企业全面预算管理信息化建设存在问题及对策研究

企业全面预算管理信息化建设存在问题及对策研究

周冬颖

辽宁铁法能源有限责任公司

摘要：云计算、人工智能及大数据的发展推动公司迎来数字化与智能化管理变革的浪潮，全面预算管理信息化逐渐成为公司提高价值创造能力和决策支持能力的新趋向。全面预算管理信息化管控框架的分层化与协同化、预算体系与业务系统的深度融合、预算主体的多维化与成效显著等均是未来全面预算管理信息化建设的方向。本文分析了A企业全面预算管理信息化存在的问题，并提出了解决对策。

关键词：全面预算管理；信息化；问题；对策

云计算、人工智能及大数据的发展推动公司迎来数字化与智能化管理变革的浪潮，全面预算管理信息化逐渐成为公司提高价值创造能力和决策支持能力的新趋向。全面预算管理信息化管控框架的分层化与协同化、预算体系与业务系统的深度融合、预算主体的多维化与成效显著等均是未来全面预算管理信息化建设的方向。而企业针对性地建立一套精细化的体系，实现各部门全员、全过程及全方位的参与，将一切生产经营活动纳入其中并采取事前、事中和事后相结合的全程监控，最后加上持续的评价改进机制，才是将公司运转推上良性循环、保障战略规划逐步落实的有效举措。现阶段，我国大多数中大型公司都进行了全面预算管理信息化的建设，但是，部分公司由于前期缺乏前瞻性的信息化战略布局，使得后期陆续建设的系统与软件之间衔接度不高、彼此较为孤立，无法实现数据信息的高效传导，难以实现全面预算管理信息化的预期目标。

1.云计算下企业全面预算管理信息化框架构建

1.1全面预算管理信息化整体框架

全面预算管理是企业战略落地、资源配置、业绩考核、明确权责的有效管理工具。现阶段，软件、平台和基础设施服务是云计算模块应用最为广泛的三种模式，也是全面预算管理信息化与云计算相结合必不可少的构成要件。其中，软件服务选择范围较大，主要有云计算服务商提供的软件、自研或者根据自身需求购买第三方软件公司产品三种渠道，第一种方式软件镶嵌于服务商服务器中，可有效降低软件使用、研发及维护成本，后两者则需要软件植入，以便连接基础设施及平台，为企业使用提供支持。平台服务指的是将服务器平台作为一种服务提供的商业模式，该服务前后分别连接基础设施与软件，通过访问权限设置、模块设置和数据云存储等功能来构建整个云计算模式平台。基础设施服务则是用户通过互联网技术从服务器等计算机基础服务中获得底层数据信息的服务，类似于云计算服务商提供的大数据库服务。全面预算管理需要从企业总预算逐渐细化至部门、项目、产品及费用支出等，借助网上报销与财务核算等系统的连接为管理层提供实施预算控制、执行及分析，以充分反映企业各层面经济关系和资金运动。在云计算下，全面预算管理可通过基础设施服务来获取底层数据，而平台服务则可用来构建战略导向的全面预算管理模型，实现数据的云存储和管理，最后利用终端软件进行日常数据的录入存储及基本运行，管理层也可借此查询、获取数据和决策。

1.2全面预算管理信息化具体流程

（1）预算编制。在预算目标制定方面，企业结合历史数据、生产运营状况、外部市场环境和战略规划等多方面数据信息来明确全面预算管理目标，并以此确定下一会计年度的具体指标及预期数值。立足预算定额标准，持续优化预算编制与审批流程，遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的流程顺序，强调业务部门及其工作计划在预算编报中的作用。在预算分配方面，企业不仅需要根据自身组织和业务架构将预算分配至各个部门，还需要依照本会计期间内项目完成进度纵向分配逐层细化至各岗位及产品，使得每个业务及生产环节具有明确的指标可以对照。在预算收集方面，各部门间的数据信息归集存在一定难度，限制了大数据和云计算技术的研究应用，因而需要加强软件系统之间衔接度，保障在规定期限内提交汇总预算分配指标数据，具体可由底层部门网上填报并逐级上报汇总，同时还应注意数据合计逻辑与企业总体预算是否相符，确保数据的准确性。在预算审批方面，审批权限应自下而上，根据人员或业务属性明确审批人员并赋予相应的权限，由各级审批人员负责审查职工指标及各维度目标的合理性。在预算下达方面，预算审批通过后管理人员需要将预算信息录入系统之中，同时向各涉及部门下达审批通过的预算数据。在此过程中，对于预算目标及数据的微调也可借助系统及时传达至相应部门及员工，而原始数据与变动数据均需保存，留待后期管理人员的调阅，辅助其全面了解预算执行详情作出科学合理决策。

（2）预算执行。在预算控制方面，云计算模式下各系统之间数据信息会实时传输，公司实际发生经济业务后实时与预算进行对比以实现全面预算管理的目的。对于预算的控制分为两个等级，分别为相对控制和绝对控制，前者指的是以销售额为代表的收益类项目在数额接近或者超出预算时进行的控制行为，后者则为系统在费用类项目达到预期数值时会终止报销流程，并及时发出绝对控制指示提醒上报管理层的行为。在预算调整方面，企业为达到经营效益的最大化需要及时根据内外部环境的变动来调整预算指标，一旦出现该情况则需要重复上述全部流程，确保预算执行的准确度。在信息推送方面，在触及系统前期的权限与模式设置节点时系统会通过预警模式向相应管理人员发送预警信息和触及节点的预算数据，该功能也是全面预算管理信息化的标志之一。系统选择推送的通常是预算使用空余过大、达到预算业绩指标和预算使用不足等消息，推送方式一般为邮件或短信。

（3）预算分析。在绩效考核方面，个人、部门以及整体预算完成情况均是绩效考核的主要方向，是系统在规定时间段内对预算实际数值与预先设定数值间对比的快速分析结果，关系到个人收入与企业下一会计年度指标。在获利能力分析方面，公司预算完成情况会从侧面展现公司发展状况与市场地位，明确公司盈利强弱势业务或产品。云计算模式下还需增添预算分析软件或平台，并将预算分析结果以图表等直观明了的方式进行展示。此外，云计算下的全面预算管理信息化在具体应用过程中还需要企业提供一定的工具和信息技术保障，以确保预算管理各项流程可有序顺利开展。在企业选择云计算工具时，企业可根据自身情况引进或创建云平台。企业可自行选择外部购入或开发软件，并将其嵌入云平台之上，来实施本地化的预算实际使用功能。

2. A企业全面预算管理信息化的应用

2.1A企业全面预算管理信息化现状

当前，A企业主要使用ERP系统为主，CRM系统、OMS系统、PAS系统和BI系统为辅处理预算相关的事宜，后四者分别属于客户管理、订单管理、费用管理和数据分析，基本能满足日常工作需求，信息化程度较为一般。A企业的全面预算管理更偏重于预算控制和分析，而预算分配、收集和绩效管理等流程信息化程度偏低，无法做到信息化闭环，造成全面预算管理的不完善，例如差旅费需要财务人员手工录入系统，预算不足还需财务人员手工导入调整，降低了预算管理的时效性及信息化程度。加之，A企业全面预算管理缺乏各部门参与，局限于预算数据的导入与实际结果反馈，财务部门苦于信息化程度的落后无法实时准确获取预算数据，系统缺乏汇总、审核、分析及数据挖掘功能辅助财务人员开展工作。A企业更加注重内部信息化建设，对于及时获取外界市场、同行业企业发展信息方面涉猎较少，缺乏横向对比分析，基础设施建设尚需加强。此外，公司BI系统未进行全面预算管理的标准化流程制定与管控，也缺少预算模型的构建，部分平台服务和软件服务未达到云计算下全面预算管理信息化框架的基本要求，内部数据处理效率及时效性偏低。究其原因是A企业内部使用的各个软件来源不一，软件之间的衔接、功能重复或不足情况较为显著，预算编制软件也缺乏外部数据比对分析，软件使用监管及评估不到位，全面预算管理信息化建设不健全是主因。A企业在系统部署时以满足当下需求为主，缺乏预算战略制定，使得软件布局系统集成化程度低，相互融合存在一定问题，导致公司平台建设相对落后。

2.2 A企业全面预算管理信息化优化对策

一是依照战略规划制定预算目标。在云计算环境下，A企业预算目标是在综合公司历史数据及外部市场、行业信息基础上根据战略目标需求而设定。公司建立的基础设施及云平台会整理相关数据信息上传至决策层，由管理层根据公司实际情况及外部信息先行制定未来发展规划，以保障和实现战略规划为目的制定相应预算管理目标，辅助公司稳步推进各部门工作的运行。

二是预算编制。A企业财务部首先会制定预算指标并下发至各部门，为部门预算编制的制定提供一定指引；后续由底层员工结合自身工作经验和预算指标填报自身岗位预算数值，预算汇总上报至部门领导层由其进行合理性判断，验证通过即可上传财务部进行二次审核，未通过则返回员工处进行调整改动直至通过部门领导核查；财务部门二次审核通过则是上报至管理层进行最终决议，通过则会作为公司当年度全面预算管理的具体内容执行，反之，预算编制内容会返回至财务部进行重新调整，视具体情况决定是否需要返回最初步骤进行重新编制。

三是预算执行。A企业在该流程的主要任务是依照预算编制在信息系统中控制和调整公司实际业务的预算执行，同时对执行结果及时进行信息推送，由财务部门定期关注预算执行情况并随时处理异常状况，确保预算编制的顺利实行。在实际运行过程中，A企业实际业务发生时涉及的销售额、毛利额、费用及其他数据会及时上传至云存储服务器中，同时进行预算与实际数值的差异比对，若存在超过预算或者未达标的情况则会及时进行预警和消息推送，由相关负责人关注异常情况并制定解决方案。同时，基础设施层也会利用大数据技术实时筛选外部市场变动和行业发展趋势等信息，借由云存储将信息传递至负责人终端之上，由财务部及管理层结合外部信息与内部业务实际状况判断是否需要调整和变更原有预算编制，若确实需要变更则相关的报告经过审批后应及时上传至云存储并由其负责将变更数据反馈至涉及部门，保障全面预算管理执行的有效性。

四是预算分析。获利能力和绩效考核分析是A企业该流程的工作重点，明确一定期限内企业业务完成情况、真实反映企业经营状况。软件层会提供业务及部门实际产生的各项数据和与之对应的预算数据，基础设施层也会相应提供客户资源数据、宏观市场数据、分销商市场数据和自动化行业数据，平台层会借助上述获取信息根据内在逻辑关系进行重新整理分析，根据预先设定的分析模板和规则全面解析数据，最终获得预算考核报表及获利能力分析报表，后续则根据职能权限设定将不同岗位所需分析数据分割传送，在保证数据安全性的同时发挥分析数据的最大作用。

3.企业全面预算管理信息化顺利实施的保障建议

3.1提升大数据与云会计手段的应用

全面预算管理信息化框架构建与应用势必会提高预算管理的精细化水平，同时以信息化思维重塑公司管理，借助云计算、云会计及大数据等信息化技术的应用实现预算管理各个环节的数据实时上传与获取。然而，即使数据能够共享，但由于不同部门的数据存储于不同地方，数据管理和交易规则仍不完备，格式也不一样，整合也比较困难，因而云平台需要具有标准化处理数据信息的功能。A企业也能借助信息技术手段全面监控和督促全面预算管理全流程，使管理从目标制定到最终考核评价具有详实准确的数据信息支撑，云平台中加入云会计及大数据技术手段也会从会计视角弥补云计算在专业领域上的不足，加深技术与全面预算管理的融合程度，借助上述技术海量数据处理能力的优势提高预算管理的效率，进一步推动全面预算管理的深化发展与变革。

3.2加强对预算执行的动态监督

预算执行是影响全面预算管理信息化目标达成及成效的关键流程，也是预算管理切实深入基层、全面覆盖企业各个部门的有力手段。A企业利用云计算技术搭建的平台与公司各个系统与软件之间均建立了衔接，公司内部各项费用支出及业务一旦发生各项数据信息可实时传输至云存储中，重要信息以及异常情况还会及时反馈至相关负责人，各岗位职工也可借助软件终端随时获取自身权限范围的预算管理机会性数据，增强了对预算执行过程中的监督，有力解决了以往预算管理流于形式的问题。企业还应根据自身状况设计和构建预算数据分析模型，实时动态监管全面预算管理信息工作的开展，深入挖掘云计算的数据分析处理能力，分析结果及异常数据及时反馈负责人，提高预算问题的解决效率，及时化解风险，降低企业不必要的损耗。

3.3提高全面预算管理目标制定与编制的信息化程度

云计算下全面预算管理信息化框架中的基础设施服务层有效提升了A企业获取和掌握外界环境及行业发展变动信息的时效性，对于管理层制定科学合理的预算决策发挥了积极作用，规避了闭门造车带来的市场风险。企业云平台的构建应注重共享性和集成性，便于数据信息的集散。同时，企业还需要增加Hadoop、Drill和HPCC等大数据处理技术以及多维数据分析的应用，加上借助结构化、半结构化以及非结构化数据之间的逻辑关系相互验证，加深数据分析和有效信息挖掘的深度和广度，合理预测市场需求和份额，为预算目标的制定与编制提供更为可靠的信息化数据支撑。

3.4优化全面预算管理信息化考核体系

企业在考量全面预算管理信息化成效时，不仅需要总体把控整个公司的情况，还应逐渐细化至部门及个人，将全面预算管理贯彻落实到公司的各个部门，应站在企业战略目标实现角度以成本、工时和产量等总体性财务指标为主要考核方向，降低和避免单一定额预算指标考核的片面性。个人收入绩效水平的考核以自身职责范围为出发点，在明确计量单耗、工时及作业量基础上，将个人在部门预算完成的成果也纳入考核体系，紧密联系个人与企业集体利益，共同为企业发展助益。此外，预算考核评价指标体系还应引入非财务指标以及信息化软件、模型利用程度指标，前者可扩大考核范围进行多维度、全方位的考量评测，提高考核结果的全面性和科学性，后者则是借由考核机制助推相应软件和模型的深度使用，调动职工参与的积极性。

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