关于加强电建企业办公系统团队建设的思考

关于加强电建企业办公系统团队建设的思考

朱敏

中国电建集团江西省电力建设有限公司  江西南昌  330001

摘要：团队建设作为企业发展的基石和推动力，越来越被企业决策层所重视，并纳入企业战略决策的核心组成部分。在当前新形势下，社会的竞争方式已由过去外在资源的竞争转向了自身潜力的发掘，专业团队已经成为现代组织竞争力的致胜关键。当前团队建设越来越被重视，电建企业加强团队建设蔚然成风；而作为公司的窗口和枢纽部门，办公室在团队建设方面应该做出表率，并以此来优化形象、提升效能。本文立足虚功实做、软件硬抓的角度，对于如何加强电力建设企业办公系统团队建设问题进行了分析，阐述自己对于加强办公系统团队建设方面一点朴素的思考和探讨。

关键词：电建企业；办公系统；团队建设；思考和探讨

一、引言

办公室是企业上传下达、纵横相联，发挥“总协调、总调度、总枢纽”作用功效的关键枢纽部门，近年来，在以加快转型升级和高质量发展为主线的新形势、强战略和大环境下，对电力建设建企业的办公室工作也提出了新的更高要求，我们需要清醒地认识到办公室工作不应仅限于本企业本部的办公室工作，还应延伸至本企业所属的子企业，囊括了综合业务部门的全部对标工作，从而形成规范、标准的企业办公系统。对办公系统进行不断的自我建设、自我提升，加强团队力量，打造高绩效的工作团队，才能有效提升企业竞争力，助推企业高质量可持续发展。

二、开展办公室团队创建工作的意义

团队建设是指团队有计划、有目的地自我管理、自我优化的一个过程，对其成员进行训练、总结、提高的活动。团队建设应该是一个有效的沟通过程，在该过程中参与者和推进者都会彼此增进信任、坦诚相对，愿意探索影响工作团队发挥出色作用的核心问题。办公室是一个单位对外的窗口、对内协助领导、服务员工工作的机关；作为运转枢纽和调度中心，办公室发挥着参谋助手、承上启下、协调关系、服务保障的重要作用，扮演着“大管家”和“外交官”的特殊角色。打铁还需自身硬。笔者认为，在现有条件下，公司办公室十分有必要通过团队建设这个载体，加强自身建设、进行内部挖潜，从而有效提升管理服务水平，以适应新的形势和要求。

（一）办公室团队创建是适应企业发展的需要。在公司“绿色能源领域的问题解决和价值创造者”指导思想的引领下，2016年以来公司党委团结带领全体员工，集思广益确立了本公司五年新能源发展愿景，并群策群力、持之以恒地奋力推进——企业处于一个发展跨越的重要阶段，创优全面铺开、项目齐头并进、事务千头万絮，各项工作拉升标杆、提速提效。在这种形势和背景下，办公室只有审视自身、解放思想，着力解决好与企业发展不相协调、不相适应的地方，才能真正成长为助推发展的驱动力量。为此，加快推动办公室自身建设，打造一支没有短板的效能团队，已是迫在眉睫、刻不容缓。

（二）办公室团队创建是解决自身问题的需要。公司办公室团队建设之初，内部存在的主要问题是：人员复杂、思想保守，凝聚力不强；目标离散、压力不足，责任感欠缺；管理人员综合素质参差不齐、综合板块业务水平有待进一步提升等。经过分析，对其形成的原因归纳为以下几点：一是远离了市场竞争，造成人员思想上压力感、紧迫感递减；对企业外部变化缺乏正确认识，等待观望的现象或多或少的存在。二是人才引进培养机制明显滞后，办公室管理职能的多样化与复合型管理人才缺乏的矛盾日益突出。三是由于公务车辆驾驶员正式员工逐年递减，解决的主要办法就是使用劳务派遣人员和返聘人员，身份不同、观念差异等现实问题给部门工作提出了新的课题，而团队建设正是一把可用的钥匙。

三、如何开展办公室团队创建工作

（一）形成统一的声音营造团结氛围好的团队需要有统一的声音，而一个团队精神和理念的形成是一个长期的过程、是循序渐进的结果，关键是团队成员要认同和执行，才能起到牵引、激励和约束的效用。在团队名称和理念的确立上，团队人员积极参与、集思广益，力求契合自身实际、团队成员易懂能信：针对自身问题，经过充分动员，自下而上团队成员们各自提交了自拟的团队名称和理念标语，再自上而下集思广益，经多次讨论确立了管理理念“亲切温馨和谐共生”，管理格言“踏实工作超越自我”。2018年公司品牌建设开展后，又形成了“服务一句话”承诺：“行随你动 满意十分”。五年来，办公室团队建设实践过程中发挥了凝聚人心、推动工作的效用，不管人员和环境如何变化，一直被很好地坚持了下来。笔者认为，一方面，其符合公司办公室部门实际是关键：人员复杂众多、素质参差不齐、能力水平各异，要想做好工作，就需要营造一个温馨和谐的类似“家”的氛围，民主公开、互帮互助、共同提升、消除短板，将团队成员最大限度的紧密团结在一起，拧成一股绳，聚合效应才能得以发挥，形成如臂使指的效果。另一方面，充分按时团队建设原理，保持了高度和谐的人际关系、密切合作的工作环境，并使所有员工都明确自己的奋斗目标，将自己的奋斗目标指向团体的奋斗目标，为团队进步提供了不竭的力量源泉。

（二）付诸多样化行动强化团队理念内化于心、外化于行。团队建设有了统一的理念还不行，还需要有力的机制举措来支撑。从团队建设实践过程中，以下做法有可取之处且效果较为明显：

1.细分工作模式，建立工作机制。团队建设应强调在分工负责的基础上进行通力合作：重复性的任务和熟悉的工作要求成员们各负其责，独立完成；带有创造性的综合任务，要求成员们有固定的角色和工作程序，同时相互协调、密切合作。同时建立首问负责制，将月度工作、业务流程、部门承诺等进行公示，要求团队成员主动服务，做到不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不刁难。

2.建设学习型组织，打造成长型团队。团队建设着力从强化职业素质、完流机制等方面入手，经常开展交叉互学、换岗体验、“一点课”专项业务学习等活动，同时不定期召开管理人员头脑风暴碰头会；采用“走出去、请进来”等方法，同时借助公司开展的培训活动，提高了团队成员的学习意识和能力水平，凝练了互帮互学、互信互进的团队精神，最大程度上保持“人离岗、事照办”的工作效果，保证业务流程始终通畅，工作质量不打折扣。

（三）建立人员台账实现信息共享  梳理统计本企业所属子企业办公室人员信息，建立健全办公系统人员建档分类信息台帐。与本企业人力资源部门配合对各级办公系统人员的劳动人事关系（含入职、离职、转岗）等方面进行协调和管理，并确定各级单位机构设置和办公系统人员配备数量、职业准入、任职条件、继续教育、人员调配、薪酬待遇、考核评价、奖励处罚等内容和条件。通过述一系列贯穿始终的职业生涯队伍建设环节，企业办公系统严把职业准入和绩效考评关，实现管理团队动态良性循环向上的过程。同时，各级办公室管理人员在工作过程中与本部办公室保持紧密联系，管理过程中的重要事宜或重大信息及时与本部办公室汇报、沟通和交流，以便及时掌握整体情况，实现信息共享。

（四）开展业务交流培训提升专业技能  通过组织各类学习培训、业务交流会等形式让办公系统人员树立“人争一流事争先”的赶超思想，进一步明确部门及人员的岗位职责，进一步熟悉企业各项管理制度并有效贯彻落实、严格执行到位，进一步掌握并提高办公室各类专业技能，如公文写作、商务礼仪、综合协调、对外接待等能力，进一步提高政治理论素养和业务技能水平，丰富知识储备，优化知识结构，力求达到业精技强，还能“走出去”到其他优秀企业及关联单位学习，并通过学习和培训掌握的知识技能，强化业务技能，提升整体综合能力，并与工作实际相结合，优化整个办公系统各要素，从而促进公司整体办公室系统不断提高工作效率和工作质量，进一步为领导做好参谋助手，为各级组织做好协调服务。

（五）拓展创新模式培养复合型人才办公室作为企业办公系统的“领头羊”，应贯彻创新干事理念，帮助和督促本企业所属子企业办公室开展人才培养工作。以多岗锻炼、人才培养为主旨，选拔综合干事到本部办公室进行跟岗锻炼、轮岗交流，全力培养和加强各单位综合办人员在办文、办会、办事三大业务的综合能力提升。这样在加强业务交流的同时也可以进行经验分享，实现资源信息共享，体现出团队的积极效用。

（六）策划读书活动提升职业素养营造“勤奋好学、学以致用”的学习风气，提升工作中的良好沟通和协作能力，电建企业办公室可以积极打造学习型办公系统团队，适时组织学习交流会，不断提高团队成员业务技能水平及综合素质。如：以“读经典、喜分享、畅交流、促提升”为主旨组织策划读书会活动，通过阅读经典书籍、观看视频、引导教学、结合实际等方式，将学与用、知与行有机结合，引导员工从工作心态、沟通方法、技能提升等多方面展开学习交流和经验分享，从“被动接受”到“主动输出”，帮助员工学习掌握在工作中改善心态的方法，提高沟通和获得幸福感的能力，不断强化综合素养。

（七）构建岗前培训体系提高准入门槛  为保证办公系统团队整体素质优良，可对进入办公系统从事综合业务工作的人员调遣构建转岗培训体系，分为归集和初审申请转岗人员的各类材料的前期岗前考察阶段、开展综合业务各板块课件培训学习并测评的中期转岗培训阶段、不定期追踪考查转岗人员工作能力的后期考核追踪阶段，同时加强与转岗人员的沟通联系，及时掌握转岗人员的心理动态。企业办公室要严格把好每一道关卡，不符合或不胜任办公系统工作的人员坚决予以劝退，为办公系统人才队伍培养保驾护航。

（八）打造良好竞争环境树立办公系统优秀典型为进一步提升企业办公系统综合业务管理工作水平，增强办公系统团队凝聚力和向心力，提升办公系统人员的使命感和荣誉感，可结合本企业综合办公业务工作实际，制定《办公系统综合业务先进单位、优秀办公室主任和先进个人评选管理办法》等诸如此类规章制度，以文件办理、文稿撰写、档案管理、网络与信息管理、材料及信息稿件报送、品牌建设管理等各业务板块的管理考核评价为基础支撑，对所属子企业办公室设置考核指标，针对各项考核指标进行评分，在企业办公系统内部进行先进单位和个人的评选，营造出人人争先、合理竞争的良好氛围，也能极大激发办公系统人员“想干事、干好事、能干事”积极向上的工作热情。

四、结语

综上所述，团队建设的关键有三条：一是团队长的带头人作用至关重要。团队中必须有可以胜任的领导者，而这种领导者并不是单单靠学识、技术等来决定的，也不是谁出好的点子谁当头的，这种带头人更多的是团队成员在多年共事过程中发自内心的认可。二是团队创建要提倡“和而不同”，讲求尊重。现代团队建设的实际表明，“个性”并不是团队的天敌，团队成员应该是互补的，尤其要注重尊重每一位成员的个性、意愿和选择权力，人人平等，以一种柔性的人文管理，营造和谐的工作氛围，倡导简单真诚的人际关系，增强团队工作互信，真正形成推动团队共同进步的强大合力。三是“大办公”的办公方式对团队文化的养成有潜移默化的作用。长期的坚持形成了榜样示范、信息共享、基层员工满意的良好氛围，对于工作作风的提升、对于团队文化的养成起到了十分明显的潜移默化作用。

参考文献

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