大数据背景下社保档案数字化管理研究

大数据背景下社保档案数字化管理研究

范红霞

湖北省黄冈市英山县公共就业服务中心  438700

摘要：随着社会保障制度的逐步完善，社会保障的范围和数量不断扩大。在这一背景下，利用数字技术对社保档案进行管理成为必然趋势。本研究旨在探讨大数据背景下社保档案数字化管理的问题与对策。通过剖析现有问题，提出针对性的解决方案，以促进社保档案管理的现代化和高效化。研究通过深入分析，提出了在数字化背景下社保档案管理的策略，从人员、机制、制度等多方面提出创新性建议，以最大程度发挥社保档案的服务价值。本研究旨在为社保档案的数字化管理提供有益的思路和对策。

关键词：大数据；社保档案；数字化管理

引言

随着社会保障制度的不断发展和扩大，社保档案的管理变得愈发复杂。为了提高社保档案管理的效率和服务质量，数字技术的应用已成为当务之急。大数据技术的兴起为社保档案的数字化管理提供了新的机遇。通过将大数据思维融入社保档案管理，可以更好地实现信息的整合、共享和利用，从而提升管理效率和服务水平。本文旨在探讨在大数据背景下，如何更好地进行社保档案的数字化管理，以满足日益增长的社会保障需求。

一、对社保档案进行数字化管理的意义

（一）优化公共服务，提升服务效率。依托社保档案“数字化”管理，社保经办机构不断提高社保档案利用效果，打通社保业务经办数智化最后一个环节，通过社保档案网络传递，化解群众办事多次往返等难题，进一步提升了社会保险经办能力和服务效能。一是实现“一网通办”。社保经办机构采取“一窗受理、一柜通办”方式，实现社会保险业务不受地域限制多渠道受理，办理结果通过移动设备、自助机、柜台等多点反馈，电子文件自动归档。二是“打包办”。打破就业、社保等业务壁垒，将流程相似、材料相近、结果关联的多个事项打成一个“包”，提供套餐式服务。“包”内一套材料对应多个事项，各业务部门共享使用，材料集中统一归档，切实减少群众办事提供多套材料的负担。三是“免申即办”。通过内部校验或第三方数据共享获取信息自动办业务，如失业保险稳岗返还、一次性扩岗补助等政策，企业无须提供任何材料，通过社保业务系统数据比对提取符合条件的参保企业，核定应返还金额，经公示期满无异议后，直达参保企业银行账户。全程实现“不见面”“免申请”“零跑腿”服务。四是“材料复用”。业务经办可直接调用历史业务办结后留存的电子图片，参保人在办理新业务时不需重复提交材料，极大提升了办理效率，便利参保群众。

（二）机构内部控制的精细化管理
随着社会保障业务的复杂化和信息化程度的提升，机构内部的各项管理措施需要更加细致周密，以确保社保档案数字化管理的顺利进行。精细化管理涵盖了诸多方面，包括信息采集、存储、传输和使用过程中的规范化和标准化。通过建立健全的内部控制体系，社会保障部门可以有效地监控和管理数据流动，保障信息的安全性和准确性[2]。此外，精细化管理还涉及对人员权限的精确分配、审计监督的强化，以及风险管理的全面覆盖等方面。

（三）保存方便
在传统的档案管理模式中，纸质档案往往被装订并存放在铁质档案柜中，这种方式占用空间较大、检索复杂，且管理工作繁琐。随着参保人员数量的增加，档案量也逐渐增加，导致管理成本逐步升高。数字化管理通过将纸质档案中的信息转移到计算机系统中，依托网络实现信息维护。这一方式极大地提升了保存效率和查询便捷性。此外，数字档案的风险预防措施可更加系统化，进一步保障了信息的安全性和可靠性。这种管理方式显著降低了传统纸质档案存在的潜在风险，有助于优化整体管理成本。

（三）切实强化行政机关的事后监督

数字化社保档案信息为事后监督和预警防范提供重要支撑，结合社保业务经办流程，健全业务规则，建立风控体系，优化系统风控预警功能，实现对社保关键业务环节和高风险业务智能化监控。对业务流程中各个节点的风险隐患进行排查梳理，针对性地制定风险防控措施，嵌入到业务经办的每个流程环节，形成“闭环”管理。对“高风险、易出错”环节，设置关键字段和即时预警。能够及时发现社保业务环节的各种问题，数字化社保档案信息成为社保业务事后监督工作的有力指引，对提升社保工作效率和质量具有积极的现实意义。

二、社保档案管理数字化发展困境

（一）基本建设不健全

在社保档案管理的数字化过程中，经办机构需对电子文件进行适当配置。数字社会保障文件管理系统及其基本结构构成了数字化社会保障文件管理的基础。然而在实际工作中，不仅要收集和整理信息，还要维护其质量和可靠性。在数字化的过程中，受客观因素影响，部分社保机构仍然坚持传统的工作方式，未能充分利用数字化技术，导致社保档案管理的效率不高。现阶段，社保档案数字化还在起步中，限制了社会保障事业的发展。档案数字化管理急需得到有效推进。

（二）社保机构档案从业人员业务素质不高

在数字化时代，社保档案的数字化建设已然成为社会保障部门的关键工作。然而，目前仍然存在多方面的问题。其中，社保档案管理人员的专业素质相对较低，难以胜任社保档案的精细管理。当前，专业人才的水平整体上仍有待提升，且数量相对稀缺，无法满足社会对高素质从业人员的需求。随着业务量的不断增加，社保机构的档案管理部门也出现了急需补充的状况。档案管理人员从业人员的供需失衡问题依然存在，这妨碍了社保档案有效数字化管理的实施。

（三）数据的安全性风险较大

尽管数字化技术为档案管理带来了便利，但同时也存在一系列问题。其中最突出的问题之一是安全风险。档案中包含着大量的敏感信息，涉及参保人的个人隐私。若这些信息未经有效保护，可能导致个人信息泄露。为确保参保者的信息安全，社保经办机构必须配置良好的软硬件设备设施，并拥有高素质的专业人员，以应对信息安全的挑战。然而，我国的档案工作起步较晚，档案专业化人才严重不足，这已成为制约档案工作发展的瓶颈。现有的档案管理人员在运用先进软硬件设施方面的能力有限，难以高效处理统计数据，并确保参保者数据的绝对安全。

三、社保档案数字化的发展战略

（一）做好基础工作

为推动社保档案数字化管理的顺利发展，社保业务经办机构应积极争取资金，更新硬件设施，以确保数字化管理工作有稳固的技术基础。强化服务意识和质量意识，从而更好地适应数字化管理的要求。建立适应本单位实际情况的档案制度和管理体系，以确保数字化管理能够持续稳定地推进。

（二）加强档案从业人员队伍建设

随着数字技术的融入，社保档案管理的复杂性日益增加，从业人员需要具备更高的业务素质和数字技术应用能力，以适应日益变化的工作环境。社保机构需要加强人才引进、培养和激励机制，吸引更多高素质人才投身于社保档案管理领域。建立健全的人才培养体系，从基层开始培养后备人才，保障队伍的稳定和可持续性。

（三）建立网络的安全防御系统

在建立网络的安全防御系统方面，首先需要在社保系统中对社会保障信息进行数字化处理。这包括对社会保障信息系统进行数字化改造，以实现信息的高效存储和管理。其次，社保经办机构应与网络安全公司合作，采用高级的杀毒软件，定期更新并进行病毒测试，以保障社保系统的安全性。另外，将资料上传至云端并定期更新保存，可以确保信息的可及时获取和完整性。

四、结论

数字化管理为社保档案部门带来机构内部精细化管理和强化事后监督的机会，推动了社会保障体系的治理和运行。然而，数字化发展面临基础建设不健全、档案管理人员素质不高和数据安全性风险等问题。因此，社保部门需着力做好数字化基础工作，加强职工综合素质，建立网络安全防御系统，以确保数字化管理顺利推进。这些努力将为社会保障档案数字化管理提供坚实保障，促进社会保障事业的可持续发展。

参考文献

[1]王永福.大数据背景下社保档案数字化管理研究[J].就业与保障. 2022(8):3.

[2]刘娜.大数据在社保档案工作中的运用研究[J].经济与社会发展研究. 2020(13):1.