新形势下事业单位档案立卷归档工作探究

新形势下事业单位档案立卷归档工作探究

李晶莹

海伦市人民政府办公室

摘要：事业单位的领导组织的思想对于事业单位的运营方向和运营效果起到决定作用，大部分事业单位的领导组织对于档案立卷归档重视不足，导致事业单位内部整体缺乏档案立卷归档思想。同时大部分事业单位资源都用于其他方面，对于事业单位的档案立卷归档建设方面投入的资源相对较少也没有足够的技术等支持，导致当今大部分事业单位档案立卷归档工作水平都相对较低，大多数档案都处于基础的保存水平，档案信息很少被进一步应用，本文前半部分主要针对这些问题进行了更加细致的问题分析，文章后半部分则主要针对这些问题提出了一些解决措施，在一定程度上提升事业单位档案立卷归档水平，具有一定的参考价值。

关键词：事业单位；档案立卷归档；管理水平

前言：事业单位相较于其他社会企业而言，大多涉及到公共服务领域或者一些关键技术领域，这两方面的工作都包含了大量的信息，需要通过档案来进行合理的信息管理工作，进行公共服务工作的事业单位包含大量的服务群众的档案信息，后者则具有一些关键技术信息，一些工作人员职位涉及到关键技术，都有相关的档案记录，对其进行管理能够保障事业单位的稳定安全运营，进一步提高运营效率。

1.事业单位档案立卷归档工作存在的问题

1.1事业单位领导组织缺乏档案立卷归档意识

事业单位内部结构分级明显，因此大多数工作内容都需要由领导组织来决定未来的发展方向，然后再制定相应的发展策略将不同的工作进行划分，来实现稳定高效的运营，但是这种运营模式也带来了一定的问题，最突出的问题便是领导组织可能存在思考片面的情况，在这种情况下单位内部也可能没有相应的纠正机制，或者有相应的纠正措施但是效果不明显。在事业单位运营过程中，大部分事业单位领导组织会将注意力放在各种运营项目上，缺乏对档案立卷归档工作的重视，对于档案立卷归档工作内容的理解大多是进行各种信息记录，没有意识到档案立卷归档工作能够为运营带来较高的效率，无法根据档案信息来对事业单位内部进行各种调整。对于档案立卷归档工作则更加缺乏关注，没有发掘出档案的价值，领导组织对档案立卷归档工作缺乏重视，基层工作人员在进行档案立卷归档时也很少会对档案投入更多的精力，导致档案立卷归档水平较低。

1.2事业单位缺乏相应资源进行档案立卷归档工作

事业单位缺乏相应的资源进行档案立卷归档工作是档案立卷归档水平较低的常见原因之一，虽然事业单位大多由国家支持，自身也可以参与各个社会项目来获取相应的收益和资源，事业单位内部整体资源较为充足，但是用于档案立卷归档工作的资源却较为有限。档案立卷归档工作所需要的资源种类和数量都相对较多。在资源种类方面，首先需要有针对纸质档案立卷归档工作的资源，要保障需要进行管理的档案有一个良好的管理保存空间，而空间资源相对而言成本较高，需要保障空间内部的温度湿度等不会对纸质档案造成损坏，另一方面则需要一些信息技术资源，包括数据库和各种信息操作平台等资源这些都需要投入相应的。另外一些具有较高专业水平的档案立卷归档人员才能够充分发挥档案信息的价值，通过对档案分析了解人事结构存在的问题提出相应的改进措施，而大部分事业单位都缺乏相应的档案立卷归档技术人才。

1.3事业单位档案立卷归档工作技术水平落后

事业单位管理工作通过信息化技术能够得到简化，在保障事业单位档案信息存储的基础上，有了更高的操作空间，但是部分事业单位内部进行档案立卷归档时，采用的信息化技术水平较低，在进行信息化技术应用时，大多都是利用信息化技术进行档案立卷归档工作的归类，或者与实体档案进行结合管理，通过信息化技术来规划分类后，将纸质档案进行划分，这样操作不仅无法充分发挥信息化技术的高效性，发挥档案信息的价值，同时还无法避免对纸质档案进行相应的调动，容易对纸质档案造成损坏。在进行档案立卷归档时，采用的自动化技术较低，需要人工进行操作，这样也会有更高的人为失误风险。

2.事业单位档案立卷归档水平提升途径

2.1对档案立卷归档工作思想进行创新

当今大部分事业单位的档案立卷归档工作受到思想的限制较为明显，尤其是大部分领导人员的思想受限，缺乏对档案立卷归档工作的正确认知容易导致整个单位都对档案立卷归档工作出现错误认知。因此，对档案立卷归档相关的想法进行创新是事业单位中较为重要的工作，尤其是对领导阶层而言，其对档案立卷归档工作的认知尤为重要。因此，事业单位领导组织人员应当定期地参加相关领域的讨论会，彼此了解之间的工作情况以及运行方式，这样能够及时跟进相应的改革发展，了解其他单位的运行情况能够对自身的档案立卷归档工作的情况有个直观的对比了解，同时不同单位之间的交流能够为事业单位创造一定的压力，避免领导阶层工作态度消极影响整体工作效果。而且领导应当积极参加各种先进技术的讲座，了解其能够在单位内部的应用方向，将各种先进技术进行引进，提高的那位内部工作效率。领导人员有了积极创新的思想，能够积极接受新事物，在档案立卷归档方面也能够更加重视。能够带动单位整体的高速发展。

2.2对档案立卷归档技术进行创新

在进行档案立卷归档时，档案立卷归档技术是决定管理效率的主要因素之一，在进行档案立卷归档技术创新时，需要根据档案类型和事业单位自身的特点来对传统的档案立卷归档工作进行改进创新。对于纸质档案而言，要对其管理技术创新上限相对较低，主要是对事业单位档案立卷归档方法进行创新，可以适当地增加一定的索引机制，在进行档案立卷归档时，通过索引机制来尽快寻找到相应的档案内容，在需要进行各种人事调动时，先进的索引机制能够有效的提高档案立卷归档效率。此外，再对电子档案立卷归档技术进行创新时，大多需要构建事业单位内部自己的档案数据库，档案包含内容较多，通过构建关系型数据库能够保障数据之间的联动性，通过相应数据库语句能够实现在更改一个档案内容时其他档案数据会随之发生相应变化，简化操作流程，提高档案立卷归档水平。

2.3提高档案立卷归档人员专业素质

要利用信息化技术提高档案立卷归档效率，除了需要有针对性的档案立卷归档平台外，还需要有一定专业的技术人员既能够实现高效的档案立卷归档，还需要足够的信息化专业技术，在进行档案立卷归档时能够通过信息化技术来对档案进行操作分析，根据档案来对事业单位内部的人事结构存在的问题进行发掘，反馈给相应的管理人员来对事业单位内部人员结构进行优化，提高事业单位内部的人事结构合理性。

结语：事业单位档案立卷归档工作受到多个方面影响，既要有专业的领导人员对于档案立卷归档工作给予相应的重视，也需要有足够的资源和专业的技术来进行相应的事业单位管理工作，当今大部分事业单位在进行档案立卷归档时，在这些方面的条件都难以得到满足，导致事业单位档案立卷归档效率较低，人事结构存在较大的问题造成大量资源浪费，通过解决这些问题能够进一步调事业单位档案立卷归档水平，能够有效提高事业单位内部的人事管理效率，应当受到重视。

参考文献：

【1】王晶选.档案立卷归档信息化的现状与困境及出路[J].城建档案. 2020(02)

【2】谢波.浅析人工智能技术在档案立卷归档信息化中的应用[J].机电工程技术. 2019(11)