工程测量项目档案管理探讨

工程测量项目档案管理探讨

王玮

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内蒙古鄂尔多斯准格尔经济开发区应急管理办公室

摘要：任何一个行业都会涉及档案管理，加强对工程项目的档案管理，将有助于工程项目的顺利完成，并使其发挥出应有的建设价值。文章通过对工程项目档案管理中存在问题的剖析，指出了问题产生的原因，并提出了相应的对策。

关键词：工程测量；档案管理；探讨

引言

对于每个项目来说，建筑单位，设计单位，监理单位的信息相对较多，而资料室已经变成了图纸资料库，以前的图纸资料到处都是，有些甚至已经落灰。因此，利用电脑、电子文件等手段，对各类资料、图纸进行数字化、对其进行统一的管理就显得尤为重要。在计算机技术日益发达的今天，大部分的设计机构已经实现了100%的计算机绘图，但是所有的工程图还是依靠WIN98、 Word、 EXCEL等以电子形式绘制的文件。但是，目前大部分的企业都没有对企业的图形进行统一的管理，同时，企业内部也存在着大量的各类图形信息。所以，在建筑工程的建设过程中，存在着许多的施工往来文件、合同文件、完工文件、试验数据等，若不能对这些文件进行无纸化的处理，势必会造成费用的增加。利用电脑资讯科技，不但可以减轻建筑工程的资料处理负担，防止资料遗失，而且还可以提供查询文件的便利。

一、关于工程项目文件管理的几个问题

(一)没有形成良好档案的渠道

一些建设项目的主管部门、施工单位和档案部门的配合不够紧密，出现了一些管理上的错位，一些甚至出现了相互推卸责任的情况，在对文件材料的归档方面，往往是施工单位交了什么材料，工程部门就收什么材料，在文件材料的接收方面，存在着很大的缺陷。

(二)重建设轻管理，档案管理观念非常薄弱

当前，在大部分项目中，项目经理往往注重项目的实际情况，而对项目资料的重视程度较低，往往忽视了项目资料与项目资料的同步管理。很多人都以为项目尽早完成并交付运行就好，忽视了项目验收资料的真实性，而忽视了项目验收资料是一项技术的重要组成部分，也是一项潜在的生产能力。

(三)对档案工作的认识不足

关于建筑工程竣工文件的收集和归档是文件管理的一项工作，人们对这一问题的理解有一定的偏差，造成了建筑工程竣工文件的收集不全面、不完整和不准确。文件管理是一种与公司经营活动紧密相连的业务活动。特别是收集文件的工作，对于文件资料的收集是否完整，是否完整，这在很大程度上取决于档案管理人员的工作状况，还有对公司各个部门业务的处理，进而对文件材料的行为规范进行管理。如果每个业务部门在编写和审核文件时，都不重视文件的质量，在使用时也不重视文件的安全性，那么就一定会造成后期的管理难度加大，从而产生了后期的文件资料伪造的情况。

(四)项目完成文件的归档系统不完善

一些项目在编制项目规划时，未将竣工文件材料的归档工作列入规划，导致一些项目没有吸纳档案部门，一些建设单位在实际完工时，未将竣工文件提交给项目管理机构，未形成竣工文件材料。因其存档系统的不健全，造成了项目完工后，建设方离去，项目管理团队解体，交工材料堆积，造成了文件工作的混乱。

(五)文件管理制度实施不力

有些规定要求每个业务单位都要很好地配合，比如：公司制订了一份不真实、不完整的工程竣工材料，就无法通过验收。工程完工后的材料没有存档，财务部门就不能对其进行结算，在实际操作中，一些企业把文件工作看作是独立于自己机构之外的一个部门，对文件工作的相关法规充耳不闻，造成了有法不依，使文件管理体系成为一种空谈。

二、加强工程建设文件管理工作的措施

(一)加强对接收、审计及资金结算的控制

在工程评审和验收过程中，要引导施工企业建立一个良好的材料系统。工作的文本和数据，要根据工作的各个领域，根据工作文件的内容和顺序，对其进行分类。根据文件的规定，做好产品的版面，做好产品的包装。在项目建设过程中，对竣工数据的收集是其主要内容。档案员的工作重心在于对工程文件的处理，以及对工程文件的质量检查。在项目完成之前，对项目完成后的材料进行移交和审查是建设单位的首要职责。所有的卷宗，都要经过认真的核对，确定没有问题，然后再交给他们。项目竣工材料的验收涉及规划、施工、设计、质量监督、档案管理等多个方面，它们对项目的实际材料和每一步的交付都承担着很大的责任对已经完成且已经通过验收的系统工程，在完成最后的检查时，应签字盖章。

(二)重视和改进档案工作

各级领导要对文件管理工作的重要性有足够的了解，要明确自己的责任，比如：组织生产排班会，组织产品的鉴定会，组织项目的完工验收等。

(三)健全文件管理体系

在实施作业评估时，应将项目文件的管理纳入计划，明确文件的范围、要求、时间和责任。通过对工作职责的界定，将工作与各业务部门及相关人员的工作结合起来，实现了工作的规范化、规范化。所提供的合格材料应包括在工程合约内，并应执行预留材料贮存系统，应严格执行上述步骤。

(四)加强跟踪指导

为档案馆搜集项目完成文件提供了第一手资料，并为标准资料提供了基础。从施工现场到施工现场，在施工过程中形成了项目文件。各地图书馆要按照《工作计划》的规定，制定相应的跟踪指导计划。要想对完成文件实施有效的管理，就需要对文件进行验证与批准。做好项目跟踪和跟踪工作，并与有关部门保持良好的沟通和配合。

(五)在档案管理工作中积极参与投入

第一，国家档案馆要在工程开始阶段，积极与有关单位联系，把工程完工后的文件归档工作列入工作计划，并对工程完工后的文件归档工作做出实际的规定。第二，在工程施工合同中，将工程完工后的文件的职责、文件的品质等内容，一并列入工程施工合同，以确保工程施工的精确性、及时性。第三，要根据工程施工合同的规定，做好工程施工过程中的文件整理工作，采取经济合理的方法。第四，加强工程施工中的技术引导，对工程施工中存在的问题进行及时的处理和处置。第五、在项目完成之后，为了防止项目文件的过期，要将项目文件与建设方进行移交。第六、对项目完成后的文件做好存档和验收工作。在工程竣工后，应逐个核对，与图样和说明及说明进行对比，并按图样说明修改情况。第四，项目的最终验收，也就是对项目文件的质量进行检验，主要检验的是初步检验。

三、结束语

工程项目的文件管理工作，就是要把建设的整个过实地记录下来，以便今后的生产和发展。所以，在建设项目档案的管理过程中，要做好每一个环节的档案管理工作，同时要健全档案的管理体制，加大档案的投入力度，保证档案的真实性和准确性，使档案的管理更加顺畅。在通常情况下，无论何种工程，都有一个最常被忽视的环节，即档案管理，因为它对公司的经济效益没有任何的帮助，因此大多数公司对它并没有给予足够的关注，殊不知，它对工程质量的控制有着很大的作用。因此，建设企业必须深刻理解档案工作的重要性，并通过各种途径，使档案工作达到更高的水平。

参考文献

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