新形势下优化不动产登记档案管理路径初探

新形势下优化不动产登记档案管理路径初探

邓金娜

河南省安阳市不动产档案馆 河南安阳 455000

摘要：互联网时代，不动产登记及其档案管理要顺应时代发展趋势，将传统以人工为主的纸质管理模式，转变成以信息技术为主导的现代化管理模式，以弥补不动产传统登记模式的不足，提升档案管理质量和效率。在信息社会飞速发展的新形势下，传统的档案管理模式受到挑战，本文对各地不动产登记机构档案管理现状进行分析，对不动产登记档案管理的优化路径进行探索，以期对促进不动产登记管理的科学化、规范化、标准化、便捷化有所裨益。

关键词：不动产；登记；档案；管理

1导言

不动产登记档案是记载不动产权属来源的第一手信息，在确定权属、定纷止争中发挥重要作用。当前，信息化建设对不动产登记档案管理手段、利用形式提出了更高的要求，如何加强不动产登记档案管理，提供高效便捷的服务是登记机构面临的新课题。因此，相关人员要针对不动产登记在信息化建设中存在的问题，制定行之有效的解决措施，以此增强档案管理的精准性、可靠性以及安全性。

2加强不动产登记档案管理的意义

不动产登记档案作为确定权利所有的唯一依据，在社会发展过程中发挥着极其重要的作用。

2.1保障物权所有者的合法权益

在不动产登记档案管理中，不动产登记从受理开始到审查确定权属结束，档案资料贯穿了权利人物权变动的整个周期，为物权确定提供了原始依据。同时，开展不动产登记档案管理，权利人和有关部门档案资料的利用者可以按照规定查询物权变动，知情权得到应有保障，所有者权益保护力度增加。

2.2物权转移安全得到保障

随着市场经济的发展，交易活动增多，所有权变动异常频繁，不动产档案管理工作的具体内容也随时变化。加强不动产登记档案管理，从国家层面采取必要措施强制约束，使产权人严格按照法律规定登记，以规范不动产市场交易行为和经济活动，有效规避交易过程中的市场动态变化风险，创造良好的市场环境奠定了基础。

2.3反映城市发展的历史变迁

城市基础设施、经济指标动态变化，直观反映城市发展变迁。与此类似，不动产登记档案也从侧面客观地反映了城市发展变迁情况。通过查阅档案资料，可以清楚地看到城市发展过程中土地、建筑物等的变动发展规律，通过数据分析，总结提取宝贵经验，对存在的问题进行研究解决，对整个国家的发展起到不可或缺的作用。

3不动产登记及其档案管理存在的问题

3.1管理人员综合能力不足

信息化技术的迅猛发展，给不动产登记及其档案管理工作提供了新的发展方向，但也使其面临着严峻的挑战。档案管理工作对信息化技术的应用程度日益加深，这对管理人员的综合能力提出了更高要求，需要管理人员同时具备专业能力以及对信息化技术的应用能力。但从档案管理工作目前的落实情况来看，大多数人员都能够使用计算机系统著录或者挂接纸质档案，但数字化档案管理不仅要掌握传统的管理技能，还需要熟练掌握并运用计算机信息技术，大多数管理人员都存在信息化能力不足，无法快速将电子文件归档，对档案管理系统了解不够全面等问题。

3.2数字化水平低

不动产登记档案有两种保存形式：纸质形式、电子数据。目前，大部分登记机构在扫描完登记业务资料后，进行数字化保存。但在一些不动产登记机构，由于工作量庞大、人员不够、技术手段不足等种种原因，档案尚未数字化，还停留在纸质档案存储的原始阶段。由于纸质档案保存条件要求高，存在库房达不到要求、管理不规范、数据资源容易丢失或失真等问题。部分登记机构仅对新生成的资料进行了数字化。原业务形成的档案仍然是纸质化的应用，检索这些业务资料时，只能调取纸质材料，工作效率低下。

3.3管理系统缺少安全维护

在不动产登记档案信息化平台的建设中，有关部门投入了大量人力、物力以及财力，受内外部等多种因素的影响，与信息化管理平台配套的安全维护机制还不够完善，缺少完备的安全维护系统，权利人相关信息的安全性就得不到有效保证。现阶段，不动产登记档案信息化建设安全维护机制不足，主要体现在以下几方面：

一是缺少安全维护系统，在信息化管理平台运行过程中，未设有报警程序，无法拦截非法操作。

二是安全软件应用不到位。为提升硬件端的操作效率，管理人员经常手动将防火墙等安全维护软件关闭，加之部分人员安全意识薄弱，将安全维护软件关闭后还使用外界硬件，随意登录各种网址，给病毒的入侵创造了条件，导致信息外泄。

三是在使用维护机制的过程中，还存在一系列问题，如缺少周期性维护，对软硬件设备设施维护力度不足等。

4优化不动产登记档案管理路径

4.1强化档案共享规范管理

在做好档案规范性改造和共享端口开放等工作后，还需要严格按照数据安全保护和数据保密等规定，完善不动产登记档案数据共享的安全措施，确保档案数据共享全过程不出现信息泄露等问题。同时要针对不同等级用户的数据查询权限来设定相应的认证机制，避免扩大或者限制档案信息的共享范围。建立严格的档案信息管理及查询应用的授权管理制度，严格避免引发档案数据泄露的信息安全事件。

4.2健全安全维护机制

在建设安全系统时，要加强与第三方安全机构的合作，选择资深的安全公司，结合不动产登记工作及档案管理工作的实质，建设高防护能力的防火墙。在安全机构的指导下，全面系统地了解，安全系统的操作流程以及形式，确保能够及时发现不规范的使用行为。为保障软件系统的安全性和可靠性，要制定软件升级机制以及平台的安全使用准则。在构建维护机制的过程中，一是要加大对人力资源的投入，确保有足够的人员开展不动产登记及其档案信息化管理，避免出现信息接收滞后、人力资源紧缺的情况；二是要升级维护机制，合理划分相关人员的工作内容。管理不动产登记及其档案信息化平台的人员，要定期对硬件设备设施展开维护，如清理灰尘、更换鼠标和键盘等。水平较高的信息技术人员要对软硬件设备设施实行周期性检测，在检测过程中，做到及时发现问题并解决问题，避免因系统故障影响工作的正常进行。同时，既要做好信息技术人员的技能培训，还要将设备设施问题交由厂家处理。

4.3创新服务方式提升档案管理水平

4.3.1全面推广移动通信终端装置，满足民众自主查询登记信息的需要

一方面要充分利用“互联网+”服务技术，通过手机客户端实现登记业务申请处理，及时查询信息，切实落实国家惠民政策。另一方面，可以建立自助查询服务系统，在部分人流相对集中的场所，如各登记业务办理大厅，设置自助查询机，产权人通过身份证信息认证后，完成权限内的自助查询，减少人工参与，尽可能减少档案管理部门工作量，最大限度提高档案资料查询效率。

4.3.2构建多形式档案宣传服务平台

利用门户网站、微信公众号、视频号、抖音号等，宣传档案的作用，创新服务措施，可查询相关事项。利用电台、电视台等相关栏目宣传相关政策法规。深入社区、企业，通过调查问卷、现场问询和座谈会等多种方式，推动关联性强、需求量大、企业和群众获得感强的不动产登记档案查询事项个性化精准办理，为社会公众提供多元化、个性化、贴心暖心的高质量服务。

结束语

综上所述，在互联网时代，不动产登记及其档案管理要紧跟时代发展步伐，做到与时俱进，借助信息化技术优化创新传统的工作模式，加大对信息化技术和现代化设备设施的引进工作。面对重大机遇期和挑战期，不动产档案管理机构要认清新形势，顺应新要求，理顺管理中的不足，针对薄弱环节，以提高理论和专业技能为抓手，促进不动产登记档案管理水平再提高。

参考文献：

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