浅析如何做好电子档案管理的保密工作

浅析如何做好电子档案管理的保密工作

李娜

中共准格尔旗纪律检查委员会           017000

摘要：保密工作对企业来说有着十分重要的作用。而在保密工作中，档案保密更是非常关键的保密环节之一。随着新形势下科技信息的快速发展，有关安全保密信息的各种问题越来越重要，因此企业在档案保密管理工作上必须建立完善的保密制度，防止信息泄露。本文主要分析电子档案的保密工作之探究。

关键词：档案电子化；保密问题；策略分析

一、电子档案的定义电子档案与纸质化档案管理截然不同，一种为明显的物质化管理形态，一种为虚拟化的管理形态，而管理的载体依托纸质和计算机，这即是两者最大的区别和差异。具体来说，电子档案即电子化、虚拟化的档案，大多以电子图片、电子文本等形式出现，包含命令文件、数据文件、文本文件等，通常被存储在计算机内，以影像技术、条码技术等技术为支撑，存在不同格式，便于修改、提取、存储、删除等等，对于计算机的依赖较重。另外，电子档案最小粒度为“件”，以实际需求进行储存，其大小也可用KB、MB、GB等单位来表示，档案越大，单位也就越大。除此之外，电子档案较好分类和处理，且便于提取，在海量档案中，可输入关键字查询相对应的档案，方便快捷，节省了工作人员的较多精力和时间，正因如此，才使得它备受企业欢迎、备受工作人员青睐，对其管理进行探究，有着重要的现实意义。

二、电子档案保密工作的问题。（1）淡薄的保密工作意识档案保密的库房是有关保密工作十分重要的地方，在档案保密过程中采取科学合理的管理方式，是对档案保密工作的整体安全保障，这对档案管理的完整性与安全性有着直接影响的作用。在具体档案保密工作中，大部分企业在选择放置档案的库房地址过程中的重视程度较低，并且选择的形式也不具有一定的科学性，通常都是在办公楼内随意找出一间闲置的办公室用来当作放置档案的库房，这不仅对安全性没有保障，更不能将阅览室、办公室以及库房这三个地方分开。甚至还有企业在人员十分密集的地方或者企业的人员出入门口处设置档案库，闲杂人员在进出档案库房的过程中并没有进行实名登记，对管理的档案造成一定的安全隐患。另外，还有少数企业对档案管理工作的认识程度较低，另外，档案管理部门并不能直接带来经济效益，觉得档案管理部门的存在并没有必要，缺乏对档案文件安全管理的意识，对档案保密管理的资金投入较低，直接影响库房保存档案的条件，对档案的安全性造成影响。例如，存放档案的库房并没有根据保密档案的管理要求在库房内部安装相应的防盗及监管设施，如防盗门、防盗窗、电子监控以及保密档案存放的保险柜等相关设备，缺少严密的防盗措施，涉密档案在存放过程中也并没有放置在保密柜中，档案库方也没有工作人员管理负责，在这些储存档案的条件下对档案的信息内容以及档案的安全性直接造成影响。

（2）缺乏先进技术手段当前，电子档案管理技术的发展要求更加严格。高技术在秘密盗窃中的发展和应用加剧了秘密盗窃与反盗窃技术之间的矛盾，高技术的特点更加明显，尤其是通信和计算机网络对安全隐患的严重隐患。一方面，信息和网络安全保护不力，一些文件应用系统不受保护，因此风险和风险相对较高。另一方面，引入的文件信息技术和设备信息缺乏相应的管理和技术来确保信息安全。此外，网络管理缺乏完善的系统、明确的责任、管理技术规避速度慢、设备开发和应用、投资少、资金不足、行动力不足、网络管理倒退。此外，引进先进的网络技术和设备，使得信息网络的安全存在明显的瓶颈，加剧了科技信息安全的状况。

（3）工作人员素质有待提升档案工作者的素质直接影响电子信息档案管理的质量。如果不熟悉先进的设备和平台，工作效率也会下降。过时的管理方法已经不适应信息时代对档案管理的要求，因此，我们的档案管理方法需要改进。

（4）缺少信息化建设意识在电子档案管理过程中，部分管理人员不注意，内部工作人员对信息建设认识不足，电子档案保密的必要性。结果，文档和不完整信息的管理存在困难，这严重影响后续工作的发展。

三、做好电子档案保密管理工作的具体措施与方法（1）做好档案资料规划处理。信息化建设作为档案管理工作的最终趋势，档案管理人员要意识到档案电子信息化的重要性，意味着短时间内电子信息档案数量增加，需要充分利用档案管理优势，通过网上完成资料分类与处理，提升管理效率。传统档案管理方式为后续的分类管理造成负担，甚至还会造成重要资料的丢失问题。因此在做好档案管理工作的过程中，需要搭建完善的数字化网络平台，形成电子数据库，并利用专业的设备和系统对资料进行处理，提升工作效率。

（2）集中存储，科学防范。电子文件的产生和流转依托计算机和网络的广泛应用，通信和计算机技术的突飞猛进也给保密和保密技术带来巨大的冲击和挑战。以前电子文件的储存、使用和流转具有随意性，计算机系统本身具有不稳定性和开放性，给电子文件的安全保密管理工作带来困扰。但随着保密技术的日益提高，涉密人员对涉密电子文件的储存、使用和流转要依据《保守国家秘密法》的规定，明确涉密电子文件的知悉范围，并防止涉密电子信息被泄露或被非法利用。

（3）做好有关档案密级的调整工作。为了有效地对重要的档案进行保管，我国已经颁布了相关的保密法律，所以相关事业单位在进行档案保密的过程中要严格遵守法律规定。在实际工作中还要把握其中的工作重点。第一，要严格按照相关的保密规范标准和涉密内容规定进行档案保密工作，这样一来，才能做到有法可依，有效减少工作过程中存在的问题。第二，要做好机密文件的鉴定工作。明确区分保密文件和非保密文件，确定哪些文件可以对外、哪些文件不能对外开放等。

（4）加强队伍建设。电子档案管理保密工作，需要重视引入人才，切实发挥档案管理中信息化技术的优势，完善档案管理保密制度，提高档案管理人员的责任意识，并将保密意识落实到工作各个层面。对于转型过程中改进的电子设备，需要有专业的技术人员进行培训，从而充分借助网络信息技术的便利性，提升工作效率。另一方面，由于时代的发展变化，数字化在档案管理中的应用方式也会发生改变，应该做到与时俱进，全面做好电子档案的编目和分类工作，并及时对档案资料进行备份处理，提升档案管理的水平。

总之，随着档案管理技术水平的不断提高，其中数字化和信息化程度在不断加深，因此电子档案的保密管理工作正面临着更多的考验，因此档案管理人员应牢固树立保密意识，更新工作观念，大胆创新，努力学习新型保密技术与方法，确保数字化档案的保密工作，形成高效、安全的保密工作体系，努力提升档案管理的保密水平。

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