提高烟草企业办公室档案管理工作效率的思考研究

 提高烟草企业办公室档案管理工作效率的思考研究

王耀水

山东滨州烟草有限公司邹平（公司）  山东省滨州市  256200

摘要：科学技术迅猛发展背景下传统的办公室档案管理工作模式已经难以满足需要，网络信息化在办公室档案管理工作中的应用是大势所趋。办公室档案管理在企业工作中具有积极的作用，关系到企业各项工作业务开展，网络信息化技术的应用对提高办公室档案管理工作效率意义重大。

关键词：烟草企业；办公室；档案管理；工作效率

企业办公室档案管理工作的效率，决定了办公室工作的效率。在科学技术不断发展的当今社会，常规的档案管理方法，无论是在质量还是在效率上，都难以达到企业办公室工作的要求，只有从实际出发，优化或创新档案管理方法，才能做到完整保存办公室档案，使办公室档案的价值得到体现，在此基础上所开展的办公室工作，其效率自然会得到显著提升。

1提高企业办公室档案管理工作效率的意义

①顺应时代发展需求。随着时代的发展，档案管理工作越来越成为企业管理的重要部分。严格执行档案管理工作，记录工作过程文件，为日后工作的复盘及数据信息的查询提供便利。办公室档案管理过程中，将工作与行业市场环境相结合，分析工作能否满足社会发展的需要，有利于档案管理工作真实价值的实现。②促进档案的可持续发展。档案管理工作需要持续进行，全面记录工作过程内容，收集档案资料，系统整理数据信息，保证资料完整性，避免遗失，有效促进档案的可持续发展。③促进档案管理与市场行业的协调发展。社会各行业的运转和发展都离不开档案管理，其对市场各行业的协调发展起到推动作用。将工作过程进行记录，数据资料进行保存，对未来类似工作的开展起到借鉴作用。

2烟草企业档案管理工作效率提升的现状

2.1档案管理人员素质薄弱

烟草企业档案管理工作人员档案管理工作效率高低与档案管理工作自身素质息息相关。素质高、对档案信息存储、查阅技能掌握熟练，在档案整理过程中得心应手，利于提高档案管理工作效率。但是从目前发展情况来看，部分档案管理工作人员素质薄弱，对档案摆放位置、档案类别、档案存储内容不甚了解，在实际工作中经常面临找不到、查不了、难查阅等问题，烟草企业档案信息使用质量大打折扣，缩减服务面。

2.2使用设施较为落后

随着社会的发展，档案记载的信息数量不断增多，如果仍旧沿用传统的管理技术和方式，不仅无法保证工作效率，其质量也会受到影响。只有利用信息技术，对档案数据库进行建立，才能在短时间内实现对大量数据进行存储及查询的目标。

2.3管理观念亟需创新

办公室档案管理在企业工作中具有重要作用，档案管理的精准性和完整性对企业业务开展和信息查找意义重大。但是，从根本上来说，受企业规模和工作重视程度的影响，办公室档案管理工作并没有受到所有企业的重视，重视程度不够是导致办公室档案管理工作效率低下的重要原因，没有在企业内形成良好的档案管理观念，办公室内部也缺乏科学的档案管理工作观念，严重影响了档案管理工作效率。

3烟草企业档案管理工作效率提升的策略

3.1加大对档案管理人员的技能培训力度

人才是烟草企业档案管理工作开展的中坚力量，在档案管理工作中占有举足轻重的地位。为有效解决档案管理工作人员素质薄弱这一问题，烟草企业负责人要予以高度重视，可以通过专家讲座、座谈会、科学合理的技能考核体系等于潜移默化中增强档案管理人员的工作技能。除此之外，工作人员也要利用闲暇时间不断提升新技能，利用互联网平台实时为自己充电，以娴熟的档案整理技能和信息查阅方式助力完善烟草企业档案管理工作效率提升，充分发挥人才优势，从而更好地为企业档案管理工作服务。

3.2对新技术和设施进行有效应用

对档案进行管理的目的是为用户提供更好的查询服务，要想实现对档案进行高效管理的目标，工作人员对信息的收集、存储还有查询引起重视，在信息技术的辅助下，合理应用数据空间，对档案价值进行开发，通过多层次存储的方式，在最大程度上，满足用户在信息查询等方面提出的要求。另外，在实际工作中，相关人员应使用声像光盘代替传统的纸质材料，对档案信息进行存储。除了技术外，对档案管理效率具有决定作用的因素，还包括软硬件设施，由于办公室档案涵盖的内容十分繁杂，只有邀请专业人员对数据库进行建设，使数据库在信息储存、查询、处理等方面具有的功能得到充分发挥，才能为工作效率提供应有的保障，当然，设立防火墙同样很有必要，互联网具有的开放性，给存储在数据库中的信息的安全性，带来了潜在的威胁，防火墙的作用主要是提升计算机系统具有的安全性，避免档案信息被盗窃或丢失的情况出现。

3.3树立创新化的档案管理工作观念

要多措并举提高企业以及档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，就必须树立创新化的档案管理工作观念。从单位企业出发，规范办公室档案管理，建立相应的制度管理来提升其规范化和重要性认识；从办公室内部管理出发，引导工作人员准确把握办公室档案管理与其他业务工作的关系，制定明确的档案管理工作目标，引导办公室内部工作人员树立现代化档案管理理念；从档案管理工作人员出发，实施强制化岗位责任制，提升档案管理工作人员的工作意识；从档案收集出发，做好档案收集、整理、分类、编排和保管的规范性工作，以文字编号、正文提料、主题词提取、附件处理、目录编号和文件检索为核心做好档案管理工作。

3.4完善烟草企业档案管理监管制度

完善的档案管理监管制度不仅利于引导档案管理工作朝着规范化、系统化方向发展，而且也有利于激发工作人员的效率意识。烟草企业管理人员要组建专家研究团队、政策执行团队、方案考评团队等，就本企业档案管理工作的现状和工作人员自身的工作特点制定出科学、合理、可实施、便操作的监管制度。也可以设置相应的奖惩措施，激发工作人员的工作干劲，确保档案管理工作有规则可循、有制度可依，以督促和警醒的方式优化档案管理人员自身的操作技能，提升档案管理工作效率，推动并完善烟草企业档案管理系统。

3.5企业办公室档案管理的信息化改革

在企业信息发展方面，与企业管理部门之间存在着相互促进和相互依存的关系。在正常情况下，企业结构相对稳定，但随着市场经济的不断变化和发展，企业对信息的要求不断增加，企业的非支配地位逐渐占主导地位。提高组织结构的灵活性和效率。为了适应市场经济的变化和激烈的竞争，公司不仅仅要求企业通过灵活的组织结构管理其生产。这也要求管理层灵活应对任何时候发生的变化。不同区域的企业部门、分支机构或名册管理人员可以利用管理信息系统进行分析和判断，从而直接就生产管理问题做出决定。通过网络的支持和实用的管理信息系统，可以迅速建立一个小型的、以部级单位为中心的组织结构，这种结构将更加灵活和有效。提高企业档案管理结构调整和组织结构优化的成功率。

结语：

烟草企业档案管理工作效率提升不仅关乎着档案信息的使用效率，也在很大程度上关乎着烟草企业的未来发展趋势，提升烟草企业档案管理工作效率具有社会效益、经济效益。要加大对档案管理人员的技能培训力度，提高人员素质，创新档案管理模式，提升服务性能，完善烟草企业档案管理监管制度，多位一体，多举措并行，全方位、立体化提升完善烟草企业档案管理工作效率，推动完善烟草企业档案管理工作深化开展。

参考文献：

[1]齐晓东.办公室档案管理工作浅析[J].各界，2018，（20）:87.

[2]蔡映东.刍议提升办公室档案文书管理工作[J].大科技，2019，（08）:7-8.

[3]罗仕耽.浅谈如何改进办公室档案管理工作[J].青年时代，2019，（02）:292.