云计算支持下的事业单位档案管理分析

云计算支持下的事业单位档案管理分析

郭永红

单位：衡东县公路建设养护中心

湖南  衡东  421400

摘要：随着社会的发展，事业单位作为国家系统的重要组成部分，涵盖科学技术、医疗卫生、教育文卫等多个关键领域，涉及档案种类多、数量大，与日常生产生活关联性进一步加强。档案管理作为一项服务性工作，科学运用大数据技术，加强档案资源的共享与交流，为群众提供更加完善的档案服务，是新时期事业单位档案管理工作的另一项重要使命。大数据时代事业单位的档案管理工作重心应该放到数字（数据）档案备份、资源整合、深度开发、安全管理、创新服务等方面，通过全面推进档案数字化、信息化建设工作，推动大数据技术与档案管理工作深度融合，提高档案管理效能，更好地服务人民群众。

关键词：云计算；事业单位；档案管理

引言

自进入信息时代以来，国家为数据技术产业创新发展提供了大力支持，并将数字经济建设作为重点。在大数据、云计算等多种新兴技术逐步诞生与发展后，事业单位工作中涉及的数据信息体量大增，数据种类呈多元化发展趋势。与此同时，大数据技术逐步融合于与事业单位管理工作，为高效管理目标的实现提供了现代化工具。作为事业单位重要管理内容的档案管理，其种类繁多、数据信息机密性高，并且新时代事业单位档案管理要求发生了转变。

1大数据背景下事业单位档案管理面临的困境与机遇

1.1工作困境

事业单位的档案资料数据越来越丰富，并且档案存储、整理及管理的工作边界呈现出模糊化发展的趋势，要求事业单位档案管理人员更新档案管理工作理念，需要以大数据技术应用为导向，对现有档案管理方式进行创新，并调整工作逻辑或重构档案管理流程。与此同时，大数据时代背景下，事业单位档案资料中涉及大量不同种类且相对敏感的信息，且以往相对密闭式的档案存储模式逐步转变，网络具备开放性特征，可能会发生档案信息泄露或丢失问题，面临着更高的档案资料安全管理要求。此外，大数据时代，数字化档案管理工作的专业性更强、技术要求更高，要求事业单位具备兼具档案管理及大数据技术应用能力的复合型人才，方可确保档案管理工作的数字化、高效化开展。因此，事业单位也面临着人才挑战。

1.2发展机遇

虽然大数据时代背景下，档案管理工作遇到了一些难题，然而大数据技术的应用，拓展了事业单位档案管理的存储空间。除了可利用传统资料室中存储纸质资料以外，还可依托互联网、利用大数据技术，在计算机硬盘、网络云盘等多个空间进行档案信息数据的存储，进而拓展档案资料存储空间，弥补传统档案资料存储占用场地过大的缺陷。在大数据技术支持下，能够实现档案资源的无限存储，能够满足新时代事业单位档案资料存储管理的需求。同时，大数据技术应用后，突破了以往档案资料检索方式的限制，大大提高了档案资料查找效率，能够节约档案资料管理者及利用者的时间。除此之外，档案管理中引入大数据技术之后，能够进一步挖掘档案信息资源中的重要数据，并能分析档案资料之间的关联性，确保档案得到及时更新与完善，增强档案资料准确性，有利于实现档案管理服务、管理质量优化的目标。

2提升档案服务水平的主要措施

2.1搭建高效的档案服务平台

为了体现事业单位档案的实用价值，满足各方面对事业单位公益档案的使用需求，发挥事业单位档案在服务人民群众、服务公益事业改革、优化社会经济发展决策中的作用，还要打造公共档案服务平台，借助大数据技术优化档案管理软件系统。首先，加强档案管理平台的顶层设计，注重充分展示档案管理平台的档案共享功能，能够保证该平台满足用户个性化获取档案信息的需求。其次，优化档案管理平台的框架，加强底层技术升级，积极采用先进的数据库系统，发挥分布式数据存取技术的作用，重视该平台面向互联网站和移动设备获取档案的需求，体现档案管理平台智能化、便捷化和高效率特征。最后，采用模块化的档案管理平台建设思想，重视持续性对该平台进行完善升级，并且基于健全的协议和制度约束档案供给服务，保证档案信息流转的安全性，实现档案信息的科学有序供给，形成一个更加优质的档案服务体系。

2.2构建档案数字化管理体系，提升档案管理服务效能

事业单位要紧密结合自身实际，采用第三方外包、联合研发等方式，建立完善事业单位档案信息化管理平台，推动数字化档案与云端服务器、物理存储器挂接，将纸质档案数字加工后挂接服务器，打造专线数字加密、安全备份的档案数字化管理新模式。积极推动档案内容数字化进程，该工作由于对计算机方面的专业知识要求较高，建议采取整体外包方式，将档案内容碎片化分解转化为数据形式，并按照一定逻辑关系进行整合重组、加工处理，形成可视化成果。档案内容数字化通过进一步细化文件内容，细化开发颗粒，可在海量档案中提取企业、群众所需要的关键数据、关键内容，并自动进行系统整合关联，利用GIS、VR等形式可视化展现，最大限度开发档案资源价值。利用大数据探索个性化、定制化、精准化服务模式。在保护隐私和保障安全的前提下，合理利用用户搜索习惯、关键词、搜索次数等数据，勾勒“用户画像”，采取切实有效措施，精准匹配用户需求，提供更加精准细致、周到的靶向服务。另外，通过长期积累形成的海量用户大数据，还有助于管理部门整体分析单位档案开发利用情况，有针对性地调整管理服务策略，提高工作效率。

2.3加强档案工作组织领导，导入大数据思维意识

加强档案管理工作，组织机构是保障，领导重视是关键。各事业单位主要领导要明确把档案管理作为重要工作任务，要亲自抓、负总责，亲自协调调度，亲自研究部署，推动工作落实。要进一步健全完善档案管理工作相关组织机构，保障充足人员，完善副职分管、办公室监督、档案部分具体负责、各职能科室协调配合的档案工作格局。要结合自身实际，进一步加大预算投入，保障经费支出，强化技术保障，确保各项工作顺利开展。要主动转变思维模式，导入大数据理念意识，站在数据管理视角思考档案管理工作，依托数字化、信息化、数据化技术，全面推进档案管理工作转型升级。要转变工作重心，围绕数字档案系统平台建设，加快推进纸质档案转数字档案工作，完善档案平台管理系统、线上借阅流程，探索档案资源开发新模式，发挥大数据在档案管理中的积极作用，不断提高档案管理工作效能，为广大群众提供更加优质的档案服务。尤其是对于尚未完成档案数字化的单位，要按照轻重缓急原则，优先对党群、行政、项目技术、仓储库存等重要档案、重要数据进行数字化备份，随后再进行全面覆盖并开发更多管理服务功能，实现良性有序的发展。

结语

大数据时代的来临，为事业单位档案管理工作带来了挑战，也提供了工作创新优化的新机遇。事业单位需要帮助档案管理人员树立起大数据档案管理思维，还应更新优化档案管理律法机制、构建完善的档案管理体系、打造数字档案管理平台，实施远程调控档案管理、反馈档案数据管理、垃圾数据清除管理，还应展开全面的风险隐患排查、打造完善的安全存储体系，做到人力、物力、资金充足供给，采用自主研发、外包等方式研发升级软件，强化档案管理人员数字化素养及能力培养，做好外部专业人才吸纳，以此强化事业单位档案管理的数字化水平，进而实现档案管理工作的高质量开展。

参考文献

[1]　邓华.大数据背景下事业单位档案管理工作创新路径探索[J].黑龙江档案,2021(06).

[2]　黄晓燕.大数据背景下机关事业单位档案管理服务水平提升途径[J].办公室业务,2021(10).

[3]　丁姗姗.大数据背景下事业单位档案管理服务水平提升研究[J].产业与科技论坛,2020(19).