新形势下国有企业文书档案开发利用研究

新形势下国有企业文书档案开发利用研究

左芳

五矿二十三冶建设集团有限公司  湖南长沙  410016

摘要：在全新的社会发展形势下，国有企业文书档案中包含了大量生产经营以及管理决策信息，因此相关国有企业需要高度重视文书档案的开发和利用，发挥出文书档案的重要价值，以此来保证国有企业的健康发展。结合目前国有企业的发展现状展开分析，可以发现其档案信息化建设进程相对缓慢，由于文书档案整理与管理不够完善，进而无法保证文书档案的有效开发和利用。因此，需要国有企业采取有效的文书档案管理对策，并采取相应的优化措施，使企业文书档案的开发、管理、利用水平得到有效提高。本文针对新形势下国有企业文书档案开发利用展开分析，介绍了文书档案的概念，探讨了文书档案开发利用的意义，并提出具体的开发利用对策，希望能够为相关研究人员起到一些参考作用。

关键词：国有企业；文书档案；开发利用

    在信息化时代背景下，对于国有企业的档案信息资源而言，文书档案是十分重要的组成部分，需要有效开发与利用该部分资源，以此来为社会经济发展提供服务。国有企业文书档案工作具有较强的技术性、服务性以及政治性，同时在企业生产技术管理、经营管理、行政、党务等活动当中，可以有效记录具有利用、参考和保存价值的信息，为企业生产经营管理与科学发展提供服务，使国有企业的工作质量与效能得到提升。因此，现阶段，国有企业需要有效开发和利用文书档案，发挥出文书档案的功能和作用，促进国有企业的健康发展。

一、国有企业文书档案开发利用概述

（一）文书档案概念

    文书主要是指人们在社会实践活动期间，为了满足传递、公布、记载和凭证等需求，在载体材料商对思想意图进行表达的一种信息记录，文书具体包括私人文书以及公务文书。对于本文当中的文书，其主要是指公务文书，简称为公文，可以称为文件。档案主要是指在整理和归档案卷后，具有重要考查保存价值的文件材料。文书档案主要是指国家机关、个人、社会组织在处理事务或者履行法定职责时，可以形成具体的信息记录集合体[1]。

（二）文书档案开发利用的意义

随着市场经济的快速发展，文书档案是一类重要信息资源，可以有效发挥“资政育人”功能，可以综合开发利用文书档案，具有十分重要的现实作用以及历史意义。

首先，通过有效开发和利用文书档案，可以为企业决策提供良好服务。在国有企业的文书档案中，对各种各类的社会经济发展信息进行记载和储存，并在具体开发、整理与利用后，再加工和整理文书档案资源，包括发现规律、总结经验、专题编研等，为企业解决决策问题提供相应的参考依据，使文书档案具有的资政作用得到发挥。

其次，为了有效增强档案部门的市场竞争力，需要对文书档案进行开发和利用。文书档案作为一类无形资产，结合《档案法》中的相关规定，可以对相应的服务费用进行收取。通过强化文书档案的开发和利用，可以使文书档案的利用质量和效率得到提升，并产生相应的经济效益[2]。

二、国有企业文书档案信息开发中存在的问题

（一）文书档案管理结构相对单调

    国有企业文书档案的种类相对较多，这也增大了档案管理工作难度。目前，国有企业当中的文书档案在各个部门中散落，特别是具有较强专业技术性的档案资料，通常由相关部门进行管理。对于企业的文书档案管理，其通常针对人力档案资料、企业精神文明建设、企业文化等，而对于其他科技性以及专业性文书档案相对较少，因此结构比较单一，对文书档案的信息开发产生了严重影响。

（二）档案管理观念和模式落后

    在国有企业文书档案管理过程中，相关管理人员的管理理念相对传统，对档案管理过于注重，没有高度重视档案的开发和利用。因此，档案收集、归档、整理、借阅工作流程虽然相对成熟，但并未深入开发，进而对国有企业健康发展造成阻碍。与此同时，国有企业针对已成熟的工作流程，在企业改革期间并未有效创新，进而降低了档案信息的利用率，没有对文书档案进行实质性开发[3]。

（三）管理机制不够完善

    在国有企业中，档案信息是十分重要的无形资产，对企业经济发展具有重要作用。但此功能在企业目前的发展过程中未得到高度重视，因此在档案管理期间未科学构建管理机制，严重制约了国有企业的档案信息开发。除此之外，由于不够重视，因此企业投入到档案事业当中的资金相对有限，缺乏硬件和软件，没有引进科学的现代化技术，阻碍了档案信息的价值开发。

三、新形势下国有企业文书档案开发利用对策

（一）做好宣传工作，加强基础管理

    想要使国有企业文书档案信息开发方面的不足得到有效弥补，需要充分宣传档案信息的开发重要性，使其明确档案信息开发对未来工作影响以及企业经济效益提升具有的重要性，并举办相关的展览活动有效宣传和公布。与此同时，在开发档案信息时应对现代化信息技术加以应用，以此来保证宣传工作的震撼与细致，使其宣传效果得到提升。对于档案信息的储存，其是档案信息开发利用的重要基础，因此要确保档案信息收集到位，并多渠道和多层次的开展征集工作，统一分析各部门中具有较强专业性的文件数据，做好具体的汇编工作，要确保收集工作的量大择优，取其精华，去其糟粕，从而在开发和利用档案信息时，使其得到有效查找和利用

[4]。

（二）强化主动服务意识，做好网络信息化工作

    国有企业在开发和利用文书档案时，主要服务于企业的良性发展，因此相关工作人员在开发和利用档案信息时，需要摆脱传统的条框化工作思维，并要对其思想观念进行更新，以服务企业的经济建设作为核心思想，使原本的封闭现状得到改善，主动开发档案信息资源，保证态度的积极和主动，使相关工作人员能够主动参与和服务，确保先发制人，使相关隐患得到有效杜绝。随着我国电子信息化的快速发展，计算机技术也在人们的日常生活与工作中得到了有效应用，这也进一步加快了档案管理的信息化建设，可以有效深化和简化档案管理，提升文书档案的共享度和便捷度。这可以使档案信息检索效率得到提升，方便开发与利用档案信息资源，使档案信息的整体开发进程得到加快。对此，相关档案管理人员需要将原本的工作模式有效脱离，并有效普及现代化技术与设备，全面提升档案信息的开发与利用水平。

（三）将工作重心从收集转移到编研，健全档案信息开发利用制度

    对于档案编研工作而言，其需要有效加工档案信息管理，可以充分提取与精炼档案信息，系统化的凝练价值信息，科学组合与规整零散、庞杂的档案信息，考订有价值的信息，使档案信息从原本的形式化转变为实体信息化，以此来充分挖掘档案信息资源。与此同时，相关国有企业还需要健全档案信息的开发利用制度，具体包括信息开发利用预测制度、档案编研制度、服务制度等，以此来提升档案信息的利用率，科学化的开展档案信息开发利用工作，从而有效优化工作流程，使其成效得到加快[5]。

结束语：

    综上所述，通过有效开发文书档案信息，可以科学合理的利用档案信息，使档案利用率得到提升，以此来保证国有企业的健康发展。因此，国有企业需要高度重视文书档案的开发与利用，对其存在的不足加以改进。与此同时，在文书档案管理期间，相关管理人员需要明确自身职责，将传统管理理念有效转变，充分应用全新的管理理念和方法，宣传档案信息开发的重要性，健全管理制度，有效开发与利用国有企业的文书档案。

参考文献：

[1] 刘涛. 国有企业文书档案管理中存在的问题及优化措施[J]. 造纸装备及材料,2023,52(1):184-186.

[2] 冯洁. 国有企业文书档案信息化建设现状与优化策略研究[J]. 信息记录材料,2021,22(4):42-43.

[3] 居华峰. 浅谈国有企业文书档案管理效率的提升策略[J]. 办公室业务,2020,12(19):102-103.

[4] 王旭明. 探究文山州国有企业文书档案管理效率的提升策略[J]. 经济与社会发展研究,2023,32(5):197-200,208.

[5] 李大伟. 加强国有企业文书档案管理工作探究[J]. 电脑校园,2020,17(12):11192-11193.