事业单位档案管理中的电子档案管理

事业单位档案管理中的电子档案管理

张云飞

松北区民政和人力资源社会保障局  邮编150028

摘要：电子档案是记录事业单位业务的重要载体，主要以磁性介质存储事业单位专业数据材料。大数据时代的电子档案发挥着日益重要的作用，可以通过海量的数据信息全面反映企事业单位的运营状况，指导投资的合理进行，进一步避免资金风险，最大限度地提高管理效益。基于此，下文将对事业单位档案管理中的电子档案管理策略展开详细的分析。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案

1 电子档案概述

目前，大多事业单位已经进入自动化办公状态，直接在计算机系统中就能将档案信息录入，形成电子文件后再利用程序运行批量化处理电子文件内容。电子档案是当前形势下档案管理的主要形式，能够为用户提供较为完整的档案管理功能以及网络查询功能。同时，也可以利用办公自动化管理和网络技术形成较为完善的现代信息管理网络。

2 事业单位档案电子化管理的意义

事业单位档案电子化管理具有重要的意义。首先，电子化管理能够提高档案管理的效率。传统的纸质档案管理需要耗费大量的时间和人力进行整理、归档和检索，而电子化管理可以通过数字化手段实现档案的快速检索和存取。档案信息的快速获取和处理将极大地提高工作效率，使事业单位能够更高效地利用档案资源，提升工作效能。其次，电子化管理加强了档案信息的安全保护。采用合理的技术手段，如数据加密、权限管理和安全备份等，可以确保档案信息的安全性和完整性。与纸质档案相比，电子化档案可以更好地应对自然灾害、事故或人为因素带来的档案损失风险，有效防止档案信息的丢失和泄露。此外，电子化管理为档案的共享和利用提供了便利。通过建立档案管理系统和数据库，可以实现不同部门或机构之间的档案信息共享和交流，促进协同工作和资源共享。同时，电子化管理还便于档案信息的在线浏览和检索，提供了更广阔的档案利用渠道，促进了档案信息的价值挖掘和应用。

3 事业单位电子档案管理存在的问题

3.1 电子档案管理安全性不强

不同于以往传统意义上的档案管理形式，电子档案在管理上具有很强的安全性，但是，在科学发展的今天，信息技术也在进步，网络病毒和黑客攻击对电子档案管理设备的安全产生严重的威胁。有的单位还在使用陈旧落后的档案管理设备，杀毒软件也没有及时更新，档案管理人员没有认识到安全的重要意义，不利于电子档案的安全性。另外，发送、传输、接收电子档案的过程也容易有病毒干扰和入侵，在各个时期都会有威胁，所以，电子档案的使用是在重视安全的基础上完成的。

3.2 缺乏电子档案管理人才

目前，从事电子档案管理人员能力相对落后，事业单位普遍注重引进管理型人才，强调提高现有人员的信息化素养，但是未能从档案升级的角度加强人员培训。现有人员与专职档案员对电子档案管理的重视程度不高，电子档案管理的理念较陈旧，事业单位档案工作普遍存在着重收集与轻档案管理的问题。档案管理人员对信息化电子档案的运转环境不够熟悉，未能把传统的档案工作方式与现代化环境结合，没能更好运用各种系统工具提高电子档案建设的效率。

3.3 缺乏健全的电子档案管理制度

有的事业单位采用了电子档案管理的形式却没有建立健全的管理制度，致使电子档案管理工作缺乏可以遵循的相关标准。目前，事业单位对于档案管理人员的工作要求在不断提高，除了要有职业道德素养，还要具有扎实的业务能力，但很多单位在考核制度与审核机制上还没有完善起来，致使档案管理人员专业能力无法提高。同时，管理部门缺乏合理的工作安排，每个工作人员的工作量都很大，工作内容较为烦琐，不利于其专业能力的提高。

4 事业单位档案管理中的电子档案管理策略分析

4.1 优化电子档案管理体系

为了有效防范电子档案管理中的风险隐患，提高电子档案的使用效能，还要保证系统的安全性，优化具体的工作流程，进一步确保电子信息的安全运转。首先，电子档案管理系统的管理员负责日常管理，这是系统安全稳定的基本环节，能够保证电子档案详实有效。其次，优化电子档案流转的各环节，做到“一键归档”，从各部门负有的责任义务和使用需要出发，支持采购、商务等方面的电子档案使用需要。最后，还要细化电子档案管理保障监督体系，依托电子档案数据信息中心来加强内部控制，有效对外部电子档案进行隔离审核，从而更好保证电子档案数据安全，并有效贯彻无纸化归档等绿色理念。

4.2 保证档案资源安全

电子档案目前已经成为档案管理的主要内容，而在网络技术和信息技术的支撑下，其价值性和作用性也更加明显，与纸质档案相比较，电子档案虽然具有快捷、高效等优势，但基于网络的开放性特点，其自身也存在一定的安全隐患。例如，黑客利用技术优势入侵事业单位信息系统中，会盗取和破坏档案资源，给单位造成巨大损失。因此，事业单位要提升对电子档案安全的重视程度，采取科学的措施优化安全管理。第一，做好硬件设备设施维护工作，专业人员要定期检查服务器、计算机的运行状态，机房要保持环境干燥整洁，键盘、鼠标以及显示器等周边设备要操作灵敏、性能好、质量好，如果出现损坏需立即更换；第二，做好系统维护工作，确保电子档案信息系统流畅、运行稳定，如果存在系统卡顿，需要对原因进行分析；第三，对档案室电路进行定期检查，及时维修和更换陈旧线路，确保档案室供电稳定，避免由于线路老化而导致突然停电，造成数据信息丢失，给档案信息的准确性和全面性带来负面影响；第四，建立访客管理中心，记录所有进入信息系统的访客，如果出现非法访客或者陌生访客，则要立即上报，管理人员要具备较强的自觉性和责任意识；第五，做好网络安全防护工作，如应用防火墙技术、生物识别技术、软件杀毒技术等，规范管理者的权限，避免出现档案信息被删除、篡改以及泄漏等恶性事件；第六，为确保档案信息的安全性，管理人员还要定期进行资源备份，利用云技术将重要的档案资源上传到云端备份，实行三级备份制度，避免重要的信息丢失，给事业单位造成严重损失。

4.3 建立统一的数据标准

电子档案管理具有较强的专业性，与纸质档案不同，想要确保信息收集及时、完整，需要建立统一的数据标准，便于资料整合、数据处理、信息利用，信息系统要与数据库相统一兼容。首先，档案管理涉及事业单位内部所有部门，单位领导要树立档案意识，给予档案工作高度重视，加强各个部门之间的交流沟通，通过合作提升档案收集效率，为管理扫清障碍、奠定基础；其次，管理人员在收集档案资源中，需要将标准交代清楚，并且与一线人员进行及时沟通，利用专业知识对所有信息资源进行审核筛选，过滤无用信息、保留有价值的信息和数据；最后，制定单位内部的通用软件，做好数据信息的标准化以及规范化工作，避免出现分工重叠的情况，浪费管理成本和人力资源。

5 结束语

总之，事业单位在发展过程中，需要全面开展档案管理工作，档案管理是保证事业单位相关工作有效开展的关键。因此，通过以上分析，结合事业单位电子档案管理工作内容，全面总结电子档案管理的方法，希望能全面加强电子档案管理质量，从而进一步提高实践研究水平，为事业单位电子档案管理工作开展提供良好建议。

参考文献：

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[2]孙雅媛.基层事业单位档案管理中电子信息化建设的实践分析[J].数字通信世界,2023(01):179-181.

[3]谢金梅.信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].造纸装备及材料,2022,51(12):182-184.