浅析档案数字化管理的必要性

浅析档案数字化管理的必要性

张婷

中国石化销售股份有限公司江西石油分公司 江西省南昌市  330046

摘要：数字化技术的广泛运用推动了企业管理模式的科学转型，传统的档案管理模式只能保证较好的管理效果，大力发展档案数字化管理模式成为提高档案管理质量和工作效率的重要方向。本文通过对档案数字化管理的重要作用进行分析和阐述，结合档案工作中存在的具体问题，提出切实可行的问题解决策略，为档案数字化管理工作开展提供有效参考。

关键词：数字化；档案；管理；发展

1引言

    档案是人类社会直接形成的历史记录，是推动人类社会进步的重要依据，档案的载体形式和管理的方式随着时代的进步科技的发展而改变，信息技术的发展推动了数字化时代的到来，大量的数字化档案资料随之出现，推动了档案载体的改变和管理效率以及服务水平的提升。在数字化发展环境下，现有的档案管理模式无法适应档案工作需求，需要档案管理部门结合企业发展情况和档案工作实际来推动数字化档案事业的发展和管理体系的科学构建。

2档案数字化管理的概念

档案数字化管理是现今科技时代下档案管理模式的一种创新，它区别于传统的档案管理模式就在于其数字化的特性，传统档案的管理需要考虑实物的空间和时间，大量的纸质档案需要空间来存储，存储空间大又致使查找档案费时，而档案的数字化管理则不需要考虑这些，档案数字化管理一般可通过扫描仪将纸质档案信息记录到计算机中形成数字化档案，数字化存储档案信息的优点是存储空间小、检索快捷方便、实时同步备份、维护方便、安全，使用数字化管理档案不仅可以降低档案的保管成本还可以提高档案的利用效率。

3实行档案数字化管理的意义

    档案数字化管理在档案工作中的科学运用实现了档案管理流程的科学优化，借助信息设备和技术，有效提升管理效率，简化工作流程，提升整体的管理效率。

    一是提高了档案的存储能力，随着企业信息化管理运行体系的不断完善，衍生出了海量的数字化档案资料，增大了档案工作的负荷，利用档案数字化管理模式，能够实现数字化档案管理工作质量和效率的提升，利用数字化技术和设备推动传统纸质档案载体的转型，利用数字化保存方式能够有效的节约库房空间降低管理成本提高档案的存储能力，并且能保证档案资料的完整性和长期性。

    二是提升了档案的共享能力，随着企业的信息化建设的不断深入，各种数字化的档案资料会在各级机构和部门中产生，但正因为机构的行政或技术分工不同，才会造成信息之间的联系可能被人为割裂，而信息的所有内容又不能被快速利用，这就是大家常说的“信息孤岛”问题。利用档案的数字化管理模式，可实现跨部门、跨系统的档案信息资源互通，为企业获得信息提供有效、快捷、完整的渠道，实现企业信息资源的高度共享。

    三是提升了档案的安全性，相比于传统的纸质档案保管利用方式容易弄脏、损坏、丢失，电子档案可以采用备份技术进行多次的异地备份和拷贝浏览，不用担心电子档案的损坏和丢失，所有存储的电子档案还可以采用加密功能，保护了档案的涉密程度，所以实行档案数字化管理的电子档案更加安全，而且有效的保护了珍贵的实体档案。

    四是提升了档案的利用率，在数字化管理体系中，档案利用方式得到有效拓宽，利用技术手段实现对资料信息的高效分类整理，对档案使用需求和方式进行科学的分析，实现对档案资料的精准匹配，有效提高档案的利用率，实现档案资源高效利用，为企业的高效发展提供数据支持。[1]

4档案管理现状及存在的问题

一是传统概念下的档案管理模式已不能满足数字化时期的档案管理需求，录入、编目、整理、分类统计等档案信息越来越多，工作难度越来越大，依靠EXCEL人工操作，易于错误，也不有效；尽管制订了具体的档案管理制度、流程、表格等，但对于已经形成的、日益增加的电子文件、档案的信息，在实施过程中具有很强的随机性、管理不规范、业务流程不规范、缺乏合理有效的管理办法。

    二是缺乏完善的档案管理保障机制，数字化技术的运用推动了档案模式的科学转型，而现有的档案管理制度较为固定，不能对档案数字化管理工作进行有效的规范，不能为档案管理工作开展提供行之有效的制度基础。档案安全管理不够到位，对网络安全威胁无法做到有效的防护，不能保证档案信息安全。[3]

    三是档案管理队伍建设较为滞后，区别于传统管理方式，档案数字化管理具有较强的专业性，需要档案管理人员具备与专业相应的技术信息素养水平，能够熟练利用数字化设备和技术，而当前企业档案管理队伍结构不够科学，部分档案管理人员信息素养水平较低，对档案管理人员缺乏持续的、有效的专业培训教育，无法为数字化管理提供与时俱进的人才基础。[4]

5稳步推进档案数字化管理的举措

一是要加强档案管理重视力度，加快转变档案传统管理思想，为档案数字化管理提供基础保障。企业要充分认识到档案数字化管理的重要价值，提升主动意识，深入到企业经营管理中去，不断梳理档案管理工作流程，结合档案管理工作中出现的具体问题，坚持以问题为导向，对档案数字化管理工作进行统筹规划和针对性部署，加强资金和资源投入，积极引进先进的档案管理理念，持续推动档案数字化管理体系的不断完善。

二是要健全保障档案管理机制，企业档案部门要强化档案管理主体责任意识，严格按照档案法律法规要求，构建长效档案管理机制，根据实际的档案工作情况对相应的规章制度进行及时的调整，实现对档案数字化管理的科学优化。

三是要加强档案管理队伍建设，档案管理人员数字化意识的转变和能力的培养是推动档案数字化管理的重要基础，档案部门要加强对管理队伍建设的重视，大力引进优秀档案信息化的专业人才，优化档案队伍结构，加强对档案管理人员的培训教育，将信息知识技能作为重要的培训内容，推动档案管理人员专业素养和信息技术水平的提升，为档案数字化管理体系提供人才基础。

四是要加强档案信息化建设，从收集、存储、管理、保存、访问、利用六个方面开发贴合企业管理的档案管理软件，促进档案保管模式的转型，借助存储技术，搭建多元化存储空间，可有效提升档案存储空间和安全性，加强档案管理的容灾性，对遭到破坏的资料做到及时的修复，运用网络安全技术及时发现安全隐患和风险，切实保障档案信息安全。

6结语

    档案数字化管理体系对提升企业档案管理质量和效率起到关键作用，企业档案要结合企业发展需求和档案管理工作实际，明确档案管理工作发展目标，合理引进先进的管理理念和利用先进的信息技术，构建完善的档案数字化管理体系，为推动整个档案事业的发展和企业的档案管理水平做出重要的贡献。

参考文献

[1] 李东辉. 数字化时代档案管理技术的创新[J]. 中国科技投资, 2020(15):2-2.

[2] 罗晓华. 信息化时代下档案管理的创新与发展探究[J]. 内江科技, 2019(9):2-2.

[3] 陈莉. 数字化档案管理工作的实践与探讨[J]. 卷宗, 2019, 9(6):5-5.

[4] 王春雨. 数字化时代档案管理技术创新发展措施研究[J]. 兰台内外, 2021(27):2-2.