；当出现故障或系统问题时，基建档案可以帮助快速定位问题并寻找解决方案。例如，电线走向、管道布局、设备规格等信息都可以在基建档案中找到，这些信息可以帮助维护人员快速找到故障的位置，判断可能的原因，并选择最适合的修复方法；最后，基建档案管理在长期维护计划中也发挥着重要作用。通过对过去维护和修理记录的分析，我们可以发现哪些部分或系统更可能出现问题，从而制定出更有效的预防性维护计划，提前预防问题的发生，从而降低运营成本和提高服务质量。

基建档案管理在医院建设的维护和修理中发挥了至关重要的作用。它提供了宝贵的信息源，帮助我们理解建筑的结构和系统，快速定位和解决问题，以及更有效地规划和执行长期的维护计划。

（三）法律和合规性

医院建设必须遵循许多严格的法规，包括建筑法规、环保法规、安全法规、以及特定于医疗设施的法规，基建档案中收集和保存的文件和信息，可以证明医院建设过程中是否遵循了所有相关的法规和规定。

基建档案中的设计图纸、施工计划、质量检查报告等，可以证明医院建设过程中是否遵循了相关的建筑规范和安全标准。例如，如果建筑设计遵循了建筑规范，施工过程中遵循了安全标准，那么这些都可以在基建档案中找到证据；如果在建设过程中出现纠纷或法律问题，基建档案可以提供详细的记录来帮助解决。例如，如果出现施工质量问题，或者供应商和承包商之间出现合同纠纷，基建档案中的文件可以提供有力的证据；基建档案还可以帮助证明医院建设过程中是否符合环保法规。例如，如果项目需要进行环境影响评估，或者需要处理有害物质，那么这些过程的详细记录都应该保存在基建档案中；对于特定于医疗设施的法规，如患者隐私保护、感染控制等，基建档案也可以提供关键的证据。例如，医院的设计和施工是否考虑了患者隐私保护，是否有足够的隔离设施来控制感染，这些都可以在基建档案中找到证据。

（四）知识管理和传递

在医院建设中，基建档案管理它提供了一种机制，可以有效地收集、保存和传递在项目中产生的知识和经验。基建档案管理为我们提供了一个集中收集和保存项目知识的平台。在医院建设的各个阶段，包括设计、施工和维护，都会产生大量的知识和经验。通过基建档案管理，我们可以将这些知识和经验以结构化的方式保存下来，以便将来使用；基建档案管理也是知识传递的重要工具。通过查阅基建档案，新进人员可以快速了解项目的历史和背景，学习过去的成功经验和失败教训。此外，当项目人员更换或项目转交给新的团队时，基建档案也可以提供重要的信息和知识支持；通过对基建档案的分析和研究，我们可以从中提取有价值的知识和见解。例如，我们可以分析历史项目的成本和时间数据，以了解哪些因素可能导致成本超支或延误。我们也可以分析设计和施工问题，以了解这些问题的常见原因和解决方案；基建档案管理也支持知识的创新和发展。通过收集和分析来自不同项目的知识，我们可以找到新的观点和想法，从而创新我们的设计和施工方法。

四、总结

基建档案管理在医院建设中的作用不可忽视，从质量控制、维护和修理到法律和合规性，再到知识管理和传递，基建档案管理的每一个方面都对医院建设产生深远影响。有效的基建档案管理需要我们持续投入时间和精力，不断改进我们的管理方法和工具。这包括保持档案的完整性和可访问性，更新和完善档案内容，以及利用现代技术如人工智能和大数据进行档案分析和挖掘。通过更好地管理和利用我们的基建档案，我们可以积累更多的知识，掌握更多的力量，从而推动医院建设的发展，提高医疗服务的质量，最终为我们的社会和公众带来更大的利益。

参考文献：

[1]于娟娟,李凯,郭嘉奇,等.医院基建档案管理策略探讨[J].中国医院, 2022(002):026.

[2]赵莉娟.医院基建档案管理在医院发展建设中的作用研究[J].卷宗, 2018（16）：039.