建设工程档案资料管理问题及解决办法

建设工程档案资料管理问题及解决办法

陈香宇

中国核工业华兴建设有限公司  江苏  南京  210019

摘要：随着我国基础建设的进度大幅提高、基建能力不断增强，因此，如何管理好如此数量庞大的建设工程项目，也成为了当下至关重要的问题之一。除了传统的管理方法外，网络的发展也带来了新的管理资料的方式。本文通过发现当下建设工程档案资料管理的现状，分析问题原因，并提出应对措施。

关键词：建设工程；资料管理；问题；解决办法

引言：建设工程档案资料的定义是在整个施工过程中每一个阶段所产生的与需用到的所有形式信息资料的统称，它包括在施工准备阶段、施工阶段与竣工阶段等三个部分的所有记录，例如监理文件、施工图纸、勘测数据等各类资料，且不限于文字材料、图片材料、影音资料等。

建设工程档案资料关系着在工程实施过程中的关键活动、重点过程及一些重要影响，具有较高的保存价值。这种保存价值体现在两个方面：其一，这类资料能够对施工项目的开展提供良好的基础与前提；其二，除当下工程的实施外，有效的档案资料管理对于后续工程项目的实施开展也会提供极具价值的参考。

建设工程档案资料具有分散性、复杂性、时效性、全面性、多面性等多项特征。如今，世界基础建设的步伐愈渐加快，在无阻碍推进工程的实施中，资料管理扮演了非常重要的角色。在需要花费众多劳动力与管理成本的建设工程中，各个方面的情况都需要考虑在内，不仅要收集资料，还需整合归类，便于查漏补缺。建设工程档案资料的管理是工程建设的基石。

一、 现状及存在问题

当下工程档案资料管理系统已相对完善，但是放眼各单位的实际实施过程，仍存在大大小小的问题，部分单位对于资料管理体系的建设还需加倍努力。总结来讲，建设工程档案资料管理还存在以下问题：

（一）完整度低，不齐全

档案不够完整是很多建设工程项目的通病。一项建设工程，实施的时间跨度通常较大，涉及到的资料类型、专业方面、负责部门也都不少，因此每个工程项目都会有很多档案需要进行统一管理，且根据工程项目的类型有所不同。坦白来讲，也就是出现图纸不齐全、文件缺失原稿或附件、系列文件不完整、资料编绘不合理、监理文件不规范等现象。

（二）真实性与时效性低，质量不高

许多工程档案资料质量不高，究其本质，是时效性与真实性不能得到保障。缺乏时效性的文件，一方面会对后续的施工工作造成延迟，耽搁施工进度，另一方面会导致档案资料整体真实性受损，数据与文字资料并不与真实情况相同，而是后续补做的。不具有真实性与时效性的档案资料本身便不具有较高的价值。

（三）文件及管理不规范现象

1.原始文件不规范

原始文件的不规范包括档案文件的书写格式不规范（即页边距、页面尺寸、格式要求、字体大小、行距等均与规范不同）、书写用笔不规范（即不同时期的资料用不同颜色或质地的笔进行填写）、文件所使用的材料不规范（即使用易破损或不易保存的纸张或墨水，导致书面资料不耐久）、验收资料填写不规范（即文件记载内容与实际情况不符、填写时留白、签名笔迹不统一等）。

2.管理方法不好不规范

不科学、不合理、不规范的管理体系会导致现有的工程档案缺乏真实性与完整性，许多单位的管理方法仍然停留在传统的纸质书写模式，而没有运用新技术，这样阻碍了建设工程档案管理数字化与系统化的进程。

（四）工作职责划分不明确

工作职责划分不明确也就是说，在管理档案过程中没有专人负责特定的工作，或者相关负责人没有规定工作的具体范围，因此出现有的工作没有人做，或出现责任相互推诿的情况。从人的方面来讲，这将很大程度的影响档案管理工作的效率，因此，档案管理必须有具有专业知识的人进行负责。

（五）管理人员素质不高

在大学专业中认为，设置有档案管理的专门课程，因此，许多单位的档案管理人员并不具有档案管理的专业知识，不具备很高的专业素质；同时存在档案管理人员身兼数职或工作不认真的情况，这几个因素都会影响档案管理工作的效率、质量，制约着档案管理工作的正常运行。

二、原因

（一）从业人员意识淡薄

许多工程管理中，相关负责人并没有意识到管理的重要性，因此在进行档案记录时，只重视了工程建设的速度与质量，并没有重视细节的记录，因此档案管理确保缺乏了真实性与完整性。

（二） 建设、管理节奏不合

当城市建设的步伐加快，施工速度提高，管理体系无法适应施工的节奏，从而使得施工过程中资料收集困难、资料整理速度落后于施工速度。为加快管理速度，管理部门只收集整理一些“必要”的文件便于上级部门审查使用，一些办理备案时才需要的文件则是被后续补做的，无法保障其真实性。

（三）管理体系尚待完善

施工建设原始文件不规范与管理方法不规范的情况都主要归结于管理体系的不完善，因为管理体系未能严格科学的运行，相关负责人也未拥有更好的意识，从而导致不按照规范体系开展工作的现象。部分单位并不重视队员档案资料的管理认识，也没有设置完整的体系去管理工程档案，因而存在了很多漏洞。

（四）专业培训还需增强

招聘的管理人员并没有专业的知识，也没有进行岗前培训，因此对于档案管理工作只是一知半解，这种情况会对档案管理工作造成很大的阻碍。

三、解决措施及对策

（一）加强档案业务指导

除单位外，上级工程档案负责部门应派专人协助工程档案工作的管理，并进行相应的指导，帮助该工程项目改进管理方法，完善管理体系，强调严格遵守管理规范，上门提供指导服务，从根源上解决相关负责单位对档案管理不重视、不了解、不熟悉的情况。

（二）健全档案管理体系

档案管理体系的完善迫在眉睫。在工程开展的初期，监理单位，施工单位与管理单位等就应该共同明确档案管理的工作责任划分与具体内容，制定出相对标准的档案管理工作条例，保障项目施工过程中各阶段档案文件能够得到有序、科学的管理，保障施工资料的完备。

（三）明确管理部门职责

建设工程中档案管理不只是一个部门的事情，而是各方都需要关注的内容与负责的工作，包括建设单位、监理单位、设计单位、施工单位及机电系统工程单位等等，都应将其负责的文件资料完整且真实地交付予管理单位，积极配合管理单位的工作。此外，在管理部门内部也应该明确每一个管理人员的职责，将责任归结到人，并出台科学系统的条例条令制度，避免出现推诿责任、职责不清的情况。

（四）重视档案知识培训

档案管理知识的培训宣传是每个单位都应进行的工作。首先，各单位应招募具有一些档案管理知识的人才；同时，在入职前对档案管理的相关工作人员应进行专业的知识培训，提升其专业素质；详细介绍档案管理的规范以及工程质量标准，要求学习档案管理的基础知识与原始文件的操作方法。不仅是档案管理人员，包括监理单位，施工单位及管理单位等各方的负责人也需具有基础的专业素质，熟练掌握档案管理业务，实现档案管理的标准化，科学化，规范化与系统化，确保工程进度记录完整。

结语

总之，建设工程档案资料管理工作是一个项目的重中之重。没有科学系统的文件体系，就无法保障工程施工能够顺利推进。因此，若想高效是开展工程项目，必须在管理人员、管理体系、管理意识、专业素质等多方面全面提升与改善，不断发现问题，解决问题，提供对策，健全现有体制。

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