抓好现场管理，从开好“一次”会议开始

抓好现场管理，从开好“一次”会议开始

杨俊杰

安徽金鹏建设集团股份有限公司

会议——是贵的！而且会越来越贵。

不论在哪，召开会议既便不是昂贵的，至少是有成本的。施工现场的会议也是如此,有不少项目的班组人员、分包单位、部分项目部人员不愿意参加会议，甚至有些会议被认为是走过场、满足领导要求、照顾领导情绪而不得不参加。既然会议有成本，而且常常被忽视，又为什么常开会议呢？因为大多数的会议是有用和必要的。

一、好的会议，一定是超值的，至少不会赔本，好的会议，创造效益，生产价值。

会议要让参与者提前准备，总结此前工作，现在与计划目标的差距，又如何准备之后的工作，当前需要解决哪些问题，需要哪些资源和哪些部门的配合等等，这一思考的过程本身就是一种自我管理，如能长此以往，难能可贵。

二、好的会议，一定是能起到解决问题、增强计划性、增进创造力、提高集体意识、促进人际关系等作用。

三、会议具有集思广益效果，通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，形成合力。又或者相互碰撞，擦出火花从而产生一些富有创意、切实可行的想法，正所谓“聚众智必得良策”。

四、会议具有信息交流的作用，通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。

会议可以在一定范围内以正视听，不至于小道消息横行，不开大会的单位经常会发生这种情况，小道消息伴随着小群体快速传播，团体或个人之间容易产生曲解、误会，甚至被别人用心之人利用。

五、会议具有加强领导管理作用，通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以部署本组织的中心工作和重大行动。

同时会议还具有协调矛盾的作用，运用座谈、对话、协商等会议形式，往往能收到事半功倍的协调效果。

最后会议还具有推进工作进展作用，通过当众设定目标，促进工作目标的更快达成。

在一些项目的实际管理过程中，不少项目管理人员、特别是一线管理人员，往往不愿意参加会议，甚至消极抵触，借工作或种种理由不参会，其原因有以下几点：

会议内容空洞，或者千篇一律，或者与我无关，没有会议主

题，会议上各说各的，东拉西扯，很少有经过认真准备。

占用时间，现场人员更注重高效益，开会不能带来直接的效益。对于他们来说，时间是最宝贵的资源，他们更愿意将时间用在真正有价值的事情上。比如完成一个单元楼面混凝土的浇筑，完成地下室基础钢筋的绑扎，都能直接计算出效益。开会往往被认为是“没有收益”的活动。长时间的会议，无休止的讨论，让人们觉得浪费我“获得收益”的时间。

许多会议的讨论内容可以通过其他方式解决，比如在线会议、即时通讯工具等。因此，人们更倾向于选择更高效的工作方式，而不是花费大量时间参加他们认为枯燥的会议。如果通过即时通讯工具或社交媒体与团队成员交流，而不是传统的面对面会议。几年疫情，人们也习惯了随时随地与他人交流的方式。他们更愿意在自己的时间和地点进行交流，而不是被迫参加会议。他们更喜欢通过电子邮件、即时通讯工具或社交媒体与团队成员沟通，这样不仅方便快捷，还可以避免时间和空间上的限制。

此外，在一些会议中可能感觉自己的意见无法得到重视或被忽视，导致缺乏参与感。在传统的会议中，往往由一些资深员工或领导人主导讨论，大多是灌输和指令，压迫感满满，参会人的声音往往被忽略。这让参会人觉得自己的意见无法发挥作用，对于会议缺乏兴趣和参与度。相比之下，在小组或团队中直接参与决策和讨论，这样可以更好地表达自己的观点和想法。

最后，会议应当鼓励创新思维和新颖的观点，他们可能觉得传统的会议方式限制了他们发挥创意和提出新想法的空间。在一些会议中，创新性的讨论和思维往往被压抑，只重视传统的解决方案和观点。这让人们觉得会议缺乏创意和活力，对于会议持怀疑态度。

在施工管理中，各种定期与因工作需要而展开的会议很多，比如各类的学习会议，安全会议，质量例会，监理例会，设计技术交底，图纸会审，班前技术交底会议，各类分部分项工程会议、基础、主体、竣工验收会议，专项方案论证会议等等，

为解决当下会议中存在问题，为了提高人们对会议的参与和兴趣，组织者需要思考如何提高会议的效率、互动性和创新性，让人们感到参与和价值。抓好施工管理，如何开好施工现场的会议，不妨从以下几点着手：

首先高效的会议离不开全员良好的会议素养，要健全会议制度，并对制度进行宣贯，按照5W1H原则（WHERE,WHEN,WHAT,WHO,WHY,HOW），让员工明白为什么开会，怎样开好会，我在各种会议中扮演怎样的角色，开会前我要做什么准备，逐渐地将其内化成员工的自觉行为。分门别类制定会议类别，不同性质的会议涉及的层级和岗位对应人员预先规划好，对应召开某会议就能迅速对应到，该有哪些人参加。如某工程技术协商会，参加的部门和人员有1、项目部：有关责任工程师、项目设计主管理员；2、监理单位：总监、有关专业监理工程师；3、设计单位：设计单位项目负责人、相关专业设计工程师；4、施工单位：施工单位技术负责人、项目技术负责人。 每月召开一次，（召开阶段：自取得施工许可证至竣工验收），每次会议前一周，项目技术负责人提出工程技术问题和需要解决的施工图纸问题，报施工单位技术负责人，并知会总监和设计单位项目负责人。

在何地召开，效率优先并且根据会议需要，如召开某深基坑支护的专家论会，既要便于专家召开会议需要，也要提供专家亲临现场的各项便利条件，作好安全防护措施。

丰富会议的形式，不拘一格，摆脱传统的办公桌、PPT会议形式，多开讨论性的会议，提前让参会人思考的会议，在问题现场的会议，有针对性的会议，必要的会议，如果视频会议能解决的就不要到现场来。

会议召集者在召开会议前，一定要认真思考，会议是否有必要召开，只有必要时才召集。无准备不会议，好的会议准备是高效会议成功的一半，会议一定要认真筹划，拟订和分发议程表。

开会要遵守时间 ，要明确好开始时间和结束时间，并确定好各个环节的耗时，从总体上进行把控。

开会人员一定要控制好范围，非必要不参会，参会者一定与议题相关，当然最好是有一定经验、有代表性或是能提出建设性的人员。

有些类似头脑风暴的会议，要保证会议内容的形散而神不散，否则天马行空却离题万里，不利于形成有效的方案，要求会议主持人具备专业和集中的号召力。

会议一定要做好会议记录，形成会议纪要，并由相关单位签字，会议记录、会议纪要也是施工单位基础资料之一，也是变更签证索赔佐证材料之一。

会议的落实跟踪，必须要有专人负责，落实涉及到部门和个人，技术方面的交给技术，生产的交给生产，安全的交给安全，必要时交给项目经理本人或提请公司出面。会议落实不能停留在会议文字表面，而是要找到利益的症结、问题的根源，摆问题给方法切中要害才行，同时要按PDCA循环进行会议效果的闭环管理。

诚然，那些做做表面文章、流于形式，又或者照顾领导情绪的会议还是少开或不开的好。