提升人事档案在人资管理中作用的路径探索

提升人事档案在人资管理中作用的路径探索

罗莹

湘西自治州疾病预防控制中心 湖南省 416000

摘要：人事档案是各事业单位人力资源的重要组成部分，良好的人事档案管理能够有效提升事业单位的人力资源管理水平。通过有效实施人事档案管理，对用工过程中产生的特定人事信息、员工的工作能力以及各种奖惩情况等进行记录，是人资管理的重要工作内容，事业单位根据自身实际情况，科学调整人力资源的布局，能够提高人力资源的工作质量和效率，以此有效保证事业单位的正常运营。

关键词：人事档案；人资管理；作用；路径

1导言

在人资开发与管理理念确立的背景下，以往传统的干部档案制度难以适应时代发展需要。干部档案是考察干部与人才录用的重要凭证，在新形势下，单位体制出现了改变，人资管理工作核心也发生了改变，系统内部人员流动十分频繁，隶属关系也随之发生了变化，进而导致认人事档案出现了诸多新问题。在这一背景下，优化人事档案管理工作已刻不容缓。

2人事档案及其作用

人事档案主要记载了个人的学习经历、社会关系、工作状态、政治思想、劳动薪酬以及奖惩信息等资料。人事档案的主要作用体现在以下方面：一方面，可以将人的专业能力反映出来。人事档案所记载的各种信息，可以为用人单位提供准确、真实的人才信息。对于事业单位来说，是否能够做到知人善用在很大程度上影响着事业单位的发展状况。在最合适的岗位上，将医务人员、政务人员的作用最大限度地发挥出来，是事业单位得到良好生存与持续健康发展的重要前提。而这建立在充分发挥人事档案作用的基础之上，利用人事档案提供的信息支持，可以科学选拔人才，将人员放在最合适的岗位上。另一方面，可以为考核提供有效的依据。员工的工作能力、态度等，主要依靠考核来进行评估。以人事档案为依据，可为在职人员的嘉奖、晋升、降级的判断与决策提供有效依据。

3人事档案对人力资源管理的重要作用

3.1为事业单位人才招聘提供重要依据

人事档案具有全面性的特征，包括个人的专业情况、家庭情况、政治历史、自传、评定以及工作情况等各个方面的内容，能够全面反映个人的全貌。人事档案直接为个人现实工作服务，人力资源管理部门可以根据事业单位的实际发展需求，制定合理的招聘标准，根据员工的个人档案进行评判其是否可以任职该岗位，正确使用人才，极大地节约了双方的各项成本。

3.2可以为人事考核提供有效的依据

人事档案记载了个人的重要信息，可以将个人的专业技术水平、政治思想、生平经历等反映出来。人事档案管理过程中，将职工的专业水平高低、优势与劣势、履历以及组织考评结果等相关信息完整地记录在人事档案之中，便于人事部门对职工的专业技术、职业素养、工作作风等进行全面了解、准确考核。同时，在真实、客观、准确地考核职工的基础上，可以有效开展评优评先工作，并能够针对职工的优劣势来开展培训工作，扬长避短，从而使职工得到更好的发展。

3.3提高事业单位管理水平

随着经济全球化和“互联网＋”时代的到来，当代各行各业面临的市场环境形势日益严峻，在这个大时代背景下，各组织单位拥有的人才的数量和质量是其最根本的竞争优势。在进行员工培训之前，可以利用员工的人事档案信息，有针对性地开展培训课程，而不是“眉毛胡子一把抓”，降低员工培训的效果。如针对事业单位中年纪较大、工龄较长的员工就不能和刚进工作岗位的员工一起进行技术操作等的培训，而是可以适当开展安全教育、健康保健等各类培训，能够使其感受到的事业单位对自己的关心和关怀，促进员工的积极性。

3.4有利于促进改革的持续推进

市场经济体制全面深化改革的大背景下，行业转型、产业升级步伐不断加快。对于事业单位来说，在新医改不断推进的背景下，也要积极深化改革。人事档案作为记载个人信息的重要资料，已经被纳入人才信息库之中。因此，有效开展人事档案管理工作，并确保其系统化、科学化以及规范化，有利于单位及时发现人员招聘、人才队伍建设、人才应用、人力资源配置、岗位聘任、职称晋升、绩效考核等方面的不足与缺陷，为领导决策提供有效的信息支持，这对于单位的持续深化改革来说，有着重要的意义。

4提升人事档案在人资管理的有效路径

4.1构建一套完善且科学的管理方法

在人事档案管理工作中，应构建一套完善且科学的管理办法，以此来促进管理人员高质量完成本职工作。针对档案材料收集、归纳来讲，需要其认真审核，一旦发现不符合要求的材料，需要及时进行调整并退回，切不可过多积压，这样就会降低档案整理的准确性。另外，还需要改进档案资源检索方式与查询方式，运用英文字母的顺序来进行检索分析，这样不仅可以提升档案管理水平，同时还可以进一步提升干部人事档案检索效率，使相关人员可以在短时间内找到想要检索的数据，以此来保障下一步工作顺利进行。

4.2坚持客观公正的原则，培养高素质的档案管理人员

真实有效是人事档案最基本的特征，失去了真实性，导致档案所有资料与员工真实情况无法进行匹配，该档案也就失去了价值。在补充档案资料时，事业单位的相关管理人员要保持客观、公正、公开的原则，做到实事求是，可适当扩充员工的性格特征、兴趣爱好、职业素质等，增加一些具有价值性、个性化、传承性的人事档案内容，确保人事档案能够全面反映部门员工的思想政治、专业能力、心理健康以及职业履历等内容，保证归档材料真实可靠。重视培养档案管理人员的责任意识和综合素质，确保其对档案进行保管时能够做到重视档案材料，保证核对材料信息完整、真实，防止材料因保管环境出现损坏。明确档案是当代事业单位的机密情报，若因保管不当被其他竞争对手了解，很容易出现事业单位人才被挖墙脚，甚至泄密等情况的出现。人事档案管理人员要不断转换自己的工作思路，摆脱过去“坐、等、靠”服务理念的束缚，主动为人力资源管理部门工作的开展提供帮助。

4.3完善人事档案管理制度

为促进人事档案管理效率与水平的提高，必须建立完善的人事档案管理制度、健全的监督机制。在此基础上，也要在实践过程中不断对人事档案管理制度、监督制度进行更新与修订，确保制度的切实落实及其时效性。对于来说，应建立人事档案管理监督领导小组，加强对工作实际情况、制度落实情况的监督。针对人事档案管理的实施过程中有可能发生的各种突发情况，监督领导小组应提前制定相应的应急预案。除此之外，针对人事档案的收集、整理、储存、装订、入库及保护、保密等工作，也要制定操作规范，从而保障人事档案管理的高效、安全、正规开展。

4.4加强人事档案的数字化管理

在“互联网＋”时代，要利用先进的管理技术对人事档案的管理工作进行数字化的管理，完善档案资料的存储检索系统，利用专业的人力资源管理软件，通过档案数据库进行检索，涵盖员工的学习经历、工作经历、家庭情况、政治面貌等内容，实现资源实时共享，提高人事档案的数字化和信息化，为档案的查找和调阅提供方便，也方便用工单位能够在较短时间内筛选出符合自己需求的人员信息，提高工作效率和质量。

5结束语

总之，人事档案是人才信息的主要来源，是社会公共信息的重要组成部分，通过档案资料管理，能够提高事业单位选拔人才的质量和效率，为人力资源管理提供真实、可靠、有效的人员信息。在事业单位人才竞争日益激烈的今天，人事档案管理必须要不断适应现代化的发展需求，积极拓展其服务职能，为事业单位人力资源管理提供强有力的保障，推进事业单位不断发展，为人民服务。

参考文献：

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[3]程玉梅.提升人事档案含金量实现人事档案再增值[J].办公室业务,2014(15):222.