工程竣工验收文件归档中存在的问题及对策

工程竣工验收文件归档中存在的问题及对策

刘岚岚

宝钢湛江钢铁有限公司  广东湛江   524072

摘要：工程竣工验收文件指项目竣工验收过程中形成的文件，是建设单位进行竣工验收的依据，也是档案部门对工程档案进行有效管理的基础。因此，为了有效推进工程竣工验收文件归档，必须及时有效解决存在的问题，只有这样，才能确保工程竣工验收文件的归档工作能够顺利开展。

关键词：工程竣工验收文件归档问题及对策

工程竣工验收文件对整个工程项目的状况进行评估，具有重要作用。它不仅能够真实地反映出项目建设的情况，而且还能够有效地提升工程项目水平，确保其与时代发展的需求保持同步。因此，本文将详细阐述工程竣工验收文件归档中存在的问题以及相应的归档对策。

1工程竣工验收文件归档中存在的问题

1.1移交不及时

部分施工单位由于工程建设周期长、施工单位流动性大，部分项目未执行国家及行业标准的归档范围，未能在施工过程中收集完整的资料信息，导致归档停滞，有些归档部门对工程竣工验收文件意识淡薄，认为是一种“附属品”，不需要投入人力、物力和财力，不重视工程竣工验收文件归档工作，直到档案验收前才提出“移交”要求。以上原因均会导致工程竣工后，无法及时完成归档竣工验收文件，相应移交也不及时，这些现象都导致了工程竣工验收文件失去了完整、系统、准确和可利用的特征，严重影响了竣工验收工作和整个工程档案的使用价值。

1.2归档不齐全

为了保证工程竣工验收文件的完整性，须确保文件全面准确地反映出工程项目的建设情况。然而在实际管理中，文件存储分散，部分建设项目各类消防、安全设施、职业卫生、环境影响、水土保持等前期文件有备案文件，而竣工验收阶段时专项验收意见未及时归档，或各专项验收文件未及时办理，使档案验收无法按计划顺利推进，进而影响工程项目整体竣工验收。

1.3内容不规范

1.3.1工程竣工验收文件内容完整性与准确性是其重要组成部分，也是对工程档案进行有效验收的基础。但是在工程建设过程中，有些项目档案的内容存在着不规范现象。

1.3.1.1在归档审核过程中发现，存在原始资料未按规范格式书写、图纸工程量与实际施工情况不附；未按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（FG20-1022GBT11822-2008）规定进行编号和整理，如按件整编时未加盖档号章；不同载体（如：纸张、纯电子文件等）未按规定在卷内目录、备考表处进行编目等问题，不符合归档规范与要求多次返工整改，资料交付滞后，甚至影响工程无法正常结算。

2工程竣工验收文件归档对策

2.1增强归档意识

2.1.1档案部门应将工程竣工验文件归档作为项目交工的一项重要工作，在工程施工前对各参建单位进行业务培训，使相关人员树立“工程竣工验收文件归档是工程建设的一部分”，增强“为日后项目管理工作提供依据”、“工程竣工验收文件是建设单位和项目管理工作的重要依据”等归档意识。

2.1.2档案部门应强化与各归档部门的沟通，使各单位对归档工作有一定的了解，使其能够积极配合档案部门工作，做到“三个及时”，即及时收集、及时整理、及时移交；对存在的问题要认真研究，并进行必要的指导；对工程中出现的问题要提出合理、可行的处理意见。

2.2构建工程竣工验收文件的管理体系

2.2.1在工程竣工验收文件管理工作中，一个重要的环节就是对单位工程竣工验收文件等进行收集和整理，因为这项工作对竣工验收文件的形成有直接的影响。在项目的建设阶段，施工单位就应该指定专门的人员来负责文件的收集工作，监理单位全程把控，这样才能保证资料收集的同步性。

2.2.2在项目竣工验收阶段，为了确保项目竣工验收文件的完整性、准确性和系统性，需要严格执行项目竣工验收文件风险管理。施工单位和监理单位应充分监测项目实体的状况，遵循相关法规和标准，以确保项目竣工验收文件收集符合法规和相关标准要求，从而保证文件的合规性和可靠性。同时施工单位应及时确认项目设备移交清单、房屋及建（构）筑物移交清单，然后，提交相关设备部门和项目单位审查，并确认设备编码和固定资产编码，再由施工单位归档清单，为后续的档案整编和管理提供便利。

2.2.3档案部门建立并规范工程建设项目文件管理规范，将工程竣工验收文件的形成、收集、整理、归档工作纳入项目文件归档范围，加强各项目单位、监理单位监督、检查力度，以保证工程项目文件的质量。确保单位工程竣工验收文件按规定的程序和内容完整、准确地进行收集与整理，并按照规定签字确认，实行竣工验收文件的逐级签字制度，将竣工验收文件按单位工程交工验收、项目交工验收进行逐级签证确认，项目竣工验收文件归档完毕将作为质量保证金付款条件之一，为后期竣工验收文件的整理和档案部门的审查提供保证。

2.3合力攻坚推进竣工验收文件归档

2.3.1工程建设项目前期各参建单位要高度重视工程项目档案工作，要深刻意识到资料归档并不是形式主义，切实履行档案工作职责，加大工程竣工验收文件的归档力度，确保在工程竣工后及时、准确、完整地收集、整理、归档。

2.3.2各参建单位要加强组织领导，在项目建设过程中形成的文件材料要及时收集整理，施工单位取得施工许可证后开始施工，监理单位通过旁站、巡视和平行检验等形式对各参建单位的文件材料进行监督和指导。

2.3.3建设单位工程管理部门组织各职能部门协同联动工作制度，明确责任分工，细化各专项验收工作任务，及时跟踪工作任务推进情况，确保工程竣工验收文件的同步性、真实性。

2.3.4档案部门确保相关档案管理人员具备充足的管理技术，能够做好档案接收保管整编工作，另一方面，确保档案能够满足档案利用者的工作需求，及时提供工程档案顺利办理竣工验收备案、相关的不动产权证等，从而提高公司经营管理的效率和效益。

2.4加强监督检查，确保竣工验收文件质量

2.4.1为了确保交付的竣工验收文件质量，建立竣工验收文件质量控制机制应随着施工进展，并在交付竣工验收文件之前由建设单位牵头，项目单位、监理单位和施工单位共同合作，建立文件联合控制机制。

2.4.2档案管理人员需积极主动，充分履行职责，加强对各归档单位完成竣工验收文件的收集、整理、审查和核查管理，以确保实体与资料同步。并结合当前工程建设的实际情况，在实践的过程中逐步探索提高工程竣工验收文件归档工作效率的方法。例如，通过采用信息化手段，将过程管理纳入到档案系统的工程建设管理的日常工作中，加强对工程建设过程中专项验收文件收集工作的监督与管理，保证工程竣工备案文件、竣工验收文件归档顺利完成。

2.4.3特别重要的是，各归档单位在过程中需要加强对项目竣工验收文件工作的监督和控制，在档案验收申请前进行自我监督和自我检查，查漏补缺，并确保系统性、完整性和准确性，可邀请档案部门人员指导，提前宣贯接收档案的程序和要求，并确保项目档案的移交，最终顺利通过档案验收。

总而言之，建设工程竣工验收文件归档在保证工程质量、加强工程管理、实现工程交割和留存历史记录等方面具有重要意义和作用。通过不断改进工作方法和严谨科学的态度，可以确保归档工作的有效性和顺利进行。

参考文献

[1]黄健萍.工程竣工验收中档案管理存在的问题与对策[J].人民长江,2015（15）：104-106.

[2]朱桂红.竣工验收备案在档案管理中的重要性[J].中外企业家,2020（9）.