机关事业单位档案管理电子化建设探析

机关事业单位档案管理电子化建设探析

王秀珍

海南省公路管理局昌江公路分局  海南省 昌江县  572700

摘要：新时代，计算机技术已普遍应用于各机关事业单位的日常工作中，做好机关事业单位档案管理工作的电子化建设能够有效提高具体工作的效率与质量，有利于充分发挥自身职能。信息化时代给这项工作带来机遇和挑战，需要机关事业单位档案管理人员以发展的眼光看待问题，顺应时代发展趋势，在开展相关工作时不断调整管理策略、完善管理方法和优化管理效果，依托电脑等设备设施和电子化技术手段实现档案管理工作的电子化建设，不断提高机关事业单位档案管理工作的效率与质量。

关键词：机关事业单位；档案管理；电子化建设

1机关事业单位开展档案管理工作电子化建设的意义

1.1提高档案管理工作的科学性

传统的档案管理工作是依托纸质档案开展的，由具体相关工作人员在纸质文件上记录信息，之后将纸质文件统一整理和保存。机关事业单位的文书档案中往往包含大量极具价值的信息，档案管理人员依据不同需求将具体信息提炼出来，并整理后能够作为极具参考和研究价值的重要资料，为相关工作提供参考。传统的档案管理模式效率较低，需要档案管理人员手动在档案室内翻找纸质资料，而纸质资料因其自身特性亦容易出现笔迹褪色等情况，在这一过程中管理人员有可能因为诸多因素出现工作失误，导致整个档案管理与使用流程烦琐且难度较大。做好文书档案管理电子化建设后，档案管理人员就可以通过电脑在数据库中方便、快捷地检索出需要的具体信息，不容易出现工作失误。电子信息技术也能够自动整理相关档案资料，再结合机关事业单位的具体情况和发展需求开展分析，利用大数据分析系统为相关工作人员提供较为科学的建议，以此帮助相关人员做出科学与合理的分析与决策。工作人员也可以通过开展大数据分析工作，以此判断某一具体操作和指令是否恰当，进而提高档案管理人员工作的科学性以及合理性，提高其工作效率与质量。

1.2提高档案管理工作的便利性

传统机关事业单位的档案管理工作较为复杂，具有流程烦琐、难度较大以及内容繁多等特点。传统的档案管理模式是依托纸质档案开展的，一般情况下机关事业单位的文书档案资料都具有总量较大和覆盖面较广等特点，导致档案管理人员需要在大量的纸质档案文件中寻找某一份具体的档案文件，将是较为烦琐和困难的工作过程，而且容易出现失误。档案管理人员不仅需要做好日常的档案管理工作，还要负责档案管理相关业务联动工作，而依托纸质档案开展的传统档案管理模式难以做到档案资料的及时查找与共享。因此，相关业务联动工作的开展往往缺乏效率。做好机关事业单位档案管理电子化建设就能自动生成电子档案目录，工作人员可以利用检索功能快速实现对具体档案资料的检索与阅览。依托信息技术也能够实现各项相关工作、各个环节之间的有效衔接，档案管理人员通过计算机就能够与其他部门的工作人员实现实时沟通交流，做好档案信息的传递工作，以此提高档案管理相关工作的便利性和效率。

2机关事业单位档案管理电子化建设的措施

2.1提高重视，增强对电子档案管理工作的投入

在新形势下开展电子档案管理，需要提高对电子档案工作的重视，要切实保障电子档案管理环境安全，认识到电子档案管理与传统管理方式的不同，针对相应的风险点加大投入。一是系统投入。应采用权限控制的方式对电子档案数据施行访问控制，在档案数字管理系统中通过设置不同的用户权限，实现对不同档案操作权限的分级限制，且在电子文件中心对电子文档展开统一加密和数字签名，实现追溯、审查等多重功能，切实提高电子档案管理的安全性。二是防护投入。相关设备应安装好具有针对性的病毒防控软件，做好全程防护和定期查杀，有效防范黑客攻击、病毒感染以及勒索软件等，增强电子档案管理工作中抵御风险和漏洞的能力，避免由于外界恶意攻击而使得档案信息遭到破坏，切实提升档案信息的安全性、可靠性。三是备份投入。定期对电子档案备份，并存储在不同的设备和地点中，以提高数据的安全性和恢复性。这样，即使某个设备发生故障或失效，也可以通过其他设备访问和还原数据。

2.2大力加强人才队伍建设

为了更好地保证电子档案安全，还要全面加强电子档案管理队伍的建设工作，保证电子档案管理的专业性，基于事业单位改革需要，提高电子档案管理水平。为此，应当大力引进具有信息化技术能力和创新意识的档案管理人才，基于专业人才用好电子档案，提高电子档案的开发效率。采用多种方式对电子档案管理人才进行集中培训，重视提高电子档案管理人员的业务能力，不断强化全员电子档案管理意识，提高各部门人员的思想认知水平，最终达到提升电子档案管理绩效目标。

2.3优化电子档案管理体系

首先，电子档案管理系统的管理员负责日常管理，这是系统安全稳定的基本环节，能够保证电子档案详实有效。其次，优化电子档案流转的各环节，做到“一键归档”，从各部门负有的责任义务和使用需要出发，支持采购、商务等方面的电子档案使用需要。最后，还要细化电子档案管理保障监督体系，依托电子档案数据信息中心来加强内部控制，有效对外部电子档案进行隔离审核，从而更好保证电子档案数据安全，并有效贯彻无纸化归档等绿色理念。

2.4深入推进档案管理电子化建设

机关事业单位领导与相关工作人员需要加强对档案管理工作电子化建设的重视程度，加大人力资源和物力资源的投入力度，完善相关制度政策，以此推进电子化建设的落实。机关事业单位领导需要结合本单位档案管理工作的实际情况和未来发展需求，配备相应数量的高性能计算机和其他专业硬件设施，确保满足本单位档案管理工作电子化建设的需求。与硬件设备设施相对应的便是软件，机关事业单位需要重视档案管理工作平台与信息库的建设工作，档案管理人员可以借助信息共享技术做好信息库与单位内部管理平台的数据对接工作。机关事业单位档案管理人员需要重视电子档案的时效性与准确性，借助信息技术实现电子档案系统和内部管理系统的信息互通，保证单位电子档案资料的准确性、时效性，便于各部门工作人员协同开展工作。机关事业单位领导需要督促档案管理人员着手构建电子化档案管理系统，保证单位档案管理工作的顺利开展。具体来讲，就是档案管理人员需要利用电子信息技术搭建机关事业单位内部的管理系统，将单位档案以电子信息的形式保存于数据库中，并上传至管理系统，让各部门的工作人员都能登录档案管理系统检索、浏览需要的档案资料，充分体现档案资料的使用价值，有利于实现档案资料在单位内各部门间的流通，简化档案管理联动工作的具体流程，为档案管理相关工作创造更好的环境，也能为后续电子档案信息的追踪工作提供依据。机关事业单位领导也可以指派具体工作人员搭建对外开放的门户网站，把可公开的档案、工作流程、工作成果等信息上传至门户网站，供广大人民群众查阅浏览，这样，不仅符合国家“政务公开”的政策原则，也能在一定程度上提高本单位在群众心中的公信力。同时，档案管理人员可以通过门户网站与民众直接沟通，广泛吸收各方的意见和建议，有助于完善其工作流程，提高档案管理工作水平。

3结语

综上所述，机关事业单位充分运用信息技术实现档案管理工作的电子化建设，能够提高工作效率、保证档案资料的安全性、促进信息共享和协作，同时便于审计和法律合规。这是顺应时代发展趋势的必然要求，也为机关事业单位可持续发展提供了必要的支持和保障。档案管理人员应充分认识到电子化建设的重要性，不断提升自身的技术水平和工作效率，为机关事业单位的发展做出贡献。

参考文献

[1]张敏.谈机关事业单位档案管理的优化措施[J].黑龙江档案，2022（2）：198-200.

[2]刘奇.机关事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科学与财富，2020（8）：1+40.